Dalam dunia kerja pasti sudah familiar dengan kata SOP atau Standard Operating Procedure. Sebab SOP tersebut menjadi panduan bagi pekerja dalam menjalankan suatu tugas atau proses. Lantas bagaimana cara membuat SOP perusahaan?
Sebagai standar baku dalam menjalankan proses kerja di sebuah perusahaan, penyusunan SOP tidak bisa dilakukan sembarangan. Untuk mengetahui penjelasan lebih lanjut mengenai bagaimana cara menyusun SOP ini, simak ulasannya sebagai berikut:
Table of Content
Pengertian SOP
SOP atau Standard Operating Procedure adalah pedoman yang berisi prosedur operasional standar yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasi guna memastikan konsistensi setiap proses kerja yang dilakukan di perusahaan. SOP dibuat dengan tujuan untuk memastikan konsistensi, efisiensi, dan keamanan dalam pelaksanaan kegiatan atau operasi perusahaan.
Dilansir dari hukumonline.com penyusunan SOP ini dilakukan oleh tim khusus yang terdiri dari pihak-pihak penting di setiap divisi di perusahaan. Terdapat 7 kriteria SOP yang baik, yaitu sebagai berikut:
- Spesifik.
- Menjelaskan prosedur secara lengkap.
- Memiliki bahasa yang jelas dan mudah dipahami.
- Layak untuk diterapkan.
- Controllable.
- Layak audit.
- Flexible atau bisa diubah sesuai kebutuhan.
Cara Membuat SOP Perusahaan
Dalam menyusun SOP di perusahaan terdapat beberapa langkah yang perlu dilakukan. Untuk mengetahui bagaimana cara penyusunan SOP tersebut, simak penjelasannya sebagai berikut:
1. Menyusun tim khusus
Tahap pertama yang perlu dilakukan adalah membentuk tim khusus yang akan menyusun SOP tersebut. Biasanya pihak-pihak yang terlibat dalam proses ini adalah tenaga ahli dari masing-masing divisi.
2. Mengidentifikasi tujuan
Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan output yang diharapkan dari proses penyusunan SOP ini. Pada tahap ini pula akan ditentukan ruang lingkup SOP serta tujuan dari SOP tersebut.
3. Mengumpulkan informasi
Setelah melakukan identifikasi, kemudian kumpulkan informasi yang dibutuhkan. Dalam mengumpulkan informasi ini bisa dilakukan dengan mengamati proses bisnis dari awal hingga akhir. Dari proses pengamatan tersebut maka akan didapatkan informasi mengenai sumber daya manusia yang terlibat, proses kerja dan lain sebagainya.
4. Mendokumentasikan langkah-langkah
Dari hasil pengamatan yang dilakukan sebelumnya, informasi yang didapatkan tersebut digunakan sebagai bahan untuk menyusun SOP. Dalam menyusun SOP tersebut Jelaskan setiap langkah dalam proses secara rinci dan mudah dipahami. Gunakan kalimat yang jelas dan singkat, hindari istilah yang ambigu.
5. Mengajukan SOP untuk disetujui
Cara membuat SOP perusahaan sebelumnya adalah mengajukan SOP tersebut untuk disetujui oleh pimpinan yang berwenang di perusahaan. Namun sebelum mengajukan pengesahan dan persetujuan SOP tersebut pastikan bahwa draft SOP yang sudah selesai tersebut telah tinjau dan divalidasi.
6. Melakukan Evaluasi dan revisi
Meskipun SOP telah disahkan dan dapat diimplementasikan dalam proses kerja di perusahaan tetap melakukan evaluasi secara rutin. Hal ini dilakukan untuk memastikan relevansi dan efektivitasnya.
Itu tadi adalah beberapa cara membuat SOP perusahaan. Penting untuk diingat bahwa setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan kebijakan yang berbeda, oleh karena itu, SOP harus disusun sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan tersebut.
