Sebagai seorang HR memiliki pengetahuan mengenai cara melakukan analisis beban kerja merupakan hal yang penting. Sebab hal tersebut sangat berkaitan dengan perencanaan sumber daya manusia yang ada di perusahaan.
Sebagai salah satu proses penting dalam manajemen sumber daya manusia, kegiatan analisis beban kerja melibatkan penilaian terhadap tugas-tugas yang harus diselesaikan, alokasi sumber daya, dan perencanaan untuk memastikan bahwa tenaga kerja tersedia sesuai dengan kebutuhan. Nah, berikut ini simak bagaimana langkah-langkah untuk melakukan analisis beban kerja.
Table of Content
Cara Melakukan Analisis Beban Kerja
Melakukan analisis beban kerja yang benar akan sangat berpengaruh pada produktivitas pekerja yang ada di perusahaan. Analisis yang tepat akan membuat pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif untuk dilakukan.
Sebab, setiap pekerjaan akan diperhitungkan berapa banyak sumber daya yang dibutuhkan baik dari segi tenaga kerja hingga waktu yang diperlukan. Nah, untuk melakukan analisis beban kerja yang efektif, simak langkah-langkahnya di bawah ini:
1. Identifikasi tugas dan tanggung jawab
Pertama-tama, langkah yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi semua tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan oleh posisi tertentu. Tugas ini bisa mencakup tugas harian, mingguan, bulanan, dan bahkan tahunan. Nah, untuk mendapatkan informasi ini, HR bisa mendapatkannya dengan cara melakukan wawancara, observasi, atau menggunakan metode lainnya.
2. Prioritaskan tugas
Setelah mengidentifikasi tugas-tugas yang perlu dilakukan oleh posisi tertentu, langkah berikutnya adalah membuat skala prioritas. Kelompokkan tugas-tugas tersebut berdasarkan urgensi dan dampaknya pada perusahaan.
Tugas-tugas yang memiliki urgensi tinggi dan mendesak harus diberikan perhatian lebih daripada yang lain. Langkah ini juga termasuk mempersiapkan tindakan alternatif yang bisa dilakukan jika terdapat kendala dalam menjalankan tugas untuk dimasukkan ke daftar prioritas.
3. Hitung estimasi waktu yang dibutuhkan
Cara melakukan analisis beban kerja yang selanjutnya adalah menghitung estimasi waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas. Hitung berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut dengan baik. Selain itu penting juga untuk memperhitungkan waktu tambahan untuk peralihan antar tugas dan adanya potensi gangguan.
4. Evaluasi kualifikasi pekerja
Setelah mengidentifikasi tugas dan estimasi waktu yang dibutuhkan, langkah berikutnya adalah melakukan evaluasi terhadap tenaga kerja yang dimiliki oleh perusahaan.
Hal ini meliputi kegiatan mempertimbangkan kualifikasi dan kemampuan pekerja dalam menyelesaikan tugas yang sudah diidentifikasi. Apakah pekerja memiliki keterampilan dan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut atau mungkin masih memerlukan pelatihan.
5. Membagi beban kerja dengan kapasitas tenaga kerja secara adil
Setelah memiliki informasi tentang tugas-tugas, waktu yang dibutuhkan, dan kualifikasi pekerja, selanjutnya tetapkan pembagian beban kerja sesuai dengan kapasitas yang dimiliki oleh pekerja. Jika beban kerja melebihi kapasitas maka dapat dievaluasi ulang dan disesuaikan.
Sebab jika beban kerja yang diberikan tidak sesuai kapasitas pekerja justru hanya akan menyebabkan produktivitas menurun. Selain itu dapat menyebabkan pekerja kewalahan dalam menjalankan tugasnya dan berakibat stress, burnout dan kelelahan. Hal ini tentunya akan berdampak buruk juga pada produktivitas perusahaan.
Jika ada ketidakseimbangan antara beban kerja dan kapasitas pekerja yang ada di perusahaan, maka HR harus mempersiapkan beberapa alternatif solusi. Berikut ini adalah beberapa solusi yang mungkin bisa dipertimbangkan:
- Menata ulang tugas yang perlu dikerjakan.
- Redistribusi beban kerja.
- Menambah tenaga kerja jika memungkinkan.
- Memberikan pelatihan untuk meningkatkan keterampilan pekerja.
- Menerapkan otomatisasi tugas-tugas rutin yang bisa diotomatisasi.
Cara Menghitung Beban Kerja
Ketika melakukan analisis beban kerja, terdapat lima komponen utama yang perlu dipahami yaitu uraian tugas, waktu kerja, volume kerja, beban kerja dan waktu efektif. Semakin detail informasi yang ditampilkan pada masing-masing komponen maka perhitungan analisis beban kerja akan semakin akurat. Berikut ini adalah penjelasan dari masing-masing komponen:
- Uraian tugas adalah deskripsi tugas yang dibebankan pada suatu jabatan baik itu tugas pokok maupun tugas tambahan.
- Waktu kerja yaitu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu tugas tertentu. Waktu ini bisa didapatkan dari riwayat kerja sebelumnya atau menggunakan benchmark.
- Volume kerja yaitu jumlah pekerjaan yang menjadi target dari perusahaan.
- Beban kerja yaitu perkalian antara waktu kerja dengan target kerja yang harus diselesaikan.
- Waktu efektif yaitu waktu kerja standar yang ditentukan oleh perusahaan dalam penghitungan beban kerja.
Dalam menghitung analisis beban kerja, hal pertama yang perlu dihitung adalah waktu efektif. Sebab waktu efektif tersebut yang akan menjadi pembagi dari keseluruhan pekerjaan yang dilakukan. Berikut ini adalah contoh analisa beban kerja untuk posisi field sales dengan deskripsi kerja salah satunya sebagai berikut:
- Uraian tugas yaitu mengikuti meeting sales mingguan.
- Volume kerja dalam satu minggu perlu melakukan meeting sebanyak 2 kali.
- Satuan hasil yaitu minutes of meeting (MOM) hasil meeting.
- Waktu kerja yaitu 60 menit.
- Beban kerja yaitu (waktu kerja x volume kerja) hasilnya 120 menit.
- Waktu kerja efektif yang ditentukan oleh perusahaan per hari 300 menit, per minggu 1500 menit, per bulan 6.000 menit dan per tahun 72.000 menit.
- Pegawai yang dibutuhkan yaitu (beban kerja:waktu yang efektif) dalam perhitungan ini menggunakan waktu per minggu sehingga (120:1500) maka hasilnya adalah 0.08.
Apabila field sales tersebut memiliki 10 uraian tugas maka cara menghitungnya sama. Kemudian hasil akhirnya ditambahkan semua yaitu pegawai yang dibutuhkan dari uraian tugas 1 sampai 10. Dari hasil tersebut kemudian diinterpretasikan dengan ketentuan berikut:
- <0.99 : Dibawah waktu efektif
- 1 sd 1,28 : Standar Normal
- > 1,28 : Overload
Nah, itu tadi adalah cara melakukan analisis beban kerja yang efektif. Analisis beban kerja sendiri merupakan alat yang sangat berguna dalam manajemen sumber daya manusia yang ada di perusahaan. Hal ini membantu perusahaan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan efisien dan memiliki produktivitas yang tinggi.
Kelas HR
Grow Together
