PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) merupakan jenis perjanjian kerja yang memiliki batasan waktu. Dijelaskan dalam regulasi yang berlaku bahwa batas maksimal dari PKWT adalah 5 tahun. Sayangnya, masih banyak perusahaan yang menggunakan PKWT untuk mempekerjakan karyawan selama lebih dari 5 tahun. Lantas, bagaimana jika PKWT lebih dari 5 tahun? Apakah ada risiko hukum atau ada langkah yang harus dilakukan oleh HR?

Kepatuhan terhadap regulasi merupakan hal penting untuk mematikan kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan lancar. Oleh sebab itu untuk menjawab pertanyaan di atas, simak penjelasannya di bawah ini.

Memahami Batasan PKWT dalam Regulasi

PKWT di Indonesia diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan yang telah diperbarui melalui UU Cipta Kerja beserta peraturan turunannya. Dalam regulasi terbaru, PKWT tidak lagi dibatasi secara rigid berdasarkan jumlah perpanjangan seperti sebelumnya, tetapi tetap memiliki batasan waktu maksimal berdasarkan jenis pekerjaan. Secara umum, PKWT hanya boleh digunakan untuk:

• Pekerjaan yang bersifat sementara
• Pekerjaan yang diperkirakan selesai dalam waktu tertentu
• Pekerjaan musiman
• Pekerjaan yang berkaitan dengan produk atau kegiatan baru

Durasi maksimal PKWT saat ini dapat mencapai hingga 5 tahun, termasuk perpanjangan. Artinya, jika hubungan kerja masih berlanjut setelah periode tersebut, maka statusnya harus ditinjau ulang.

Selain itu, dalam regulasi yang terbaru juga tidak mengenal “reset masa kerja”. Sebelumnya, dalam pasal 59 ayat 6 UU Ketenagakerjaan, menyebutkan bahwa PKWT dapat dilakukan pembaruan jika sudah melewati masa tenggang selama 30 hari setelah berakhirnya PKWT yang lama. 

Namun, dalam peraturan yang terbaru, ketentuan ini sudah tidak berlaku. Dengan demikian, meskipun perusahaan memberikan jeda untuk perpanjangan PKWT, tetap saja tidak bisa mereset masa kerja karyawan, sehingga masa kerja karyawan tetap dihitung sejak pertama kali menandatangani kontrak kerja. 

Apa yang Terjadi Jika PKWT Lebih dari 5 Tahun?

Dalam banyak kasus, hubungan kerja dengan PKWT lebih dari 5 tahun berpotensi berubah menjadi Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) atau karyawan tetap. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Status Tidak Otomatis Berubah Menjadi PKWTT

Pertama, perlu dipahami oleh karyawan maupun HR di perusahaan bahwa kontrak kerja karyawan yang sudah 5 tahun dengan PKWT tidak secara otomatis berubah menjadi PKWTT jika dilanjutkan. Sebab hal ini tidak dijelaskan dalam regulasi yang berlaku. 

Namun, ketika perusahaan tetap mempertahankan karyawan dengan skema PKWT melewati batas maksimal, maka hal ini mengindikasikan bahwa pekerjaan yang dilakukan bisa dikatakan tidak lagi bersifat sementara dan perusahaan bisa meninjau ulang kontrak kerja karyawan menjadi PKWTT. 

Dengan berubahnya ststus kontrak kerja ini, maka hak yang didapatkan oleh karyawan juga berubah. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh HR yang akan memperbarui status karyawan menjadi PKWTT:

• Karyawan tetap berhak atas uang kompensasi setelah PKWTnya berakhir. 
• Karyawan berhak atas pesangon jika terjadi PHK
• Karyawan mendapatkan perlindungan kerja yang lebih kuat
• Perusahaan tidak bisa melakukan pemutusan hubungan kerja secara sepihak tanpa prosedur yang benar

2. Risiko Sanksi Hukum

Berikutnya, jika PKWT lebih dari 5 tahun, ada kemungkinan risiko hukum yang perlu diantisipasi oleh perusahaan. HR perlu memahami bahwa pelanggaran terhadap aturan PKWT dapat berujung pada:

• Gugatan dari karyawan
• Sanksi administratif
• Potensi kerugian finansial akibat kewajiban membayar hak-hak karyawan

3. Kerugian Reputasi Perusahaan

Selain risiko hukum, kesalahan dalam pengelolaan PKWT juga dapat berdampak pada employer branding. Perusahaan bisa dianggap tidak patuh terhadap regulasi ketenagakerjaan, yang pada akhirnya mempengaruhi daya tarik perusahaan di mata talenta.

Penyebab Umum PKWT Melebihi 5 Tahun

Sebelum membahas solusi, penting bagi HR untuk memahami penyebab umum mengapa PKWT bisa melewati batas waktu. Masalah ini sering kali bukan karena kesengajaan, tetapi karena kurangnya sistem kontrol yang baik. Berikut adalah beberapa alasannya:

• Kurangnya monitoring masa kontrak
• Administrasi HR yang tidak terdigitalisasi
• Ketidaktahuan terhadap regulasi terbaru
• Kebutuhan bisnis yang berubah tanpa diikuti pembaruan status karyawan

Langkah yang Harus Dilakukan HR

Jika PKWT lebih dari 5 tahun apa yang harus dilakukan HR? Berikut langkah strategis yang harus dilakukan:

1. Audit Seluruh Kontrak Karyawan

Langkah pertama adalah melakukan audit menyeluruh terhadap seluruh kontrak kerja. Audit ini penting untuk memastikan apakah pelanggaran benar-benar terjadi. Identifikasi beberapa hal berikut:

• Tanggal mulai PKWT
• Durasi perpanjangan
• Jenis pekerjaan yang dilakukan

2. Evaluasi Jenis Pekerjaan

Pastikan apakah pekerjaan tersebut masih relevan menggunakan skema PKWT. Jika pekerjaan bersifat tetap dan berkelanjutan, maka seharusnya karyawan tersebut dialihkan menjadi PKWTT.

3. Konversi Status Karyawan

Jika PKWT sudah melewati batas, langkah paling aman adalah mengubah status karyawan menjadi tetap (PKWTT). Hal ini tidak hanya menghindari risiko hukum, tetapi juga meningkatkan engagement karyawan.

4. Dokumentasi yang Rapi

Dokumentasi ini penting jika sewaktu-waktu terjadi audit atau sengketa. Pastikan semua perubahan status terdokumentasi dengan baik, termasuk:

• Surat perubahan status kerja
• Perjanjian kerja baru
• Penyesuaian hak dan kewajiban

5. Konsultasi dengan Legal atau Konsultan HR

Jika kasus cukup kompleks, jangan ragu untuk berkonsultasi dengan tim legal atau konsultan HR. Ini penting untuk memastikan setiap langkah yang diambil sesuai dengan hukum yang berlaku.

Strategi Pencegahan untuk HR

Agar kasus serupa tidak terjadi di masa depan, HR perlu menerapkan strategi pencegahan yang sistematis. Berikut beberapa langkah yang bisa dilakukan:

1. Gunakan HRIS (Human Resource Information System)

Sistem HRIS dapat membantu memonitor masa kontrak karyawan secara otomatis. Dengan adanya reminder, HR tidak akan melewatkan masa berakhirnya PKWT.

2. Buat SOP Pengelolaan PKWT

Selanjutnya, untuk mengantisipasi dan menghindari masalah yang sama di masa depan, HR perlu membuat SOP (Standar Operasional Prosedur) yang jelas. SOP ini akan membantu HR dalam hal:

• Menentukan jenis kontrak
• Mengatur perpanjangan
• Menghindari pelanggaran regulasi

3. Pelatihan Tim HR

Pastikan tim HR selalu update dengan regulasi terbaru. Pelatihan berkala sangat penting untuk meningkatkan compliance.

Dampak Positif Jika HR Mengelola PKWT dengan Benar

Dalam jangka panjang, kepatuhan hukum akan mendukung keberlanjutan bisnis perusahaan. Dalam hal ini, mengelola PKWT dengan baik bukan hanya soal kepatuhan hukum, tetapi juga memberikan dampak positif bagi perusahaan, seperti:

• Meningkatkan kepercayaan karyawan
• Mengurangi risiko sengketa hubungan industrial
• Meningkatkan efisiensi administrasi HR
• Memperkuat employer branding

Jika PKWT lebih dari 5 tahun, ini bukan sekadar masalah administratif, tetapi bisa menjadi isu hukum yang serius jika tidak ditangani dengan tepat. Bagi praktisi HR, memahami regulasi dan melakukan tindakan yang cepat serta tepat adalah kunci utama.

Langkah seperti audit kontrak, evaluasi jenis pekerjaan, hingga konversi status karyawan menjadi PKWTT adalah solusi yang harus dipertimbangkan. Selain itu, implementasi sistem dan SOP yang baik akan membantu mencegah masalah serupa di masa depan.

Hindari Kesalahan Fatal dalam Mengelola Kontrak Kerja

Ikuti kelas pelatihan Hukum Ketenagakerjaan. Daftar di sini!

Intensive HR Training, Belajar HR Bareng Profesional!

Untuk mengoptimalkan pengelolaan HR di perusahaan perlu memiliki talent-talent HR yang profesional. Oleh karena itu, untuk menjadi HR yang next level dan memiliki pemahaman yang menyeluruh seputar HR, yuk belajar HR hanya di  Kelas HR. Dengan 50++ kelas yang bisa diikuti, kamu bisa belajar HR dari A-Z dan bergabung dengan grup profesional HR dari seluruh Indonesia. Ada kelas gratis juga tiap bulan, lho !

Jadi, tunggu apa lagi?

Kelas HR

Grow Together