Job analysis atau analisis pekerjaan adalah proses sistematis yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan tugas, tanggung jawab, keterampilan, dan kompetensi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan. Untuk melakukannya ada beberapa metode job analysis yang bisa digunakan oleh perusahaan.
Setiap metode yang digunakan memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Oleh sebab itu, pemilihan metode yang tepat dan sesuai kebutuhan perusahaan sangat penting untuk diperhatikan ketika akan melakukan job analysis. Nah, untuk mengetahui apa saja macam-macam metode yang bisa dilakukan, simak penjelasannya di bawah ini.
Table of Content
Pengertian Job Analysis?
Job analysis merupakan proses sistematis yang dilakukan untuk mengumpulkan informasi dan menganalisis suatu pekerjaan. Tujuan dari praktek ini adalah untuk mendapatkan deskripsi pekerjaan yang jelas, mulai dari tugas, tanggung jawab, keterampilan, dan kompetensi yang dibutuhkan oleh suatu pekerjaan tertentu.
Dalam sebuah perusahaan, analisis pekerjaan ini sangat penting untuk dilakukan dan tidak boleh diremehkan. Alasannya, karena informasi yang dihasilkan dari job analysis sangat berguna untuk manajemen SDM di perusahaan mulai dari rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, hingga perencanaan karir karyawan.
Job analysis yang efektif menghasilkan deskripsi pekerjaan yang tepat. Hal ini bisa membantu perusahaan mendapatkan karyawan dengan kualifikasi yang sesuai dengan posisi yang dibutuhkan. Selain itu karyawan juga dapat memahami ekspektasi perusahaan terhadap mereka, dengan demikian dapat membantu karyawan meningkatkan kinerjanya agar sesuai dengan ekspektasi perusahaan.
Metode Job Analysis
Untuk melakukan job analysis, ada beberapa metode yang bisa digunakan. Hal ini tergantung pada kebutuhan informasi yang diperlukan oleh perusahaan dan pekerjaan yang akan dianalisis.
Pemilihan metode yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perlu diperhatikan ketika melakukan analisis pekerjaan. Umumnya, ada 5 metode yang digunakan, yaitu:
1. Metode Observasi
Metode observasi adalah salah satu pendekatan yang paling sederhana dalam job analysis, di mana HR mengamati karyawan secara langsung saat mereka melakukan tugas sehari-hari. Informasi yang dikumpulkan dari observasi ini mencakup rincian tentang tugas, proses, keterampilan, serta alat yang dibutuhkan dalam pekerjaan tersebut.
Metode job analysis yang satu ini cocok digunakan untuk pekerjaan yang sangat terstruktur dan memiliki pola kerja yang berulang. Metode ini juga memiliki kelebihan yaitu:
- Objektif, melalui observasi langsung, analis dapat melihat secara langsung bagaimana pekerjaan dilakukan, tanpa tergantung pada laporan karyawan yang mungkin subjektif.
- Detail dan akurat, analis bisa mendapatkan gambaran yang sangat rinci mengenai setiap tugas yang dilakukan.
Meskipun memiliki kelebihan tersebut, penggunaan metode observasi juga memiliki beberapa kelemahan diantaranya adalah memakan waktu yang lama dan tidak efektif. Metode ini tidak cocok jika digunakan untuk pekerjaan yang kompleks dan bervariasi, selain itu pekerjaan yang banyak melibatkan analisis dan pemikiran juga tidak cocok dianalisis dengan metode ini.
2. Metode Wawancara
Metode job analysisi yang selanjutnya adalah wawancara. Wawancara dilakukan dengan cara .mengajukan pertanyaan secara langsung kepada karyawan atau supervisor yang memahami tugas-tugas dari pekerjaan tersebut.
Tujuan dari wawancara ini adalah untuk mengumpulkan informasi mendetail mengenai tugas pekerjaan, tanggung jawab, dan keterampilan yang diperlukan. Wawancara bisa dilakukan dalam bentuk wawancara individual atau kelompok. Pada wawancara individual, karyawan diwawancarai satu per satu, sedangkan pada wawancara kelompok, beberapa karyawan yang memiliki pekerjaan serupa diwawancarai secara bersama-sama.
Metode wawancara memiliki kelebihan dibandingkan observasi karena informasi yang didapatkan bisa lebih mendalam daripada metode observasi. HR bisa menanyakan banyak pertanyaan rinci dan lebih fleksibel kepada karyawan sesuai dengan kebutuhan.
Sayangnya, dengan metode ini jawaban yang diberikan bisa saja subjektif. Karyawan mungkin jawa memberikan jawaban yang dipengaruhi oleh persepsi atau preferensi pribadi, yang dapat menyebabkan bias.
3. Metode Kuesioner
Selanjutnya adalah metode kuesioner. Kuesioner merupakan metode job analysis yang paling umum digunakan dalam organisasi besar. Praktek dari metode ini, karyawan diberikan kuesioner atau formulir yang harus mereka isi. Kuesioner tersebut biasanya berisi pertanyaan-pertanyaan tentang tugas dan tanggung jawab pekerjaan, alat yang digunakan, serta keterampilan yang diperlukan.
Kuesioner dapat terdiri dari pertanyaan terbuka yang memungkinkan karyawan memberikan jawaban yang lebih deskriptif, atau pertanyaan tertutup yang memberikan pilihan jawaban spesifik. Metode ini dianggap lebih efisien untuk mengumpulkan informasi dalam jumlah besar dalam waktu yang singkat.
Dengan demikian cocok untuk perusahaan besar. Selain itu kerahasiaan identitas juga terjamin, sebab umumnya karyawan menjawab kuesioner dalam bentuk anonim.
Namun, sama seperti metode observasi, informasi yang didapatkan juga kurang mendalam. Selain itu karyawan mungkin saja tidak mengisi kuesioner dengan serius atau memberikan jawaban yang diinginkan perusahaan, bukan yang sesuai dengan kenyataan.
4. Metode Catatan Harian (Work Diary)
Metode catatan harian dilakukan dengan cara melibatkan karyawan yang diminta untuk mencatat secara rinci setiap tugas yang mereka lakukan selama periode tertentu, biasanya dalam bentuk jurnal harian. Dalam catatan ini, karyawan mencatat tugas apa saja yang mereka kerjakan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut, serta alat dan peralatan yang digunakan.
Kelebihan dari metode yang satu ini adalah HR bisa mengidentifikasi pola pekerjaan, frekuensi tugas, dan waktu yang dihabiskan pada masing-masing tugas. Selain itu data yang dihasilkan juga real time yang dikumpulkan dari rekaman langsung aktivitas sehari-hari karyawan, sehingga mencerminkan realitas pekerjaan.
Namun, metode ini juga memakan waktu yang lama, selain itu juga membebani karyawan. Karyawan mungkin merasa terbebani dengan keharusan mencatat setiap aktivitas yang mereka lakukan, yang bisa mengganggu produktivitas.
5. Metode Critical Incident
Metode critical incident berfokus pada pengumpulan informasi tentang kejadian-kejadian penting yang terjadi dalam pekerjaan karyawan. HR mengidentifikasi situasi atau kejadian tertentu di mana karyawan menunjukkan kinerja yang sangat baik atau sangat buruk.
Kejadian tersebut kemudian dianalisis untuk memahami keterampilan, perilaku, atau faktor-faktor lain yang berperan dalam kinerja tersebut. Dengan menggunakan metode ini, hasil analisis bisa mengidentifikasi keterampilan atau kompetensi yang paling penting dalam situasi tertentu, baik itu dalam kondisi normal maupun kondisi darurat.
Selain itu, informasi yang diperoleh dari metode ini sangat berguna dalam merancang program pelatihan, karena memperlihatkan keterampilan yang penting dalam situasi kritis. Namun, informasi yang didapatkan tidak lengkap, karena metode ini hanya fokus pada kejadian ekstrem saja bukan secara keseluruhan.
Itu tadi adalah beberapa metode job analysis yang umum digunakan. Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan yang harus dipertimbangkan oleh perusahaan. Pemilihan metode yang tepat tergantung pada kebutuhan perusahaan, jenis pekerjaan yang dianalisis, dan sumber daya yang tersedia.
Dengan melakukan job analysis yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, memperbaiki proses rekrutmen, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif serta adil. Belajar Job analysis jadi lebih mudah dengan mengikuti 2 Days Workshop Practical Job Analysis di kelas HR. Daftar sekarang juga!
Kelas HR
Grow Together
