Salah satu tugas General Affair atau GA di suatu perusahaan adalah mengelola ATK (Alat Tulis Kantor). Dalam melakukan pengelolaan tersebut diperlukan strategi yang tepat agar lebih efektif dan menguntungkan bagi perusahaan. Lantas bagaimana strategi manajemen ATK yang menguntungkan bagi perusahaan?
Pengelolaan ATK merupakan hal yang cukup esensial di perusahaan baik itu untuk kegiatan jangka pendek maupun jangka panjang. Dengan melakukan strategi yang tepat dalam pengelolaan ATK ini, perusahaan bisa terhindar dari berbagai pemborosan yang tidak perlu.
Table of Content
Strategi Manajemen ATK
ATK terdiri dari beragam produk perlengkapan yang dibutuhkan kantor, baik itu alat tulis, office equipment, office furniture, dan lainnya. Pengelolaan ATK yang baik emungkinkan perusahaan lebih hemat pengeluaran, selain itu pengelolaan ATK ini juga dilakukan untuk memastikan ketersediaan dan kualitas ATK yang ada di perusahaan.
Oleh sebab itu agar pengelolaan ATK ini lebih efektif dan menguntungkan bagi perusahaan, ada beberapa strategi yang bisa dilakukan oleh GA selaku pihak yang bertanggung jawab untuk mengelola hal tersebut. Berikut ini adalah beberapa strategi manajemen ATK yang menguntungkan bagi perusahaan:
1. Inventarisasi dan Pilih Vendor Terbaik
Strategi pertama dalam pengelolaan ATK yang menguntungkan adalah dengan melakukan inventarisasi ATK yang ada serta memilih vendor terbaik. Inventarisasi ATK dilakukan dengan tujuan untuk memastikan ketersediaan ATK di perusahaan tetap aman dan mengetahui apa saja kebutuhan yang perlu dibeli. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menghindari pembelian alat-alat yang kurang diperlukan.
Kemudian pemilihan vendor terbaik dilakukan untuk menghemat pengeluaran dan mengantisipasi pembengkakan anggaran akibat pemborosan-pemborosan kecil yang dilakukan secara terus-menerus. Terutama untuk perusahaan mempunyai banyak kebutuhan ATK.
2. Pencatatan dan Prioritaskan
Sebelum melakukan pembelian ATK, pastikan untuk mencatat semua permintaan ATK yang masuk dari berbagai divisi terlebih dahulu. Setelah itu tentukan prioritas mana yang paling penting untuk dibelanjakan saat ini.
Hal ini dilakukan untuk menghindari tumpang tindih anggaran. Selain itu juga dapat membantu perusahaan memprioritaskan dana yang dimiliki untuk hal-hal yang krusial.
3. Dorong Penggunaan Daur Ulang
Selanjutnya, strategi manajemen ATK yang menguntungkan adalah dengan mempromosikan kepada karyawan untuk menggunakan kembali barang-barang yang masih bisa digunakan. Hal ini mendorong karyawan untuk lebih bijak dalam menggunakan ATK.
Selain membantu perusahaan menghemat pengeluaran, hal ini juga membudayakan penggunaan alat-alat lebih ramah lingkungan. Dengan demikian karyawan dan perusahaan juga turut berkontribusi dalam merawat lingkungan.
4. Batasi dan Evaluasi Penggunaan ATK
Selanjutnya, hal yang perlu dilakukan oleh GA dalam mengelola ATK yang lebih menguntungkan adalah dengan membatasi dan mengevaluasi penggunaan ATK. Pembatasan ini termasuk pembatasan dalam penggunaan maupun pengajuan ATK.
GA harus dapat memastikan bahwa pengajuan ATK dan penggunaannya sudah sesuai dengan kebutuhan yang sebenarnya. Setelah itu evaluasi apabila terjadi ketimpangan antara pembelian dengan penggunaan ATK yang sebenarnya.
5. Gunakan Teknologi
Untuk membantu mengelola ATK dengan efektif dan efisien, GA juga bisa menggunakan bantuan teknologi dalam melakukannya. Hal ini membantu pengelolaan ATK menjadi lebih terintegrasi dan mudah untuk dianalisa.
Teknologi membantu GA melakukan pekerjaan yang berulang dengan lebih mudah. Dengan demikian GA bisa memfokuskan waktunya untuk pekerjaan yang memerlukan konsentrasi tingkat analisis yang lebih mendalam.
Nah, penjelasan di atas merupakan beberapa strategi manajemen ATK yang menguntungkan bagi perusahaan. Dengan menggunakan strategi di atas diharapkan perusahaan bisa mengelola ATK dengan lebih efektif dan efisien.
