Exit interview atau yang diterjemahkan menjadi wawancara keluar adalah proses wawancara yang dilakukan oleh perusahaan saat ada karyawan yang mengundurkan diri atau diberhentikan. Pelaksanaan wawancara ini memiliki peran penting dalam pengelolaan SDM (Sumber Daya Manusia) di perusahaan. Meski demikian, ternyata masih banyak HR yang kurang memperhatikan hal tersebut.
Wawancara yang dilakukan oleh HR dan karyawan yang berhenti dari perusahaan bisa menjadi alat yang berharga untuk mengevaluasi dan meningkatkan manajemen SDM di perusahaan. Nah, untuk mengetahui lebih lanjut mengenai proses manajemen SDM yang satu ini, simak penjelasannya sebagai berikut.
Table of Content
Pengertian Exit Interview
Dalam dunia kerja, wawancara tak hanya dilakukan ketika rekrutmen saja, namun ketika karyawan meninggalkan perusahaan juga terdapat wawancara khusus yang penting untuk dilakukan. Wawancara ini dilakukan menjelang akhir kontrak atau ketika karyawan mengajukan pengunduran diri.
Mengutip dari Better Up, pelaksanaan exit interview ini diperlukan untuk mendapatkan umpan balik dari karyawan mengenai pengalaman kerja karyawan hingga alasan karyawan tersebut memutuskan untuk mengundurkan diri. Meskipun tidak semua perusahaan melakukan ini, namun informasi yang didapatkan dari wawancara tersebut sangat berharga bagi manajemen perusahaan ke depannya.
Umumnya wawancara semacam ini dijadwalkan untuk bertemu secara tatap muka antara HR dengan karyawan. Dengan demikian HR dan karyawan bisa saling menyampaikan umpan balik yang konstruktif bagi masing-masing pihak.
Namun ada juga yang melakukan dengan menggunakan survei. Karyawan diberikan form exit interview untuk dijawab dan kemudian dikumpulkan kembali ke perusahaan.
Tujuan Dilakukannya Exit Interview
Wawancara yang dilakukan oleh HR kepada karyawan yang mengundurkan diri memberikan kesempatan bagi HR untuk mengetahui alasan karyawan tersebut mengundurkan diri dari perusahaan dan mencari solusi alternatif lain jika memang masih dipertahankan. Adapun beberapa alasan mengapa HR perlu melakukan exit interview adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi Alasan Pengunduran Diri
Salah satu tujuan utama exit interview adalah untuk memahami mengapa karyawan memutuskan untuk meninggalkan perusahaan. Apakah karena alasan pribadi, seperti pindah ke kota lain atau melanjutkan pendidikan, atau karena alasan profesional, seperti kurangnya peluang karier atau masalah dengan manajemen. Dengan mengetahui alasan ini, perusahaan dapat mengambil langkah untuk mengatasi masalah yang mungkin mendorong karyawan lain untuk keluar di masa depan.
2. Mendapatkan Umpan Balik Konstruktif
Karyawan yang meninggalkan perusahaan sering kali merasa lebih bebas untuk memberikan umpan balik yang jujur dan konstruktif. Informasi ini dapat sangat berharga bagi perusahaan dalam mengevaluasi kebijakan, budaya kerja, dan praktik manajemen. Umpan balik ini dapat membantu perusahaan mengidentifikasi bagian mana yang perlu diperbaiki untuk meningkatkan retensi karyawan.
3. Meningkatkan Retensi Karyawan
Exit Interview juga bisa menjadi salah satu alat penting bagi perusahaan untuk meningkatkan retensi karyawan. Dengan memahami alasan di balik pengunduran diri karyawan, perusahaan dapat mengembangkan strategi untuk meningkatkan retensi karyawan.
Misalnya, jika banyak karyawan keluar karena kurangnya kesempatan pengembangan karir, maka perusahaan dapat fokus pada program pelatihan dan pengembangan. Jika masalahnya adalah lingkungan kerja yang tidak kondusif, perusahaan dapat berupaya menciptakan budaya kerja yang lebih positif dan inklusif.
4. Mengidentifikasi Masalah Internal
Berikutnya, tujuan dilakukannya wawancara keluar ini adalah untuk mengungkap masalah dalam internal perusahaan yang mungkin tidak disadari oleh manajemen. Misalnya, mungkin ada masalah dengan gaya kepemimpinan seorang manajer, kebijakan perusahaan yang tidak efektif, atau kerja tim yang buruk.
5. Menjaga Hubungan Baik dengan Mantan Karyawan
Terakhir, wawancara yang satu ini juga memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan baik. Menjaga hubungan baik dengan mantan karyawan adalah hal yang penting, karena mantan karyawan bisa menjadi bagian dari branding perusahaan. Mereka mungkin merekomendasikan perusahaan kepada orang lain atau bahkan kembali bekerja di perusahaan tersebut di masa depan.
Proses Pelaksanaan Exit Interview
Waktu untuk melakukan exit interview adalah pada akhir periode kerja karyawan. Untuk mendapatkan informasi yang diharapkan selama wawancara, ada beberapa proses yang sebaiknya dilakukan diantaranya adalah:
1. Penjadwalan
Hal pertama yang perlu dilakukan adalah menjadwalkan pertemuan HR dengan karyawan sebelum hari terakhir kerja karyawan. Pastikan untuk memilih waktu dan tempat yang nyaman untuk memastikan karyawan merasa nyaman dan tidak terburu-buru.
2. Pelaksanaan Wawancara
Selanjutnya dalam melakukan wawancara HR sebaiknya sudah menyiapkan list pertanyaan yang akan ditanyakan kepada karyawan. Pertanyaan yang diajukan biasanya mencakup alasan pengunduran diri, pengalaman kerja, hubungan dengan atasan dan rekan kerja, serta saran untuk perbaikan.
3. Analisis Data
Berikutnya, data yang diperoleh dari exit interview dianalisis untuk mengidentifikasi trend atau pola tertentu. Misalnya, jika banyak karyawan menyebutkan alasan yang sama untuk keluar, hal ini mungkin menunjukkan masalah sistemik yang perlu ditangani.
4. Tindak Lanjut
Berdasarkan analisis data, perusahaan dapat mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengatasi masalah yang diidentifikasi. Hal ini bisa berupa perubahan kebijakan, program pelatihan, atau inisiatif lain yang bertujuan untuk meningkatkan kondisi kerja dan retensi karyawan.
Exit interview adalah alat yang efektif bagi perusahaan untuk mengumpulkan informasi yang berharga dari karyawan yang meninggalkan perusahaan. Dengan memahami alasan di balik pengunduran diri karyawan, perusahaan dapat mengidentifikasi apakah ada bagian yang perlu dilakukan perbaikan dan pengembangan.
Kelas HR
Grow Together
