Praktik perusahaan menahan ijazah karyawan sebagai jaminan selama masa kerja masih menjadi permasalahan yang masih banyak terjadi hingga saat ini. Beberapa perusahaan menerapkan kebijakan tersebut dengan alasan menjaga komitmen karyawan, mencegah pengunduran diri sebelum kontrak berakhir, hingga menghindari kerugian akibat karyawan yang berhenti bekerja secara tiba-tiba.

Namun, tahukah Anda bahwa menahan ijazah karyawan resmi dilarang oleh pemerintah? Pemerintah telah mengeluarkan kebijakan yang melarang pemberi kerja mensyaratkan atau menahan ijazah dan dokumen pribadi milik pekerja sebagai jaminan bekerja.

Kebijakan ini bertujuan memberikan perlindungan kepada pekerja agar tetap memiliki kebebasan untuk mencari pekerjaan yang lebih layak tanpa harus khawatir dokumen pendidikan atau dokumen pribadinya ditahan perusahaan. Lantas, bagaimana aturan terbaru mengenai penahanan ijazah karyawan? Apakah terdapat pengecualian? Simak penjelasan berikut.

Aturan Larangan Menahan Ijazah Karyawan di Indonesia

Sebelumnya, Indonesia belum memiliki aturan yang secara tegas melarang penahanan ijazah karyawan. Namun, di tahun 2025, pemerintah mengeluarkan Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 tentang Larangan Penahanan Ijazah dan/atau Dokumen Pribadi Milik Pekerja/Buruh oleh Pemberi Kerja. Surat edaran tersebut diterbitkan pada 20 Mei 2025 oleh Menteri Ketenagakerjaan Yassierli.

Dalam aturan tersebut, pemberi kerja dilarang mensyaratkan dan/atau menahan ijazah maupun dokumen pribadi milik pekerja sebagai jaminan untuk bekerja. Dokumen pribadi yang dimaksud tidak hanya ijazah pendidikan formal, tetapi juga mencakup dokumen asli lainnya, seperti:

• Sertifikat kompetensi.
• Paspor.
• Akta kelahiran.
• Buku nikah.
• Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB).

Selain itu, pemberi kerja juga dilarang menghalangi atau menghambat pekerja untuk mencari dan mendapatkan pekerjaan yang lebih layak. Dengan adanya kebijakan tersebut, perusahaan tidak boleh menjadikan dokumen pribadi karyawan sebagai alat untuk mengikat pekerja agar tetap bekerja di perusahaan.

Sayangnya, aturan tersebut tidak memiliki kekuatan hukum yang mengikat. Mengutip dari Kelas HR, dikeluarkannya surat edaran ini tidak lantas membuat perusahaan menghentikan praktik penahanan ijazah. 

Surat edaran tersbeut sifatnya hanyalah sebagai himbauan. Sebagaimana disebutkan dalam pasal 5 ayat 3 Permendagri No. 18 Tahun 2024 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri, menyebutkan bahwa:

Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf c berisi pemberitahuan, penjelasan, dan/atau petunjuk cara melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.

Perkembangan Aturan Terbaru Penahanan Ijazah Tahun 2026

Kabar baiknya, pada 6 Oktober 2026, DPR RI mengesahkan Rancangan Undang-Undang (RUU) tentang Perlindungan Ketenagakerjaan menjadi Undang-Undang No. 27 tahun 2026 tentang Perlindungan Ketenagakerjaan melalui Rapat Paripurna ke-9 DPR RI Masa Persidangan I Tahun Sidang 2026–2027. Dalam beleid tersebut, ada salah satu materi baru yang diatur yaitu mengenai kepastian larangan penahanan ijazah dan dokumen pribadi pekerja dalam proses perekrutan serta penempatan tenaga kerja.

Pengaturan tersebut menjadi bagian dari upaya pemerintah memperkuat perlindungan hak pekerja dan menciptakan hubungan kerja yang lebih adil. Larangan penahanan ijazah tersebut tercantum dalam pasal 78 ayat 1 yaitu:

Dalam membuat Perjanjian Kerja, Pemberi Kerja dilarang:

a. mensyaratkan ijazah dan/atau dokumen pribadi milik Pekerja/ Buruh; dan/ atau

b. menahan ijazah dan/ atau dokumen pribadi milik Pekerja/Buruh, sebagai jaminan dalam Hubungan Kerja. 

Ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat tersebut dikecualikan untuk kepentingan yang dibenarkan secara hukum. Perusahaan diperbolehkan menahan ijazah dan/ atau dokumen pribadi milik karyawan jika hal tersebut diperoleh melalui pendidikan dan pelatihan yang dibiayai oleh Pemberi Kerja berdasarkan Perjanjian Kerja tertulis.

Mengapa Perusahaan Dilarang Menahan Ijazah Karyawan?

Larangan penahanan ijazah bukan tanpa alasan. Pemerintah berupaya memberikan perlindungan terhadap hak pekerja sekaligus menciptakan hubungan industrial yang lebih adil. Berikut beberapa alasan mengapa praktik tersebut dilarang.

1. Membatasi Kebebasan Karyawan dalam Bekerja

Ijazah merupakan dokumen penting yang menjadi bukti pendidikan dan kualifikasi seseorang. Dokumen tersebut sering dibutuhkan ketika karyawan ingin melamar pekerjaan baru, mengikuti seleksi, atau melanjutkan pendidikan.

Ketika perusahaan menahan ijazah asli, karyawan dapat mengalami kesulitan untuk mengakses peluang kerja yang lebih baik.

2. Menimbulkan Ketidakseimbangan Hubungan Kerja

Dalam hubungan kerja, perusahaan dan karyawan memiliki hak serta kewajiban masing-masing. Namun, penahanan dokumen pribadi dapat menempatkan karyawan pada posisi yang lebih rentan.

Karyawan mungkin merasa terpaksa bertahan meskipun sudah tidak nyaman dengan lingkungan kerja atau ingin mencari kesempatan karier lainnya.

3. Menghambat Kesempatan Mendapatkan Pekerjaan yang Lebih Layak

Setiap pekerja memiliki hak untuk mengembangkan karier dan mendapatkan pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan serta kebutuhannya.

Oleh karena itu, perusahaan tidak boleh menggunakan ijazah sebagai alat untuk menghalangi karyawan mengundurkan diri atau mencari pekerjaan di tempat lain.

Apa Dampaknya bagi Perusahaan yang Tetap Menahan Ijazah?

Perusahaan perlu memahami bahwa kebijakan penahanan ijazah dapat menimbulkan risiko hukum dan reputasi. Dalam pasal 79 ayat 1 UU Perlindungan Ketenagakerjaan, menyebutkan bahwa perusahaan yang menahan ijazah karyawan dapat dikenai sanksi berupa:

• Peringatan tertulis
• Denda administratif; dan/atau
• Pembatasan kegiatan usaha.

Sanksi yang diberikan kepada pemberi kerja tidak lantas menghapus kewajiban perusahaan untuk mengembalikan dokumen pribadi karyawan. Selain risiko hukum yang ada, perusahaan yang tetap melakukan penahanan ijazah juga bisa mengalami beberapa risiko, diantaranya:

• Pengaduan ketenagakerjaan: Karyawan dapat melaporkan praktik penahanan ijazah kepada instansi ketenagakerjaan.
• Permasalahan hubungan industrial: Kebijakan tersebut dapat memicu perselisihan antara perusahaan dan pekerja.
• Penurunan kepercayaan karyawan: Kebijakan penahanan dokumen pribadi dapat memengaruhi citra perusahaan sebagai tempat kerja.

Bagaimana Seharusnya Perusahaan Mengelola Karyawan Tanpa Menahan Ijazah?

Perusahaan tetap dapat melindungi kepentingan bisnis dan menjaga komitmen karyawan tanpa harus menahan dokumen pribadi. Beberapa alternatif yang dapat diterapkan antara lain:

• Membuat perjanjian kerja yang jelas mengenai hak dan kewajiban kedua belah pihak.
• Menetapkan ketentuan pengunduran diri sesuai peraturan ketenagakerjaan.
• Membuat perjanjian pelatihan atau ikatan dinas secara tertulis apabila memang diperlukan dan sesuai hukum.
• Menerapkan sistem evaluasi kinerja yang transparan.
• Membangun lingkungan kerja yang sehat agar karyawan memiliki alasan untuk bertahan.
• Mengelola administrasi kepegawaian dengan menyimpan salinan dokumen tanpa harus menahan dokumen asli.

Praktik menahan ijazah karyawan sebagai jaminan bekerja pada telah dilarang secara tegas memalui UU Perlindungan Ketenagakerjaan.  Oleh karena itu, perusahaan perlu meninjau kembali kebijakan ketenagakerjaan dan sistem pengelolaan dokumen karyawan. Sementara itu, pekerja juga perlu memahami haknya agar tidak dirugikan oleh praktik penahanan ijazah yang bertentangan dengan ketentuan pemerintah.

Intensive HR Training, Belajar HR Bareng Profesional!

Untuk mengoptimalkan pengelolaan HR di perusahaan perlu memiliki talent-talent HR yang profesional. Oleh karena itu, untuk menjadi HR yang next level dan memiliki pemahaman yang menyeluruh seputar HR, yuk belajar HR hanya di  Kelas HR. Dengan 50++ kelas yang bisa diikuti, kamu bisa belajar HR dari A-Z dan bergabung dengan grup profesional HR dari seluruh Indonesia. Ada kelas gratis juga tiap bulan, lho !

Jadi, tunggu apa lagi?

Kelas HR

Grow Together