Uraian jabatan yang baik berperan penting dalam manajemen dan pengembangan sumber daya manusia yang ada di perusahaan. Oleh sebab itu cara menyusun uraian jabatan tersebut harus dilakukan dengan benar dan teliti. Dengan demikian dokumen uraian jabatan tersebut dapat berperan dengan efektif sebagaimana mestinya.
Lantas bagaimana cara melakukannya? Untuk memahami infonya lebih lanjut, simak ulasannya di bawah ini.
Table of Content
Cara Menyusun Uraian Jabatan
HR merupakan pihak yang akan bertugas untuk membuat uraian jabatan ini. Oleh sebab itu dalam sertifikasi HR, materi tentang penyusunan uraian jabatan termasuk dalam salah satu SKKNI (Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia).
Kompetensi menyusun uraian jabatan ini meliputi kemampuan untuk memiliki pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang dibutuhkan untuk menyiapkan, merancang dan menyusun uraian jabatan sesuai dengan struktur organisasi yang sudah ditentukan. Nah, untuk menyusun uraian jabatan, simak cara melakukannya sebagai berikut:
1. Identifikasi jabatan
Sebelum mulai menulis uraian jabatan, hal pertama yang harus dilakukan adalah, identifikasi jabatan. Identifikasi yang tepat akan menghasilkan gambaran yang realistis tentang suatu pekerjaan. Dalam melakukan identifikasi ini ada beberapa pertanyaan perlu dijawab meliputi:
- Apa yang diharapkan dari pemegang jabatan ini?
- Bagaimana jabatan ini berkontribusi pada tujuan umum organisasi?
- Peran dan tanggung jawab apa saja yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan ini?
- Bagaimana hubungan jabatan ini dengan jabatan lain dalam organisasi?
Memahami tujuan dari suatu jabatan akan membantu menentukan informasi apa yang perlu dimasukkan dalam uraian jabatan. Perlu dipahami bahwa informasi yang dimaksud adalah informasi yang berkaitan dengan jabatannya bukan orangnya. Dengan demikian informasi yang dikumpulkan sifatnya bersifat netral.
2. Kumpulkan informasi yang dibutuhkan
Selanjutnya, setelah mengetahui apa saja yang perlu dimasukkan dalam uraian jabatan, hal selanjutnya yang perlu dikerjakan adalah mengumpulkan informasi yang dibutuhkan. Hal ini bisa melibatkan wawancara dengan pemegang posisi atau atasan langsung, observasi, maupun menggunakan metode pengumpulan data lainnya.
Untuk mendapatkan informasi yang akurat, penting bagi HR yang bertugas membuat uraian jabatan untuk memahami secara mendalam tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh pemegang posisi tersebut.kumpulkan informasi dan kelompokkan berdasarkan waktu pengerjaan dan rincian kegiatannya.
3. Tentukan komponen uraian jabatan
Cara menyusun uraian jabatan yang selanjutnya adalah menentukan komponen uraian jabatan. Dalam menyusun uraian jabatan ini, tidak perlu memasukkan detail-detail kecil yang sifatnya personal atau bisa disesuaikan. Dengan demikian informasi uraian jabatan tersebut akan tetap relevan meskipun terdapat beberapa perubahan.
Dalam menyusun uraian jabatan terdapat beberapa komponen yang harus ada. Berikut ini ada beberapa komponen yang perlu diperhatikan:
- Informasi jabatan: berisi nama jabatan, unit kerja dan atasan langsung.
- Ringkasan: deskripsi singkat tentang tujuan utama dan peran jabatan tersebut.
- Kedudukan jabatan: menjelaskan posisi jabatan tersebut dalam struktur organisasi perusahan.
- Tugas dan tanggung jawab: menjelaskan tugas yang harus dilakukan dan tanggung jawab yang diemban oleh pemegang jabatan tersebut.
- Kualifikasi dan persyaratan: berisi informasi mengenai syarat pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan sertifikasi yang diperlukan.
- Hubungan kerja: hubungan jabatan tersebut dengan anggota tim, atasan, dan pihak lain yang di dalam atau di luar struktur organisasi perusahaan.
- Wewenang: berisi hak-hak yang dimiliki oleh jabatan tersebut dalam pengambilan keputusan di perusahaan.
4. Tulis uraian jabatan dengan jelas dan terinci
Ketika menulis uraian jabatan, pastikan untuk menggunakan bahasa yang jelas dan terinci. Gunakan kalimat pendek dan langsung, hindari jargon yang tidak diperlukan, dan fokus pada informasi yang relevan. Pastikan semua tugas dan tanggung jawab didefinisikan dengan baik.
5. Review dan validasi
Setelah menyelesaikan penyusunan uraian jabatan, minta feedback dari pemegang posisi, atasan, atau pihak terkait lainnya. Pastikan dokumen yang sudah disusun tersebut memiliki informasi yang akurat dan mencerminkan pekerjaan yang sebenarnya.
6. Dokumentasi dan pembaruan berkala
Langkah terakhir adalah mendokumentasikan uraian jabatan tersebut agar mudah diakses oleh pihak-pihak yang memerlukan. Selanjutnya lakukan pembaruan uraian jabatan secara berkala sesuai dengan perubahan yang terjadi dalam perusahaan atau jabatan yang dimaksud.
Menyusun uraian jabatan yang efektif adalah langkah penting dalam manajemen sumber daya manusia. Dengan memahami cara menyusun uraian jabatan seperti di atas akan membantu perusahaan mengelola karyawan dengan lebih baik mulai dari perekrutan hingga pengembangan karyawan.
