Ketika seorang karyawan memutuskan untuk resign dari perusahaan, apakah perusahaan akan diam saja? Meskipun resign adalah hak karyawan, namun perusahaan juga perlu mencari tahu penyebabnya, salah satunya adalah dengan exit interview.
Sayangnya, masih banyak perusahaan yang menganggap proses ini sekadar formalitas. Padahal jika dilakukan dengan tepat, exit interview bisa menjadi sumber informasi berharga untuk pengembangan perusahaan. Lantas apa itu exit interview dan bagaimana cara melakukannya?
Table of Content
Apa Itu Exit Interview?
Mengutip dari Indeed, exit interview adalah proses wawancara yang dilakukan oleh HR atau manajer kepada karyawan yang mengundurkan diri sebelum hari terakhirnya bekerja. Tujuan utama dari exit interview adalah untuk mendapatkan umpan balik dari karyawan mengenai pengalaman mereka selama bekerja, budaya kerja perusahaan, hingga alasan mereka meninggalkan perusahaan.
Proses ini biasanya dilakukan secara tatap muka, melalui video call, atau dalam bentuk kuesioner tertulis. Namun, banyak HR professional menyarankan agar exit interview dilakukan secara langsung agar komunikasi lebih terbuka dan mendalam.
Mengapa Exit Interview Penting?
Ketika seorang karyawan resign, penting bagi perusahaan untuk mengetahui alasan dibaliknya. Bukah hanya sekadar untuk keutuhan administrasi, namun informasi yang didapatkan dari karyawan tersebut bisa menjadi bahan evaluasi perusahaan. Dengan pelaksanaan exit interview yang baik dapat memberikan berbagai manfaat penting bagi perusahaan, antara lain:
1. Mengidentifikasi masalah internal
Melalui exit interview, HR dapat mengetahui apakah ada masalah dalam manajemen, lingkungan kerja, atau budaya organisasi yang mendorong karyawan untuk resign. Sebab tak jarang masalah internal lah yang membuat karyawan memutuskan resign.
2. Meningkatkan retensi karyawan
Insight dari karyawan yang keluar dapat menjadi bahan evaluasi untuk memperbaiki kebijakan internal. Dari informasi yang disampaikan, perusahaan dapat mengetahui apakah ada masalah pada kebijakan internal perusahaan sehingga perusahaan dapat mengurangi tingkat turnover di masa depan.
3. Meningkatkan citra perusahaan
Perusahaan yang menangani proses resign dengan profesional melalui exit interview akan meninggalkan kesan positif bagi karyawan yang pergi. Hal ini dapat berdampak baik pada employer branding di mata publik dan calon karyawan potensial.
4. Memberikan closure yang baik bagi karyawan
Terakhir, exit interview juga memberi kesempatan bagi karyawan untuk menyampaikan pandangannya secara jujur. Proses ini membuat karyawan meninggalkan perusahaan dengan perasaan dihargai.
Cara Melakukan Exit Interview dengan Efektif
Agar exit interview memberikan hasil yang maksimal, HR perlu mempersiapkan dan melaksanakannya dengan strategi yang tepat. Berikut langkah-langkah yang dapat diikuti:
1. Pilih Waktu dan Metode yang Tepat
Lakukan exit interview beberapa hari sebelum karyawan resmi meninggalkan perusahaan. Pilih metode tatap muka atau video call agar komunikasi lebih personal.
2. Ciptakan Suasana yang Nyaman
Karyawan cenderung enggan berbicara jujur jika merasa tertekan. Pastikan suasana wawancara santai, tidak menghakimi, dan bersifat rahasia.
3. Susun Pertanyaan yang Tepat
Pertanyaan dalam exit interview sebaiknya dirancang untuk menggali informasi mendalam. Saat melakukan wawancara, pastikan untuk tidak mengintimidasi karyawan agar karyawan mau berkata jujur dan menyampaikan informasi yang dibutuhkan perusahaan. Beberapa pertanyaan yang bisa diajukan diantaranya:
- Apa alasan utama Anda meninggalkan perusahaan?
- Bagaimana Anda menilai gaya kepemimpinan atasan Anda?
- Apa saran Anda untuk meningkatkan lingkungan kerja di perusahaan ini?
4. Dengarkan dengan Aktif
HR harus mendengarkan dengan penuh perhatian tanpa menyela atau memberikan pembelaan. Catat poin-poin penting yang bisa menjadi bahan evaluasi.
5. Analisis dan Tindak Lanjut
Data yang diperoleh dari exit interview harus dianalisis secara berkala untuk menemukan pola masalah yang mungkin terjadi di perusahaan. Hasil ini kemudian digunakan sebagai dasar perbaikan kebijakan internal.
Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Exit Interview
Meskipun terlihat sederhana, banyak perusahaan yang melakukan kesalahan dalam pelaksanaan exit interview. Proses ini bukan hanya tanya jawab maupun konfirmasi permohonan karyawan yang akan resign, namun bisa menjadi sumber informasi berharga untuk meningkatkan kualitas perusahaan di masa depan.
Hindari kesalahan ini agar exit interview benar-benar memberikan dampak positif bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa kesalahan yang dilakukan perusahaan dalam exi interview:
- Menganggapnya hanya formalitas tanpa tindak lanjut.
- Tidak menjaga kerahasiaan informasi yang disampaikan karyawan.
- Tidak memiliki pertanyaan yang terstruktur dan relevan.
Exit interview bukan hanya sekadar prosedur saat karyawan resign, tetapi juga alat strategis untuk mengevaluasi dan meningkatkan kinerja organisasi. Dengan pelaksanaan yang tepat, exit interview dapat membantu perusahaan memahami alasan di balik turnover, memperbaiki kelemahan internal, serta membangun citra positif sebagai tempat kerja yang peduli pada karyawannya.
Intensive HR Training, Belajar HR Bareng Profesional!
Untuk mengoptimalkan pengelolaan HR di perusahaan perlu memiliki talent-talent HR yang profesional. Oleh karena itu, untuk menjadi HR yang next level dan memiliki pemahaman yang menyeluruh seputar HR, yuk belajar HR hanya di Kelas HR. Dengan 50++ kelas yang bisa diikuti, kamu bisa belajar HR dari A-Z dan bergabung dengan grup profesional HR dari seluruh Indonesia. Ada kelas gratis juga tiap bulan, lho !
Jadi, tunggu apa lagi?
Kelas HR
Grow Together