Setiap perusahaan pasti memiliki pembagian divisi sesuai dengan fungsi dan tanggung jawabnya masing-masing. Salah satu divisi yang memiliki peran penting dalam mendukung aktivitas operasional perusahaan adalah General Affair atau GA.
Pada umumnya, posisi General Affair berada di bawah divisi umum atau operasional perusahaan. Namun di beberapa perusahaan dengan struktur organisasi yang lebih sederhana, tugas General Affair seringkali digabung dengan Human Resource (HR) atau bagian purchasing. Lantas, sebenarnya apa itu General Affair?
Posisi yang satu ini memegang peran penting terhadap kelancaran operasional perusahaan. Sebab seorang General Affair akan mengurus berbagai kebutuhan penunjang operasional kantor agar seluruh aktivitas bisnis dapat berjalan dengan lancar, aman, dan nyaman.
Untuk memahami lebih lanjut tentang posisi ini, simak penjelasan lengkap mengenai apa itu General Affair, fungsi, tugas, skill yang dibutuhkan, hingga prospek karier dan kisaran gajinya di Indonesia berikut ini.
Apa Itu General Affair?
Dilansir dari Great Day HR, General Affair merupakan bagian dari divisi umum perusahaan yang memiliki tanggung jawab untuk menangani berbagai kebutuhan administratif dan operasional perusahaan.
Secara sederhana, General Affair adalah posisi yang bertugas memastikan seluruh fasilitas dan kebutuhan penunjang operasional perusahaan tersedia dan dapat digunakan dengan baik. Karena itu, keberadaan General Affair sangat penting terutama pada perusahaan berskala menengah hingga besar. Contoh tugas dari posisi ini antara lain:
- mengelola fasilitas kantor,
- menyediakan kebutuhan operasional,
- mengatur pengadaan barang dan jasa,
- mengelola vendor,
- mengurus perizinan,
- hingga memastikan lingkungan kerja tetap nyaman dan aman.
Tidak semua perusahaan memiliki divisi khusus General Affair. Pada perusahaan kecil, tugas-tugas tersebut biasanya dirangkap oleh HR atau staff purchasing untuk menghemat biaya operasional perusahaan. Namun seiring berkembangnya bisnis, kebutuhan akan pengelolaan operasional yang lebih profesional membuat posisi General Affair semakin dibutuhkan.
Fungsi General Affair di Perusahaan
GA bukan hanya pelengkap operasional, namun GA juga memiliki fungsi penting di perusahaan. Setelah memahami apa itu General Affair, berikut beberapa fungsi utama posisi ini dalam perusahaan:
1. Fungsi Pemeliharaan dan Perawatan
Fungsi General Affair yang pertama adalah melakukan pemeliharaan dan perawatan fasilitas perusahaan. Dalam menjalankan fungsi ini, General Affair akan melakukan pengecekan kondisi fasilitas kantor secara berkala agar tetap layak digunakan. Misalnya:
- perawatan AC,
- perbaikan listrik,
- maintenance gedung,
- kebersihan kantor,
- hingga pengelolaan kendaraan operasional.
General Affair juga bertugas menentukan prioritas kebutuhan perusahaan. Sebagai contoh, jika kondisi toilet kantor lebih mendesak untuk diperbaiki dibanding renovasi ruang meeting, maka General Affair akan mengajukan anggaran perbaikan toilet terlebih dahulu.
2. Membuat Anggaran Operasional
Fungsi berikutnya adalah menyusun anggaran operasional perusahaan. General Affair akan membuat laporan berkala terkait kebutuhan fasilitas dan operasional perusahaan. Laporan tersebut biasanya berisi:
- kebutuhan pengadaan barang,
- biaya maintenance,
- pengeluaran vendor,
- hingga estimasi biaya operasional lainnya.
Dari laporan yang dibuat oleh General Affair, perusahaan dapat menentukan apakah pengeluaran tersebut memang diperlukan dan efektif untuk mendukung aktivitas operasional perusahaan.
Karena itu, seorang General Affair juga perlu memahami dasar budgeting dan cost control agar penggunaan anggaran perusahaan lebih efisien.
3. Membuat SOP Operasional
Masih banyak yang belum memahami bahwa tugas General Affair tidak hanya mengurus fasilitas kantor saja, tetapi juga membuat SOP atau Standard Operating Procedure terkait operasional perusahaan. Adanya SOP akan membantu perusahaan bekerja lebih terstruktur dan meminimalkan kesalahan operasional. Contohnya:
- SOP pengadaan barang,
- SOP penggunaan kendaraan operasional,
- SOP maintenance fasilitas,
- SOP peminjaman ruangan,
- hingga SOP keamanan kantor.
4. Membina Hubungan Baik dengan Vendor
General Affair juga bertugas membangun hubungan baik dengan supplier dan vendor perusahaan. Hubungan yang baik dengan vendor akan berdampak positif terhadap kualitas layanan dan kelancaran operasional perusahaan.
5. Membantu Pengurusan Perizinan
Divisi General Affair juga memiliki fungsi dalam membantu pengurusan berbagai perizinan perusahaan. Karena itu, posisi ini juga membutuhkan kemampuan komunikasi dan administrasi yang baik.
Tugas General Affair di Perusahaan
Karena cakupan pekerjaannya cukup luas, General Affair sering menjadi salah satu posisi yang memiliki aktivitas operasional paling padat di perusahaan. Berikut beberapa tugas General Affair yang umum ditemukan di perusahaan:
- Mengelola inventaris dan aset perusahaan
- Mengatur pengadaan kebutuhan kantor
- Memastikan kebersihan dan kenyamanan area kerja
- Mengelola vendor dan outsourcing
- Mengatur perjalanan dinas karyawan
- Memastikan keamanan fasilitas kantor
- Mengurus kendaraan operasional
- Membuat laporan operasional dan anggaran
- Menangani maintenance fasilitas perusahaan
- Mendukung kebutuhan event dan meeting perusahaan
Skill yang Harus Dimiliki General Affair
Untuk menjalankan tugasnya dengan baik, seorang General Affair perlu memiliki berbagai kemampuan, baik hard skill maupun soft skill. Berikut ini adalah beberapa skill penting yang harus dimiliki oleh GA:
1. Kemampuan Komunikasi
General Affair akan sering berkoordinasi dengan banyak pihak, mulai dari vendor, karyawan, hingga manajemen perusahaan. Karena itu kemampuan komunikasi menjadi sangat penting.
2. Problem Solving
Masalah operasional bisa muncul kapan saja. Seorang GA harus mampu berpikir cepat dalam mencari solusi terhadap kendala yang terjadi di perusahaan.
3. Time Management
Berikutnya, karena menangani banyak pekerjaan sekaligus, General Affair perlu memiliki kemampuan mengatur prioritas pekerjaan dengan baik. Time management menjadi salah satu kunci sukses GA dalam menjalankan tugasnya.
4. Negosiasi
Kemampuan negosiasi dibutuhkan jika menjadi seorang GA. Terutama pada saat bekerja sama dengan vendor atau supplier agar perusahaan mendapatkan harga dan layanan terbaik.
5. Administrasi dan Budgeting
General Affair juga perlu memahami administrasi operasional serta pengelolaan anggaran perusahaan. Hal ini agar memaksimalkan efisiensi anggaran dan operasional perusahaan.
Prospek Karir General Affair
Prospek karir General Affair di Indonesia cukup baik, terutama pada perusahaan besar yang membutuhkan pengelolaan operasional profesional. Jenjang karir posisi ini biasanya dimulai dari:
- Staff General Affair
- Senior Staff General Affair
- Supervisor General Affair
- Coordinator General Affair
- Assistant Manager GA
Saat ini banyak perusahaan mulai membutuhkan profesional GA yang tidak hanya mampu mengurus fasilitas kantor, tetapi juga memahami efisiensi operasional dan cost management.
Survei Gaji General Affair di Indonesia
Besaran gaji General Affair di Indonesia cukup bervariasi tergantung:
- lokasi perusahaan,
- skala bisnis,
- pengalaman kerja,
- dan tanggung jawab pekerjaan.
Berikut kisaran gaji General Affair di Indonesia:
| Posisi | Kisaran Gaji |
| Staff General Affair | Rp4.000.000 – Rp7.000.000 |
| Senior Staff GA | Rp6.000.000 – Rp8.500.000 |
| Supervisor General Affair | Rp8.000.000 – Rp12.000.000 |
| Assistant Manager GA | Rp10.000.000 – Rp15.000.000 |
| Manager General Affair | Rp15.000.000 ke atas |
Nah, itu tadi penjelasan lengkap mengenai apa itu General Affair beserta fungsi, tugas, skill, prospek karier, dan kisaran gajinya di Indonesia. Keberadaan General Affair sangat penting terutama bagi perusahaan yang memiliki aktivitas operasional kompleks. Sebab posisi ini berperan besar dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan sehari-hari.
Intensive HR Training, Belajar HR Bareng Profesional!
Untuk mengoptimalkan pengelolaan HR di perusahaan perlu memiliki talent-talent HR yang profesional. Oleh karena itu, untuk menjadi HR yang next level dan memiliki pemahaman yang menyeluruh seputar HR, yuk belajar HR hanya di Kelas HR. Dengan 50++ kelas yang bisa diikuti, kamu bisa belajar HR dari A-Z dan bergabung dengan grup profesional HR dari seluruh Indonesia. Ada kelas gratis juga tiap bulan, lho !
Jadi, tunggu apa lagi?
Kelas HR
Grow Together
