Salah satu tugas utama Human Resource (HR) di perusahaan adalah melakukan manajemen serta evaluasi terhadap kinerja karyawan. Dalam proses evaluasi tersebut, Key Performance Indicator (KPI) sering digunakan sebagai alat ukur utama untuk menilai pencapaian kinerja individu maupun tim. Nah, pertanyaannya apakah menyusun KPI bagian dari tugas HR?
Setiap divisi tentu memiliki karakteristik pekerjaan dan target yang berbeda, sehingga indikator kinerja yang digunakan pun tidak bisa disamakan begitu saja. Meskipun demikian, seluruh KPI di perusahaan tetap harus memiliki satu benang merah yang sama, yaitu selaras dengan tujuan dan strategi perusahaan. Oleh karena itu, perlu dipahami dengan jelas siapa pihak yang bertanggung jawab menyusun KPI dan bagaimana peran HR dalam keseluruhan proses tersebut.
Apa Saja Tugas HR di Perusahaan?
Sebagai pusat pengelolaan sumber daya manusia, HR memiliki peran strategis yang sangat penting bagi keberlangsungan organisasi. HR tidak hanya berfokus pada aspek administratif, tetapi juga berperan dalam memastikan kualitas dan kinerja karyawan tetap optimal.
Tugas HR mencakup seluruh siklus karyawan, mulai dari perencanaan kebutuhan SDM, proses rekrutmen, hingga pengembangan dan evaluasi kinerja. Dengan peran tersebut, HR menjadi penghubung antara kebutuhan bisnis perusahaan dan pengelolaan karyawan secara profesional. Secara garis besar, tugas HR adalah sebagai berikut:
1. Merencanakan Perekrutan SDM
Salah satu tugas awal HR adalah melakukan perencanaan kebutuhan SDM di perusahaan. Perencanaan ini dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan masing-masing divisi, struktur organisasi, serta rencana jangka pendek dan jangka panjang perusahaan.
Dengan perencanaan yang matang, proses rekrutmen dapat berjalan lebih terarah dan efisien. Selain itu, perusahaan dapat menghindari kekurangan atau kelebihan tenaga kerja yang berpotensi mengganggu operasional.
2. Melakukan Rekrutmen dan Seleksi
Setelah perencanaan dilakukan, HR bertanggung jawab menjalankan proses rekrutmen dan seleksi karyawan. Proses ini meliputi penyusunan dan publikasi lowongan kerja, seleksi administrasi, wawancara, hingga pengambilan keputusan kandidat yang paling sesuai.
HR juga memastikan bahwa proses seleksi berjalan objektif dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan demikian, karyawan yang direkrut tidak hanya memenuhi kualifikasi teknis, tetapi juga sesuai dengan budaya perusahaan.
3. Melakukan Pengembangan Karyawan
Setelah karyawan bergabung, HR tidak membiarkan karyawan berkembang secara mandiri tanpa arahan. HR memiliki tanggung jawab untuk menyediakan program pelatihan dan pengembangan yang relevan dengan kebutuhan organisasi.
Melalui pelatihan dan pengembangan yang tepat, karyawan diharapkan mampu meningkatkan kompetensi dan memberikan kontribusi yang lebih optimal bagi perusahaan. Hal ini juga berpengaruh terhadap loyalitas dan kepuasan kerja karyawan.
4. Mengevaluasi Kinerja Karyawan
Evaluasi kinerja merupakan bagian penting dari pengelolaan SDM di perusahaan. HR berperan dalam memastikan proses evaluasi kinerja berjalan secara objektif, terstruktur, dan konsisten.
Hasil evaluasi kinerja ini digunakan sebagai dasar dalam berbagai keputusan manajemen. Keputusan tersebut dapat berupa promosi jabatan, perpanjangan kontrak kerja, hingga penentuan kebutuhan pelatihan lanjutan.
5. Perencanaan Karir
HR juga memiliki tanggung jawab dalam melakukan perencanaan karir karyawan. Perencanaan ini bertujuan untuk memastikan ketersediaan talent yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan di masa depan.
Dengan perencanaan karir yang baik, perusahaan dapat menjaga kesinambungan kepemimpinan dan mengurangi risiko kekosongan posisi strategis. Di sisi lain, karyawan juga memiliki gambaran yang jelas mengenai peluang pengembangan karir mereka.
6. Melakukan Tugas Administrasi
Selain tugas strategis, HR juga menjalankan berbagai tugas administratif. Tugas administratif ini meliputi pengelolaan dokumen karyawan, perizinan dan cuti, kontrak kerja, hingga pengelolaan payroll.
Meskipun bersifat administratif, tugas ini tetap memiliki peran penting dalam menjaga kepatuhan perusahaan terhadap peraturan ketenagakerjaan. Pengelolaan administrasi yang baik juga membantu menciptakan hubungan kerja yang profesional dan transparan.
Apakah Menyusun KPI Bagian dari Tugas HR?
Berdasarkan berbagai tugas tersebut, muncul pertanyaan utama mengenai apakah menyusun KPI bagian dari tugas HR. Jawaban dari pertanyaan ini adalah iya dan tidak, tergantung pada konteks KPI yang dimaksud.
HR bertanggung jawab menyusun KPI untuk divisi HR itu sendiri. Namun, untuk KPI seluruh divisi dan karyawan, HR bukan pihak yang menyusunnya secara langsung karena setiap divisi memiliki karakteristik dan target kerja yang berbeda.
KPI pada dasarnya merupakan tolok ukur pencapaian kinerja terhadap target yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, pihak yang paling memahami proses kerja dan tantangan operasional adalah manajer masing-masing divisi.
Berdasarkan kerangka kerja Balanced Scorecard, KPI disusun secara berjenjang mulai dari KPI perusahaan, KPI divisi, hingga KPI individu. Dengan pendekatan ini, seluruh elemen organisasi bergerak menuju tujuan yang sama.
Pada tingkat divisi, KPI disusun oleh manager divisi dan kemudian diturunkan menjadi KPI individu bagi anggota tim. HR berperan memastikan proses ini berjalan selaras dan konsisten dengan kebijakan perusahaan.
Bagaimana Cara Menyusun KPI yang Efektif?
Agar KPI dapat berfungsi secara optimal, penyusunannya harus dilakukan dengan pendekatan yang sistematis. KPI yang disusun secara asal justru berpotensi menimbulkan kebingungan dan konflik dalam penilaian kinerja. Oleh karena itu, terdapat beberapa prinsip dan langkah penting yang perlu diperhatikan dalam menyusun KPI yang efektif.
1. Menyelaraskan KPI dengan Tujuan Perusahaan
Langkah pertama dalam menyusun KPI adalah memastikan keselarasan dengan tujuan strategis perusahaan. KPI yang tidak selaras dengan strategi bisnis akan kehilangan relevansi dan manfaatnya.
Tujuan perusahaan harus menjadi acuan utama dalam menentukan indikator kinerja di setiap divisi. Dengan demikian, seluruh KPI berkontribusi langsung terhadap pencapaian target perusahaan.
2. Menggunakan Prinsip SMART
KPI yang efektif sebaiknya disusun dengan prinsip SMART, yaitu spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan memiliki batas waktu. Prinsip ini membantu memastikan KPI dapat dievaluasi secara objektif.
Dengan KPI yang SMART, karyawan akan lebih mudah memahami target yang harus dicapai. Selain itu, proses evaluasi kinerja juga menjadi lebih transparan.
3. Menentukan Key Result
Setiap jabatan memiliki hasil utama atau Key Result yang berbeda. Key result ini menjadi dasar dalam menentukan KPI agar indikator yang disusun benar-benar mencerminkan tanggung jawab utama karyawan.
Dengan menentukan key result terlebih dahulu, KPI yang dihasilkan akan lebih fokus dan relevan. Hal ini juga membantu menghindari penilaian kinerja yang tidak sesuai dengan peran karyawan.
4. Melibatkan Manajer dan Karyawan
Penyusunan KPI sebaiknya dilakukan secara partisipatif dengan melibatkan manajer dan karyawan. Keterlibatan ini penting untuk memastikan KPI yang ditetapkan realistis dan dapat dijalankan.
Selain itu, pelibatan karyawan dapat meningkatkan rasa memiliki terhadap target yang ditetapkan. Dengan demikian, motivasi untuk mencapai KPI juga akan meningkat.
5. Evaluasi dan Penyesuaian KPI
KPI perlu dievaluasi dan disesuaikan secara berkala. Perubahan strategi bisnis dan kondisi perusahaan dapat mempengaruhi relevansi KPI yang telah ditetapkan. HR berperan dalam mengkoordinasikan proses evaluasi ini agar KPI tetap relevan dan mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
Menyusun KPI bukan sepenuhnya menjadi tugas HR, melainkan tanggung jawab bersama antara manajemen, manajer divisi, dan HR. HR berperan sebagai fasilitator dan pengelola sistem, sementara penyusunan KPI operasional dilakukan oleh masing-masing divisi.
Dengan pembagian peran yang jelas dan penyusunan KPI yang tepat, perusahaan dapat menciptakan sistem penilaian kinerja yang objektif, terarah, dan berkelanjutan. Hal ini pada akhirnya akan membantu perusahaan mencapai tujuan bisnis secara lebih efektif.
Intensive HR Training, Belajar HR Bareng Profesional!
Untuk mengoptimalkan pengelolaan HR di perusahaan perlu memiliki talent-talent HR yang profesional. Oleh karena itu, untuk menjadi HR yang next level dan memiliki pemahaman yang menyeluruh seputar HR, yuk belajar HR hanya di Kelas HR. Dengan 50++ kelas yang bisa diikuti, kamu bisa belajar HR dari A-Z dan bergabung dengan grup profesional HR dari seluruh Indonesia. Ada kelas gratis juga tiap bulan, lho !
Jadi, tunggu apa lagi?
Kelas HR
Grow Together
