Apa Itu Performance Improvement Plan?

Kinerja karyawan menjadi salah satu faktor terpenting bagi kesuksesan perusahaan. Namun, tidak semua karyawan selalu berada pada performa terbaiknya. Di sinilah performance improvement plan (PIP) berperan penting. 

PIP adalah alat manajemen yang dapat membantu perusahaan dan karyawan untuk menemukan akar masalah yang menyebabkan kinerja menurun, memperbaikinya, serta mencapai target yang telah ditentukan bersama. Lantas apa saja yang bisa diperbaiki dengan PIP dan bagaimana cara melakukannya? Simak penjelasannya di bawah ini. 

Pengertian Performance Improvement Plan (PIP)

Performance improvement plan atau sering disingkat PIP adalah dokumen formal yang dirancang oleh perusahaan untuk membantu karyawan yang kinerjanya belum memenuhi ekspektasi. PIP ini berfungsi sebagai panduan langkah demi langkah bagi karyawan agar dapat memperbaiki performanya dalam jangka waktu tertentu, biasanya antara 30 hingga 90 hari.

PIP bukan sekadar alat untuk menilai kinerja, tetapi juga menjadi bentuk dukungan perusahaan kepada karyawan. Dengan adanya performance improvement plan, karyawan diberikan kesempatan untuk memahami dimana letak kekurangannya, apa yang perlu diperbaiki, serta bagaimana caranya agar dapat kembali mencapai standar kinerja yang diharapkan.

Sayangnya tidak semua masalah bisa diatasi dengan PIP, mengutip dari Indeed, masalah seperti kedisiplinan karyawan tidak akan efektif jika diatasi dengan menggunakan PIP. Namun PIP bisa digunakan ketika perusahaan mengalami masalah sebagai berikut:

• Karyawan secara konsisten gagal mencapai target yang telah disepakati.
• Hasil evaluasi kinerja menunjukkan performa di bawah standar.
• Terdapat penurunan motivasi atau keterlibatan karyawan dalam pekerjaan.
• Perusahaan ingin memberikan kesempatan terakhir sebelum mempertimbangkan tindakan disipliner atau pemutusan hubungan kerja (PHK).

Dengan kata lain, PIP digunakan sebagai langkah intervensi sebelum mengambil keputusan ekstrim seperti demosi atau PHK.

Tujuan Performance Improvement Plan (PIP)

Tujuan utama dari performance improvement plan bukanlah untuk menghukum karyawan, melainkan untuk membantu mereka berkembang. Beberapa tujuan utamanya antara lain:

• PIP membantu manajer dan HR menemukan akar masalah yang menyebabkan turunnya performa, apakah karena kurangnya keterampilan, motivasi, komunikasi, atau faktor eksternal lainnya.
• Memberikan arah dan panduan yang jelas melalui rencana yang terukur, dengan demikian diharapkan karyawan bisa mengikuti langkah-langkah yang harus dilakukan untuk memperbaiki hasil kerja.
• Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja dengan bimbingan dan monitoring yang konsisten.
• Membangun hubungan kerja yang lebih sehat

Komponen Penting dalam Performance Improvement Plan

Agar efektif, performance improvement plan harus disusun secara jelas, objektif, dan terukur. Berikut komponen yang wajib ada di dalamnya:

1. Identifikasi masalah kinerja

Dalam formulir PIP harus dijelaskan dengan spesifik nama karyawan, departemen, dan identifikasi kinerja yang perlu dilakukan perbaikan. Jelaskan dengan spesifik area mana yang perlu diperbaiki, misalnya rendahnya angka penjualan, keterlambatan laporan, atau kualitas hasil kerja yang tidak konsisten.

2. Tujuan perbaikan yang terukur (SMART Goals)

Selanjutnya, masukkan tujuan dari perbaikan tersebut dengan menggunakan penilaian yang terukur. Setiap target harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan memiliki batas waktu yang jelas. Jelaskan target waktu penyelesaian PIP apakah 30 hari, 60 hari, atau 90 hari. 

3. Langkah-langkah perbaikan

Berikutnya, masukkan langkah-langkah untuk melakukan perbaikan. Sertakan panduan tindakan nyata seperti pelatihan, mentoring, atau pendampingan intensif. Jelaskan juga bentuk bantuan yang diberikan perusahaan, misalnya akses ke pelatihan, coaching, atau bimbingan langsung dari atasan.

4. Jadwal evaluasi dan feedback

Terakhir masukkan jadwal untuk melakukan evaluasi dan feedback. Tetapkan waktu evaluasi berkala (misalnya mingguan atau dua minggu sekali) untuk memantau kemajuan karyawan agar perbaikan bisa lebih terpantau. 

5. Konsekuensi bila target tidak tercapai

Sertakan dengan jelas apa yang akan terjadi jika setelah masa PIP berakhir dan kinerja masih tidak mengalami perbaikan. PIP bisa menjadi dasar bagi perusahaan untuk melakukan tindakan lanjutan kepada karyawan yang kinerjanya buruk. Apakah akan mempertahankannya atau tidak.

Langkah-Langkah Membuat Performance Improvement Plan

Lantas bagaimana cara menyusun PIP? Membuat performance improvement plan membutuhkan pendekatan yang strategis dan manusiawi. Berikut langkah-langkahnya:

a. Identifikasi masalah secara objektif

Gunakan data hasil evaluasi kinerja, laporan supervisor, atau umpan balik dari rekan kerja untuk memahami akar masalah yang sebenarnya.

b. Diskusikan dengan karyawan

Sebagai pihak pelaksana yang akan menjalankan PIP, penting untuk melibatkan karyawan yang bersangkutan dalam membuatnya.Selain untuk membuat PIP menjadi lebih efektif dan sesuai dengan sasaran, hal ini juga membuat karyawan akan merasa dihargai dan termotivasi untuk berubah.

c. Tetapkan tujuan dan indikator keberhasilan

Pastikan target yang dibuat realistis dan sesuai dengan kemampuan serta peran karyawan. Perusahaan juga harus menentukan durasi PIP (biasanya 30, 60, atau 90 hari) dan jadwal evaluasi kemajuan.

e. Berikan pendampingan dan feedback

Selama masa PIP, HR dan manajer harus aktif memberikan masukan dan dukungan agar karyawan tidak merasa sendirian dalam prosesnya. Setelah masa PIP berakhir, lakukan penilaian objektif terhadap hasil yang dicapai. Jika target terpenuhi, karyawan dapat kembali ke posisi normal. Jika tidak, manajemen dapat mempertimbangkan langkah selanjutnya.

Kesalahan Umum dalam Penerapan PIP

Walau terdengar sederhana, banyak perusahaan gagal menerapkan performance improvement plan secara efektif. Hal ini karena kesalahan berikut:

• Menyusun PIP tanpa melibatkan karyawan.
• Menetapkan target yang tidak realistis.
• Tidak memberikan dukungan atau mentoring yang cukup.
• Menggunakan PIP hanya sebagai formalitas sebelum PHK.
• Tidak melakukan evaluasi berkala selama masa PIP berlangsung.

Kesalahan-kesalahan ini justru bisa menurunkan moral karyawan dan menciptakan ketidakpercayaan terhadap manajemen. Padahal, jika diterapkan dengan benar, performance improvement plan memberikan banyak manfaat, baik bagi perusahaan maupun karyawan:

• Untuk perusahaan: meningkatkan produktivitas, menekan tingkat turnover, dan memperkuat budaya feedback yang sehat.
• Untuk karyawan: membantu memahami ekspektasi pekerjaan, memperbaiki kekurangan, dan meningkatkan peluang karir jangka panjang.

Contoh Sederhana Performance Improvement Plan

Performance improvement plan adalah alat penting yang membantu perusahaan mengelola kinerja karyawan secara profesional dan manusiawi. Dengan pendekatan yang tepat, PIP tidak hanya menjadi “peringatan” bagi karyawan berperforma rendah, tetapi juga kesempatan untuk tumbuh dan berkembang.

Intensive HR Training, Belajar HR Bareng Profesional!

Untuk mengoptimalkan pengelolaan HR di perusahaan perlu memiliki talent-talent HR yang profesional. Oleh karena itu, untuk menjadi HR yang next level dan memiliki pemahaman yang menyeluruh seputar HR, yuk belajar HR hanya di  Kelas HR. Dengan 50++ kelas yang bisa diikuti, kamu bisa belajar HR dari A-Z dan bergabung dengan grup profesional HR dari seluruh Indonesia. Ada kelas gratis juga tiap bulan, lho !

Jadi, tunggu apa lagi?

Kelas HR

Grow Together