Salah satu bagian penting dalam iklan lowongan kerja adalah job description atau deskripsi pekerjaan. Sederhananya, job description merupakan uraian yang menggambarkan tugas, tanggung jawab dan kualifikasi dari suatu posisi. Lantas seperti apa contoh job description tersebut?
Perlu dipahami juga bahwa job description berbeda dengan job specification. Untuk mengetahui lebih lengkapnya, simak penjelasannya di bawah ini.
Table of Content
Pengertian Job Description
Sering mendengar keluhan pekerja yang bekerja di luar job desc? Sebenarnya apa yang dimaksud dengan job desc tersebut?
Job desc atau job description merupakan uraian jabatan yang memuat informasi mengenai tanggung jawab, tugas, dan kualifikasi khusu yang harus dimiliki oleh jabatan tersebut. Informasi ini memiliki peran penting dalam pengelolaan SDM di perusahaan, mulai dari proses rekrutmen hingga program pengembangan dan pelatihan di perusahaan.
Mengutip dari Indeed, 52% pencari kerja mengatakan bahwa kualitas job description ini sangat mempengaruhi keputusan mereka dalam melamar pekerjaan. Oleh sebab itu penyusunan job description dalam lowongan pekerjaan perlu menjadi perhatian khusus bagi para rekruter saat membuka lowongan pekerjaan.
Job description yang jelas memberikan informasi kepada kandidat apakah mereka memiliki kualifikasi yang sesuai dengan harapan perusahaan dan mengetahui gambaran tugas yang akan mereka lakukan di posisi tersebut. Di sisi lain, bagi perusahaan hal ini juga membantu memastikan bahwa kandidat yang melamar memiliki kualifikasi sesuai kebutuhan perusahaan dan menyusun kebutuhan pelatihan dan pengembangan yang efektif sesuai kebutuhan.
Struktur Job Description
Job description tidak bisa disusun dengan sembarang. Secara umum job description memiliki beberapa komponen penyusun, sebagai berikut:
- Informasi jabatan: berisi nama jabatan, unit kerja dan atasan langsung.
- Ringkasan singkat tentang tujuan utama dan peran jabatan tersebut.
- Kedudukan jabatan dalam struktur organisasi perusahan.
- Tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh pemegang jabatan tersebut.
- Kualifikasi dan persyaratan yang diperlukan.
- Hubungan kerja dengan anggota tim, atasan, dan pihak lain yang di dalam atau di luar struktur organisasi perusahaan.
- Wewenang yang dimiliki oleh jabatan tersebut dalam pengambilan keputusan di perusahaan.
- Gaji dan tunjangan. Mengutip dari Indeed, kandidat yang berkualitas akan mencari posisi pekerjaan yang bisa memenuhi kebutuhan mereka. Meski demikian masih banyak perusahaan yang tidak mencantumkannya.
Contoh Job Description
Untuk mempermudah pemahaman mengenai job description, ada beberapa contoh yang bisa dijadikan referensi. Berikut ini adalah contoh job description sederhana untuk beberapa posisi di perusahaan:
1. Contoh Job Description HR Staff
Nama Jabatan: Human Resources (HR) Staff
Unit Kerja: Departemen Human Resources
Atasan Langsung: HR Supervisor
Kisaran Gaji: Rp5.000.000 – Rp7.500.000/bulan
Ringkasan Jabatan:
Bertanggung jawab dalam pelaksanaan proses administrasi kepegawaian, rekrutmen awal, pengarsipan dokumen, serta membantu pelaksanaan program SDM lainnya.
Kedudukan dalam Struktur Organisasi:
Melapor langsung kepada HR Supervisor. Tidak memiliki bawahan langsung.
Tugas dan Tanggung Jawab:
- Mengelola administrasi personalia (absensi, cuti, data karyawan, BPJS).
- Membantu proses rekrutmen (posting lowongan, seleksi awal CV).
- Membantu pelaksanaan pelatihan karyawan.
- Mengarsipkan dokumen-dokumen ketenagakerjaan.
- Menyusun laporan HR bulanan.
Kualifikasi dan Persyaratan:
- Pendidikan minimal D3/S1 Psikologi, Manajemen SDM, atau setara.
- Pengalaman minimal 1 tahun di bidang HR (diutamakan).
- Teliti, rapi, mampu mengoperasikan Ms. Office.
- Komunikatif dan mampu menjaga kerahasiaan data.
Hubungan Kerja:
- Internal: Berinteraksi dengan semua departemen untuk kebutuhan kepegawaian.
- Eksternal: Instansi pemerintah terkait ketenagakerjaan (BPJS, Disnaker).
Wewenang:
- Mengelola dan memperbarui data karyawan.
- Mengusulkan kebutuhan administrasi dan pelatihan SDM kepada atasan.
2. Contoh Job Description HR Supervisor
Nama Jabatan: Human Resources Supervisor
Unit Kerja: Departemen Human Resources
Atasan Langsung: HR Manager / Kepala HRD
Kisaran Gaji: Rp8.000.000 – Rp12.000.000/bulan
Ringkasan Jabatan:
Memimpin pelaksanaan operasional HR termasuk rekrutmen, pelatihan, dan pengelolaan administrasi SDM serta mendukung strategi pengembangan SDM.
Kedudukan dalam Struktur Organisasi:
Membawahi staff HR dan melapor kepada HR Manager.
Tugas dan Tanggung Jawab:
- Merencanakan dan mengontrol proses rekrutmen dan onboarding.
- Mengawasi administrasi personalia dan kepatuhan ketenagakerjaan.
- Menyusun dan mengimplementasikan program pelatihan.
- Membantu evaluasi kinerja karyawan dan pengembangan SDM.
- Menangani permasalahan hubungan kerja.
Kualifikasi dan Persyaratan:
- Pendidikan minimal S1 Psikologi, Hukum, atau Manajemen.
- Pengalaman minimal 3 tahun di bidang HR, termasuk sebagai koordinator/supervisor
- Menguasai UU Ketenagakerjaan, sistem HRIS.
- Kepemimpinan dan kemampuan komunikasi yang baik.
Hubungan Kerja:
- Internal: Semua unit kerja dalam mendukung SDM.
- Eksternal: Dinas Tenaga Kerja, BPJS, konsultan SDM.
Wewenang:
- Menyetujui rekrutmen staf level bawah.
- Menyampaikan rekomendasi promosi dan pelatihan kepada manajemen.
3. Contoh Jobdesk General Affairs (GA) Staff
Nama Jabatan: General Affairs Staff
Unit Kerja: Departemen Umum (General Affairs)
Atasan Langsung: GA Supervisor / HR-GA Manager
Kisaran Gaji: Rp4.500.000 – Rp7.000.000/bulan
Ringkasan Jabatan:
Bertanggung jawab atas pengelolaan fasilitas kantor, pengadaan barang umum, pemeliharaan kendaraan, dan hal-hal administratif non-SDM lainnya.
Kedudukan dalam Struktur Organisasi:
Melapor kepada GA Supervisor dan mendukung seluruh unit kerja.
Tugas dan Tanggung Jawab:
- Mengatur pemesanan dan distribusi ATK.
- Menyusun jadwal perawatan kendaraan operasional.
- Mengelola pengurusan dokumen legalitas gedung/operasional.
- Memastikan fasilitas kantor berfungsi optimal.
- Membantu pengadaan barang umum dan inventaris.
Kualifikasi dan Persyaratan:
- Pendidikan minimal D3 semua jurusan.
- Pengalaman di bidang GA minimal 1 tahun.
- Memiliki kemampuan negosiasi dan pengarsipan.
- Teliti dan multitasking.
Hubungan Kerja:
- Internal: Semua departemen pengguna fasilitas kantor.
- Eksternal: Vendor, penyedia jasa, pihak gedung, leasing.
Wewenang:
- Mengusulkan pembelian barang kebutuhan umum.
- Menentukan vendor operasional skala kecil–menengah.
4. Contoh Job Desk Marketing Officer
Nama Jabatan: Marketing Officer
Unit Kerja: Departemen Pemasaran
Atasan Langsung: Marketing Manager
Kisaran Gaji: Rp6.000.000 – Rp10.000.000/bulan (belum termasuk insentif/bonus penjualan)
Ringkasan Jabatan:
Menjalankan kegiatan pemasaran untuk memperkenalkan produk dan meningkatkan penjualan melalui berbagai saluran promosi.
Kedudukan dalam Struktur Organisasi:
Melapor kepada Marketing Manager. Bekerja bersama tim promosi dan tim sales.
Tugas dan Tanggung Jawab:
- Menyusun dan menjalankan kampanye pemasaran offline/online.
- Melakukan riset pasar dan analisis kompetitor.
- Membantu pelaksanaan event promosi.
- Mengelola media sosial perusahaan.
- Membuat laporan efektivitas pemasaran.
Kualifikasi dan Persyaratan:
- S1 Marketing, Komunikasi, atau setara.
- Kreatif, menguasai tools promosi digital.
- Mampu bekerja berdasarkan target.
- Komunikatif dan terbiasa berinteraksi dengan pelanggan.
Hubungan Kerja:
- Internal: Tim sales, tim desain, produk.
- Eksternal: Agensi promosi, media, pelanggan.
Wewenang:
- Mengusulkan konsep kampanye promosi.
- Memilih vendor pendukung event promosi
5. Contoh Job Description Admin Officer
Nama Jabatan: Administrasi Officer (Admin)
Unit Kerja: Departemen Administrasi / Operasional
Atasan Langsung: Kepala Administrasi / Supervisor Operasional
Kisaran Gaji: Rp4.500.000 – Rp6.500.000/bulan
Ringkasan Jabatan:
Mengelola dokumen, pencatatan transaksi, dan memastikan kelancaran kegiatan administratif harian di lingkungan perusahaan.
Kedudukan dalam Struktur Organisasi:
Melapor kepada Kepala Administrasi dan mendukung tim operasional atau keuangan.
Tugas dan Tanggung Jawab:
- Menginput data transaksi harian.
- Membuat laporan administrasi bulanan.
- Mengarsipkan dokumen perusahaan.
- Menyusun dan menyiapkan dokumen untuk audit/internal checking.
- Mengatur jadwal penggunaan ruang rapat, logistik kegiatan kantor.
Kualifikasi dan Persyaratan:
- Minimal pendidikan D3 Administrasi/Keuangan.
- Teliti dan rapi dalam pengarsipan.
- Mahir menggunakan Excel dan aplikasi perkantoran.
- Jujur dan dapat dipercaya.
Hubungan Kerja:
- Internal: Semua unit kerja yang memerlukan dokumen.
- Eksternal: Rekanan/partner yang terkait dokumen atau laporan.
Wewenang:
- Mengatur jadwal arsip dan update data.
- Memberi masukan terhadap sistem pengarsipan yang lebih efisien.
Cara Menyusun Job Description
Ketika kamu menduduki posisi HR, membuat uraian jabatan menjadi salah satu tugas yang mungkin akan kamu kerjakan. Mengutip dari kelas HR, dalam menyusun job description ini ada beberapa langkah yang perlu dilakukan, yaitu:
- Melakukan identifikasi jabatan, meliputi apa yang diharapkan dari jabatan tersebut, apa kontribusi jabatan tersebut, tanggung jawab yang harus dilakukan dan bagaimana hubungan dari jabatan tersebut dengan struktur organisasi di perusahaan.
- Selanjutnya, kumpulkan informasi tersebut dengan melakukan wawancara, observasi maupun metode lainnya.
- Tulis uraian jabatan dengan jelas dan rinci sesuai dengan komponen penyusunnya.
- Terakhir, review dan validasi dengan pihak-pihak terkait dengan jabatan tersebut.
Nah, itu tadi adalah beberapa contoh job description yang bisa dijadikan referensi. Semoga bermanfaat!
Intensive HR Training, Belajar HR Bareng Profesional!
Untuk mengoptimalkan pengelolaan HR di perusahaan perlu memiliki talent-talent HR yang profesional. Oleh karena itu, untuk menjadi HR yang next level dan memiliki pemahaman yang menyeluruh seputar HR, yuk belajar HR hanya di Kelas HR. Dengan 50++ kelas yang bisa diikuti, kamu bisa belajar HR dari A-Z dan bergabung dengan grup profesional HR dari seluruh Indonesia. Ada kelas gratis juga tiap bulan, lho !
Jadi, tunggu apa lagi?
Kelas HR
Grow Together