Dalam dunia kerja terdapat dua alat yang bisa dijadikan panduan kerja bagi karyawan yaitu Standard Operating Procedure (SOP) dan Work Instruction. Keduanya memiliki peran penting dalam meningkatkan efisiensi kerja.
Pertanyaanya, apa perbedaan dari keduanya dan makna dari keduanya yang lebih baik untuk diimplementasikan dalam bisnis? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, simak ulasannya di bawah ini.
Table of Content
Pengertian Standard Operating Procedure dan Work Instruction
Dilansir dari iSix Sigma, SOP adalah dokumen yang digunakan oleh perusahaan untuk menggambarkan serangkaian aktivitas dan tugas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Biasanya SOP menjelaskan serangkaian tugas yang harus dilakukan secara berurutan. SOP dirancang untuk menghasilkan konsistensi dalam produk atau layanan yang dilakukan oleh perusahaan.
Sedangkan work instruction (WI) atau instruksi kerja merupakan dokumen yang lebih rinci dari SOP. Jika SOP menjelaskan siapa mengerjakan apa, maka WI menjelaskan mengenai bagaimana cara melakukan sesuatu secara rinci, langkah demi langkah.
Perbedaan Standard Operating Procedure dan Work Instruction
Baik SOP maupun WI memiliki perbedaan yang mendasar. SOP merupakan dokumen yang lebih umum sedangkan WI lebih rinci. WI menjelaskan satu per satu langkah yang perlu dilakukan oleh karyawan dalam menyelesaikan suatu tugas. Nah, untuk memahami bagaimana perbedaan antara Standard Operating Procedure dan Work Instruction, simak ulasannya di bawah ini:
1. Isi
Perbedaan pertama tentunya dari segi isi. Pada SOP informasi yang dimuat meliputi serangkaian cara untuk menyelesaikan suatu proses tertentu. SOP juga mencakup informasi mengenai kebijakan perusahaan, tindakan yang harus diambil pada kondisi tertentu serta mitigasi risiko jika terjadi kendala dalam pelaksanaan tugas.
Sedangkan WI adalah dokumen yang lebih terperinci daripada SOP. Dokumen ini menguraikan langkah-langkah yang sangat spesifik dan rinci yang harus diikuti untuk menyelesaikan suatu tugas. Biasanya work instruction digunakan dalam tugas-tugas yang sangat teknis atau kompleks yang memerlukan tingkat akurasi yang tinggi.
2. Sifat dokumen
SOP merupakan salah satu dokumen wajib yang harus dimiliki oleh perusahaan. Sebab SOP digunakan untuk merencanakan kegiatan perusahaan secara efektif, mengendalikan proses yang dilakukan dan menciptakan konsostensi mutu produk atau layanan.
Sedangkan work instruction bukanlah dokumen yang wajib. Namun juga bisa menyertakan work instruction untuk memastikan konsistensi dalam pengerjaan suatu tugas tertentu.
3. Fleksibilitas
Informasi yang ada dalam Standard Operating Procedure (SOP) lebih fleksibel dari work instruction. Sebab WI menjelaskan secara rinci satu per satu langkah yang perlu diambil untuk mengesahkan suatu sehingga informasi yang ada di dalamnya lebih kaku.
4. Tujuan
Berikutnya, perbedaan kedua dokumen ini terletak pada tujuannya. SOP dibuat dengan tujuan untuk memastikan standarisasi dan konsistensi mutu perusahaan. Sedangkan WI bertujuan untuk memastikan bahwa setiap proses yang dilakukan berjalan dengan lancar sesuai kebijakan dan standar yang telah ditentukan.
5. Sasaran
Terakhir adalah sasaran, maksudnya yaitu target untuk siapa dokumen ini dibuat. SOP dapat digunakan oleh banyak orang dalam perusahaan yang memiliki tugas serupa. Hal ini untuk memastikan konsistensi dalam pelaksanaan tugas. SedangkanWI hanya mencakup satu peran saja.
Standard Operating Procedure Vs. Work Instruction
Mengenai mana yang lebih baik antara SOP dan WI, hal tersebut tergantung pada jenis bisnis yang dijalankan. Namun secara umum, perusahaan akan menggunakan kedua dokumen ini secara bersamaan. SOP berfungsi sebagai panduan umum sedangkan WI digunakan untuk menjelaskan tugas yang sangat teknis.
Untuk memilih mana yang lebih baik dari keduanya maka perlu diperhatikan kompleksitas tugas, konsistensi dan perubahan tugas. Untuk tugas-tugas yang kompleks dan membutuhkan instruksi yang rinci dalam pengerjaannya maka work instruction lebih cocok digunakan.
Namun jika perusahaan membutuhkan panduan yang lebih fleksibel dan bisa diganti sesuai kebutuhan maka SOP adalah pilihan terbaik. Selaim iti SOP lebih mwmungkinkan untuk digunakan bagi perusahaan yang ingin memastikan konsistensi seluruh karyawannya dalam melakukan satu prosedur yang sama.
Standard Operating Procedure (SOP) dan Work Instruction, keduanya adalah alat yang berharga dalam menjalankan operasional bisnis yang efisien dan konsisten. Pilihan antara keduanya tergantung pada sifat bisnis yang dijalankan, tugas yang ditangani, dan tingkat rincian yang diperlukan.
