Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman tertulis mengenai langkah-langkah yang harus diikuti dalam menjalankan suatu kegiatan di perusahaan. Disusunnya dokumen SOP bertujuan untuk memastikan konsistensi, efisiensi, dan kualitas dalam pelaksanaan tugas-tugas sehari-hari.
Bagi yang sudah lama berkecimpung di dunia kerja tentu sudah tak asing lagi dengan dokumen yang satu ini. Namun bagi yang baru memulai kerja mungkin masih belum paham tentang apa itu SOP, tujuan dibuatnya dan fungsinya bagi perusahaan. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai SOP, simak ulasannya di bawah ini.
Table of Content
Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP)
Dilansir dari Glints, SOP adalah seperangkat aturan, pedoman dan acuan yang dibuat secara tertulis oleh perusahaan. Isi dari SOP tersebut menjelaskan langkah-langkah yang harus diikuti oleh karyawan dalam menjalankan tugas-tugasnya.
Dalam dokumen ini juga mencakup detail prosedur, tanggung jawab, alur kerja, serta pedoman-pedoman yang harus diikuti untuk mencapai hasil yang diharapkan oleh perusahaan. Oleh sebab itu penyusunan SOP ini tidak bisa sembarangan, diperlukan analisis dan pertimbangan yang matang.
Selanjutnya, mengenai penyusunan SOP bisa dilakukan pada beberapa bidang kerja. Dilansir dari hukumonline, berikut ini 7 bidang kerja tersebut:
- Pemasaran.
- Produksi dan distribusi.
- Akuntansi, keuangan, dan perpajakan.
- Pengelolaan SDM.
- Pelayanan pelanggan.
- Operasional perusahaan.
- Pembukaan dan penutupan usaha.
Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam Perusahaan
Setelah mengetahui apa itu SOP, kini pahami juga tujuan dibuatnya dokumen tersebut. Dalam suatu perusahaan dibuatnya SOP memiliki tujuan yang sangat penting diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Konsistensi operasional
Tujuan pertama dibuatnya Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah untuk membantu memastikan bahwa setiap karyawan menjalankan tugas-tugas mereka dengan cara yang konsisten. Dengan demikian hasil yang dihasilkan dapat diprediksi dan sesuai dengan yang diharapkan meskipun dikerjakan oleh orang-orang yang berbeda
2. Meningkatkan efisiensi
Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah ditetapkan dalam SOP maka waktu dan sumber daya dapat dimanfaatkan dengan lebih efisien. Karyawan tidak perlu mencari tahu bagaimana melakukan suatu tugas setiap kali, karena panduan sudah ada dalam SOP.
3. Menjaga kualitas produk dan layanan
SOP juga membantu menjaga kualitas produk atau layanan yang dihasilkan oleh perusahaan. Sebab setiap langkah operasional telah diatur dengan cermat untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan standar yang ditetapkan.
4. Menjadi sarana pelatihan dan pengembangan karyawan
SOP juga bisa digunakan sebagai alat pelatihan bagi karyawan baru atau yang memiliki tanggung jawab baru. Dokumen SOP ini membantu mempercepat proses belajar dan adaptasi karyawan dalam lingkungan kerja.
5. Mengurangi risiko
Dengan memiliki panduan yang jelas, risiko kesalahan atau kegagalan dapat dikurangi. Sebab dokumen SOP mencakup langkah-langkah mitigasi risiko yang harus diikuti dalam situasi tertentu.
Fungsi Standar Operasional Prosedur (SOP) Bagi Perusahaan
SOP di perusahaan memiliki peran yang sangat penting. Berikut ini adalah beberapa fungsi SOP di perusahaan:
1. Sebagai panduan kerja
SOP adalah panduan yang terperinci tentang cara menjalankan tugas-tugas tertentu. Hal ini biasanya juga termasuk langkah-langkah yang harus diikuti, alat yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan.
2. Alat pemecahan masalah
Apabila terjadi suatu masalah di tempat kerja, SOP menjadi alat untuk menyelesaikan masalah atau kendala tersebut. SOP dapat digunakan sebagai referensi untuk mengidentifikasi penyebab masalah dan langkah-langkah untuk memperbaikinya.
3. Komunikasi internal
SOP membantu menyamakan pemahaman antara karyawan. Dengan demikian dapat menghindari adanya salah interpretasi, dan memastikan bahwa semua orang memiliki pandangan yang sama tentang cara melakukan tugas.
4. Audit dan pengawasan
Selanjutnya, fungsi SOP adalah sebagai alat untuk melakukan audit internal. Tujuannya tentu saja untuk memastikan bahwa karyawan telah melakukan tindakan yang sesuai dan memenuhi standar yang telah ditetapkan.
5. Penjaminan kualitas
Terakhir, fungsi SOP yang selanjutnya adalah membantu memastikan bahwa produk atau layanan yang dihasilkan mencapai kualitas yang diinginkan. Dengan demikian dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan.
Itu tadi adalah penjelasan singkat mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP). Dokumen SOP ini memiliki peran yang penting dalam menjaga efisiensi, konsistensi, dan kualitas operasional di dalam perusahaan.
