SOP (Standard Operating Procedure) merupakan dokumen penting perusahaan yang membantu perusahaan menjalankan aktivitasnya dengan konsisten dan sesuai dengan standar. Dalam praktiknya, ada beberapa jenis SOP yang umum digunakan.
Masing-masing SOP memiliki fungsi yang berbeda. Berikut ini adalah penjelasan mengenai jenis-jenis SOP untuk perusahaan beserta fungsinya.
Table of Content
Apa Itu SOP?
SOP merupakan dokumen yang berisi panduan dan acuan untuk melakukan sesuatu. Dokumen ini disusun secara sistematis dengan menjelaskan langkah-langkah yang harus diikuti oleh karyawan dalam menjalankan tugas-tugasnya.
Dengan adanya SOP membantu perusahaan untuk menjamin kualitas produk atau layanan yang dihasilkan karena konsistensi dan standarisasi dalam proses melakukannya. Tanpa adanya SOP, karyawan mungkin saja melakukan tindakan yang berbeda-beda, dengan demikian menghasilkan perbedaan kecil hingga yang signifikan terhadap hasil akhir.
Mengapa SOP Penting?
Setiap perusahaan tentu menyadari pentingnya memberikan pelayanan yang terbaik kepada konsumen. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah memastikan produk atau layanan yang diberikan dalam bentuk yang terbaik dan konsisten.
Hal ini dapat terjadi jika perusahaan memiliki SOP. SOP akan membantu perusahaan memastikan output yang dihasilkan oleh karyawan sesuai dengan tujuan perusahaan.
Lantas bagaimana jika perusahaan tidak memiliki SOP? Mengutip dari Kelas HR ada beberapa dampak yang bisa dialami oleh perusahaan jika tidak memiliki SOP:
- Ketidakpastian dalam kegiatan operasional
- Tidak adanya standarisasi dalam menentukan kualitas produk atau layanan
- Risiko kegagalan dalam kepatuhan hukum
- Kesulitan dalam melakukan pelatihan terhadap karyawan baru karena tidak ada pedoman
- Kesulitan dalam mengelola risiko
Jenis-Jenis SOP
SOP bukan hanya dokumen yang disusun lalu disimpan tanpa digunakan. Namun, pedoman dalam SOP harus dapat diaplikasikan dengan efektif dalam kegiatan operasional perusahaan dan membantu karyawan dalam menjalankan tugasnya untuk menghasilkan output yang terbaik sesuai dengan tujuan perusahaan.
Dalam menyusun SOP, ada beberapa jenis SOP yang umumnya dibuat oleh perusahaan. Berikut ini adalah jenis-jenis SOP berdasarkan kategorinya beserta fungsinya:
1. Berdasarkan Informasi di Dalamnya
Pertama, SOP bisa dibuat dalam dua bentuk yaitu SOP teknis dan SOP Manajemen. Keduanya memiliki isi dan fungsi yang berbeda:
a. SOP Teknis
Jenis SOP yang satu ini memuat informasi, pedoman dan aturan mengenai bagaimana cara melakukan suatu kegiatan tertentu. Biasanya dalam SOP ini memuat langkah-langkah rinci yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan, tindakan preventif, dan solusi jika terjadi masalah tertentu.
b. SOP Manajemen
Selanjutnya, ada pula jenis SOP manajemen. SOP ini berbeda dari jenis yang pertama, sebab informasi yang dimuat adalah mengenai bagaimana SOP tersebut dibuat, diperbarui, dan diwai.
2. Berdasarkan Lingkup Kegiatannya
Jika dilihat berdasarkan lingkup kegiatannya maka SOP dibagi menjadi 2 yaitu SOP generik dan SOP Spesifik. Berikut adalah perbedaan dari keduanya:
a. SOP Generik
SOP Generik disusun untuk standarisasi secara umum yang berlaku tanpa batasan kegiatan atau pekerjaan tertentu. Karena dapat diterapkan secara luas, maka SOP ini disusun karena adanya kesamaan baik dari segi tahapan maupun pelaksanaannya.
b. SOP Spesifik
Berbeda dari jenis SOP sebelumnya, SOP yang satu ini disusun secara spesifik untuk bidang kerja tertentu. Misalnya, SOP pembuatan konten yang hanya berlaku untuk Divisi Media, SOP rekrutmen yang berlaku untuk divisi HR, dan lain-lain.
Siapa yang Membuat SOP?
Lantas, siapa yang bertanggung jawab untuk menyusun SOP? Apakah HR? Atau manajer masing-masing divisi?
Dalam menyusun SOP perlu dibuat tim penyusun SOP. Tim ini, idealnya terdiri dari beberapa pihak seperti:
- Penulis SOP
- Pelaksana lapangan yaitu karyawan yang akan menjalankan kegiatan tersebut
- pengawas lapangan yaitu supervisor
- Atasan pengawas yaitu manajer
HR bukanlah satu-satunya pihak yang bertanggung jawab untuk menyusun semua SOP untuk masing-masing divisi. Namun, perlu melibatkan tim penyusun yang memiliki wawasan mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan.
Dengan demikian tim penyusun bisa mengidentifikasi tindakan-tindakan apa saja yang efektif, potensi masalah yang akan dihadapi, serta solusi yang bisa dilakukan jika terjadi masalah.
Lantas apa tugas HR? HR bertugas untuk mengawasi pelaksanaan SOP dan memastikan SOP dijalankan dengan efektif untuk mencapai tujuan perusahaan.
Nah, itu tadi adalah beberapa jenis SOP perusahaan. Dokumen SOP memiliki peran penting untuk menjaga konsistensi dan standarisasi kualitas produk dan layanan yang dihasilkan oleh perusahaan.
Intensive HR Training, Belajar HR Bareng Profesional!
Untuk mengoptimalkan pengelolaan HR di perusahaan perlu memiliki talent-talent HR yang profesional. Oleh karena itu, untuk menjadi HR yang next level dan memiliki pemahaman yang menyeluruh seputar HR, yuk belajar HR hanya di Kelas HR. Dengan 50++ kelas yang bisa diikuti, kamu bisa belajar HR dari A-Z dan bergabung dengan grup profesional HR dari seluruh Indonesia. Ada kelas gratis juga tiap bulan, lho !
Jadi, tunggu apa lagi?
Kelas HR
Grow Together
