Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang sangat penting bagi perusahaan untuk menjaga konsistensi operasional perusahaan. Oleh sebab itu dalam pembuatannya tidak bisa sembarangan, namun ternyata beberapa kesalahan umum dalam pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang sering dilakukan.
Kesalahan-kesalahan tersebut perlu dihindari agar tidak mengurangi efektivitas operasional perusahaan. Nah, berikut ini adalah beberapa kesalahan yang perlu dihindari.
Table of Content
Kesalahan Umum dalam Pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Pembuatan SOP memiliki beberapa karakteristik yang harus dipenuhi diantaranya adalah spesifik, lengkap, memiliki bahasa yang jelas dan mudah dipahami, bisa diterapkan, controllable dan bisa diaudit. Namun sayangnya masih ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan saat pembuatan SOP tersebut.
Jika dilakukan maka dapat berisiko pada pelaksanaan SOP itu sendiri. Berikut ini adalah beberapa kesalahan yang perlu dihindari dalam pembuatan SOP:
1. Terlalu kompleks atau terlalu singkat
Kesalahan pertama adalah membuat SOP yang terlalu kompleks atau terlalu singkat. SOP yang terlalu rumit bisa membuat karyawan bingung dan sulit untuk diikuti.
Sementara SOP yang terlalu pendek bisa jadi tidak memberikan panduan yang cukup. Oleh sebab itu penting untuk bagi penyusun SOP untuk memahami bagaimana cara menyampaikan informasi yang dibutuhkan dengan bahasa yang mudah dipahami dan jelas tanpa ada informasi yang tertinggal.
Sebab pemilihan bahasa juga menjadi kesalahan umum dalam pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang sering dilakukan. Penggunaan kata yang rumit dalam SOP dapat menyebabkan kebingungan bagi karyawan dan bisa mengakibatkan kesalahpahaman.
2. Tidak melibatkan pihak yang Berkepentingan
Kesalahan berikutnya dalam pembuatan SOP adalah tidak melibatkan pihak yang berkepentingan dalam proses pembuatan SOP. Dalam membuat SOP penting sekali memperhatikan masukan dan pendapat dari karyawan yang secara langsung terlibat dalam proses, supervisor, dan pihak-pihak terkait lainnya. Tujuannya agar SOP mencerminkan praktik terbaik dan realitas di lapangan.
Selain itu kesalahan umum dalam pembuatan Standar Operasional Prosedur yang sering dilakukan adalah mengabaikan masukan dari karyawan. Menerima masukan dari karyawan akan membantu pihak penyusun SOP memperbaiki dokumen SOP dan membuatnya lebih efektif.
3. Tidak memperbarui SOP secara berkala
SOP perlu diperbarui secara berkala sesuai dengan perkembangan perusahaan, teknologi, atau perubahan dalam proses kerja. Salah satu kesalahan umum yang sering dilakukan adalah tidak memperbarui SOP secara berkala, sehingga informasi dalam SOP menjadi usang dan tidak relevan.
Selain itu dalam SOP hanya menjelaskan langkah-langkah yang harus diikuti. Padahal dalam suatu pekerjaan tentu ada kemungkinan terjadinya kendala atau masalah.
Oleh sebab itu dalam SOP juga harus mencakup identifikasi risiko atau kendala yang mungkin terjadi selama proses. Kemudian menjelaskan solusi yang bisa dilakukan jika terjadi kendala tersebut. Dengan mengabaikan hal ini dapat menyebabkan karyawan tidak memiliki kesiapan jika menghadapi masalah yang mungkin muncul.
5. Tidak menyertakan ilustrasi atau contoh
Kesalahan lainnya adalah tidak menyertakan ilustrasi atau contoh dalam SOP. Pada beberapa sektor usaha memasukkan ilustrasi dan contoh dalam SOP dapat membantu memperjelas langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan.
Sebelum mengimplementasikan SOP, sebaiknya SOP diuji terlebih dahulu dalam situasi nyata. Hal ini membantu mengidentifikasi masalah atau ketidakjelasan yang mungkin muncul dari draft SOP yang sudah dibuat.
Nah, itu tadi adalah 5 kesalahan umum dalam pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP). Dengan menghindari hal-hal di atas bisa menjadi upaya yang tepat untuk menjaga kualitas dan efektivitas SOP perusahaan.
