PHK yang baik dilakukan sesuai dengan regulasi yang telah diatur dalam UU yang berlaku. Salah satunya adalah menerbitkan surat Pemutusan Hubungan Kerja.
Meskipun dalam regulasi yang berlaku, pengusaha dan karyawan harus mengupayakan agar tidak terjadi PHK, namun dalam dunia bisnis, hal ini seringkali tidak dapat dihindari. Jika perusahaan sedang menghadapi masalah ini, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat PHK. Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut mengenai komponen dalam surat beserta contohnya.
Table of Content
Komponen Wajib Dalam Surat Pemutusan Hubungan Kerja
Sebelum membuat surat tersebut, penting untuk mengetahui apa saja informasi yang perlu dimasukkan dalam surat PHK tersebut. Mengutip dari Kontrak hukum, berikut ini adalah beberapa komponen dalam surat PHK:
1. Identitas Para Pihak yang Terlibat
Pertama, dalam menyusun surat pemutusan hubungan kerja, komponen yang paling esensial adalah mencantumkan identitas para pihak. Identitas ini meliputi identitas perusahaan dan karyawan dengan menyebutkan:
- Perusahaan: Nama perusahaan, alamat lengkap, informasi kontak perusahaan
- Karyawan: Nama lengkap, ID karyawan, dan jabatan.
2. Alasan PHK
Berikutnya, dalam surat PHK juga perlu mencantumkan dengan jelas dan tegas alasan terjadinya PHK. Alasan ini harus dijelaskan secara rinci agar tidak terjadi kesalahpahaman antara pihak perusahaan dan karyawan.
Selain itu pastikan bahwa alasan yang dicantumkan berdasarkan fakta serta tidak bertentangan dengan ketentuan yang berlaku. Alasan PHK yang sah menurut UU Cipta Kerja dalam disimak pada link berikut ini.
3. Tanggal Berakhirnya Hubungan Kerja
Surat Pemutusan Hubungan Kerja menjadi penanda bahwa karyawan tersebut resmi tidak bekerja di perusahaan pada tanggal yang telah ditentukan. Oleh sebab itu dalam surat tersebut juga perlu dicantumkan dengan jelas kapan tanggal berakhirnya hubungan kerja.
Dengan demikian karyawan dapat mengetahui kapan mereka harus mulai meninggalkan tugas-tugas mereka. Selain itu menjadi acuan bagi tim HR untuk segera mencari pengganti yang baru.
4. Hak dan Kewajiban Setelah PHK
Karyawan yang terkena PHK memiliki beberapa hak yang harus dipenuhi oleh perusahaan, seperti pembayaran gaji, pesangon, uang penggantian hak, dan uang penghargaan masa kerja. Selain hak, perusahaan juga bisa mencantumkan kewajiban karyawan yang di PHK seperti mengembalikan set perusahaan maupun menyelesaikan kewajiban sebelum tanggal aktif PHK.
5. Prosedur Penyelesaian Sengketa
Berikutnya, jika dalam keputusan PHK tersebut terdapat potensi sengketa, maka dalam surat PHK juga perlu mencantumkan prosedur penyelesaian sengketa yang bisa ditempuh oleh karyawan. Hal ini memberikan informasi kepada karyawan mengenai langkah-langkah yang bisa diambil jika tidak puas dengan keputusan PHK yang diambil oleh perusahaan.
Etika dalam Menyampaikan Surat PHK
Meskipun PHK adalah keputusan manajemen, cara penyampaiannya sangat penting. Berikut etika yang harus diperhatikan dalam menyusun dan menyampaikan surat PHK:
- Gunakan bahasa yang sopan dan profesional.
- Sampaikan alasan PHK dengan jelas dan jujur, tanpa menyalahkan karyawan.
- Tunjukkan empati dan penghargaan atas kontribusi karyawan.
- Jelaskan hak-hak yang akan diterima karyawan setelah pemutusan hubungan kerja.
- Jika memungkinkan, berikan dukungan transisi, seperti surat rekomendasi atau pelatihan ulang.
Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja
Berikut adalah contoh surat PHK karena kebangkrutan perusahaan yang ditulis secara profesional:
PT MAJU BERSAMA SEJAHTERA
Jl. Industri No. 88, Kawasan Niaga, Jakarta 11480
Telp: (021) 7654321 | Email: info@maju-sejahtera.co.id
Website: www.maju-sejahtera.co.id
SURAT KEPUTUSAN PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Nomor: 020/SP-PHK/MBS/VIII/2025
Jakarta, 25 Agustus 2025
Kepada Yth.,
Bapak/Ibu Dedi Pratama
Staf Administrasi
PT Maju Bersama Sejahtera
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kondisi keuangan perusahaan yang semakin memburuk dalam dua tahun terakhir, dan setelah melalui proses audit serta kajian hukum yang menyeluruh, kami dengan sangat menyesal menginformasikan bahwa PT Maju Bersama Sejahtera telah dinyatakan bangkrut berdasarkan putusan Pengadilan Niaga Jakarta Pusat No. 157/Pdt.Sus-Pailit/2025/PN.Niaga.Jkt.Pst tanggal 20 Agustus 2025.
Oleh karena itu, dengan berat hati, manajemen memutuskan untuk melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) terhadap seluruh karyawan, termasuk Bapak/Ibu, terhitung mulai tanggal:
1 September 2025
Kami ingin menyampaikan penghargaan setinggi-tingginya atas dedikasi, kontribusi, dan kerja keras Bapak/Ibu selama menjadi bagian dari perusahaan.
Sebagai bentuk tanggung jawab dan penghormatan terhadap hak-hak karyawan, perusahaan akan memberikan kompensasi sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku, antara lain:
- Uang pesangon sesuai masa kerja
- Uang penghargaan masa kerja (UPMK)
- Uang penggantian hak (UPH)
- Tunjangan lainnya yang menjadi hak Bapak/Ibu
Proses administrasi dan pencairan hak-hak tersebut akan dikoordinasikan oleh Tim HRD dan Legal, dengan jadwal sebagai berikut:
- Konsultasi HRD: 26–30 Agustus 2025
- Penandatanganan dokumen PHK: 31 Agustus 2025
- Pencairan dana kompensasi: 5–10 September 2025
Kami juga menyediakan surat rekomendasi kerja bagi Bapak/Ibu yang membutuhkannya sebagai bentuk dukungan kami dalam proses mencari pekerjaan baru.
Demikian surat ini kami sampaikan. Kami memahami bahwa keputusan ini bukanlah hal yang mudah, dan kami turut merasakan dampaknya bagi Bapak/Ibu dan keluarga. Kami berharap Bapak/Ibu dapat menerima keputusan ini dengan lapang dada dan terus semangat menatap masa depan.
Atas nama seluruh manajemen dan keluarga besar PT Maju Bersama Sejahtera, kami mengucapkan terima kasih atas loyalitas dan kerja sama yang telah terjalin selama ini.
Hormat kami,
PT MAJU BERSAMA SEJAHTERA
ttd.
Andi Saputra
Direktur Utama
Tembusan:
- Departemen HRD
- Tim Legal
- Arsip Perusahaan
Nah, itu tadi adalah contoh surat Pemutusan Hubungan Kerja yang terjadi karena kebangkrutan. Meski sulit, proses PHK tetap harus dilakukan secara etis, profesional, dan sesuai hukum. Surat PHK yang baik akan membantu menjaga hubungan baik antara karyawan dan perusahaan, bahkan setelah kerjasama berakhir.
Intensive HR Training, Belajar HR Bareng Profesional!
Untuk mengoptimalkan pengelolaan HR di perusahaan perlu memiliki talent-talent HR yang profesional. Oleh karena itu, untuk menjadi HR yang next level dan memiliki pemahaman yang menyeluruh seputar HR, yuk belajar HR hanya di Kelas HR. Dengan 50++ kelas yang bisa diikuti, kamu bisa belajar HR dari A-Z dan bergabung dengan grup profesional HR dari seluruh Indonesia. Ada kelas gratis juga tiap bulan, lho !
Jadi, tunggu apa lagi?
Kelas HR
Grow Together
