Bagaimana cara memastikan perusahaan memiliki tenaga kerja yang memadai, sesuai dengan kebutuhan dan bisa bekerja secara optimal? Jawabannya adalah dengan manpower planning. Dengan mengetahui bagaimana cara menghitung manpower planning, perusahaan akan terhindar dari masalah-masalah skill gap maupun talent gap.
Lantas bagaimana cara menghitungnya? Simak penjelasannya berikut ini!
Mengapa Manpower Planning Itu Penting?
Sebelum membahas cara menghitung manpower planning, kita harus memahami dulu mengapa perusahaan perlu melakukan perencanaan tenaga kerja. Manpower Planning atau perencanaan tenaga kerja merupakan bagian penting dari strategi pengelolaan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan.
Mengutip dari Mekari talenta, prinsip dalam pelaksanaan manpower planning adalah memastikan bahwa perencanaan SDM yang dilakukan sesuai dengan tujuan perusahaan serta fokus pada perencanaan jangka panjang bukan hanya memenuhi kebutuhan karyawan jangka pendek. Bagi perusahaan, manpower planning memiliki peran yang sangat penting yaitu:
1. Efisiensi Operasional
Manpower Planning membantu perusahaan memastikan bahwa jumlah karyawan sesuai dengan kebutuhan. Kelebihan karyawan dapat menyebabkan pemborosan biaya, sedangkan kekurangan karyawan bisa menghambat produktivitas dan pelayanan kepada pelanggan.
2. Pengambilan Keputusan Strategis
Dengan perencanaan tenaga kerja yang baik, manajemen bisa mengambil keputusan strategis terkait perekrutan, pelatihan, promosi, hingga pengurangan tenaga kerja. Ini sangat penting dalam situasi perubahan pasar atau teknologi yang cepat.
3. Memprediksi Kebutuhan SDM Masa Depan
Manpower planning bukan hanya sekedar memenuhi kebutuhan tenaga kerja untuk saat ini namun juga memungkinkan perusahaan untuk memproyeksikan kebutuhan tenaga kerja di masa depan berdasarkan data historis dan proyeksi bisnis. Hal ini penting untuk menghindari kekurangan tenaga kerja kritis saat ekspansi atau proyek besar.
4. Meningkatkan Kepuasan dan Produktivitas Karyawan
Karyawan yang merasa pekerjaannya terencana dengan baik, beban kerjanya merata, serta ada jenjang karir yang jelas, akan lebih puas dan termotivasi dalam bekerja. Dengan demikian adanya manpower planning dapat mendukung pengembangan karyawan di perusahaan.
Menghitung Jumlah Manpower Planning
Setelah memahami pentingnya perencanaan tenaga kerja, kini saatnya kita masuk ke inti pembahasan yaitu cara menghitung manpower planning. Langkah pertama dalam menghitung kebutuhan tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja masa depan adalah menganalisis kebutuhan tenaga kerja perusahaan. Dalam hal ini ada beberapa langkah yang perlu dilakukan yaitu:
- Menganalisis tujuan perusahaan
- Menganalisis struktur organisasi
- Menganalisis proyeksi pertumbuhan perusahaan
Ketiga hal ini perlu dilakukan untuk mengidentifikasi skill gap dan talent gap di perusahaan. Dengan mengetahui tujuan perusahaan dan proyeksi pertumbuhan di masa depan maka akan ditemukan jumlah kebutuhan tenaga kerja.
Cara Menghitung Manpower Planning
Dalam menghitung kebutuhan tenaga kerja, ada beberapa metode yang bisa digunakan. Berikut ini adalah beberapa metode untuk menghitung manpower planning:
1. Metode Manajerial
Metode manajerial adalah cara menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan pertimbangan kebutuhan manajemen. Dalam metode ini masing-masing manajer divisi memberikan list kebutuhan tenaga kerja kepada HR untuk dilakukan perekrutan. Selanjutnya manajemen akan melakukan approval kebutuhan tenaga kerja yang dibutuhkan.
Setiap divisi pasti memiliki kuota tenaga kerja dengan kualifikasi yang sesuai dengan jabatannya. Untuk memenuhi kuota ini, manajer tim bisa membuat list kebutuhan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhannya.
2. Metode Studi Kerja
Selanjutnya, cara menghitung manpower planning juga bisa dilakukan dengan menggunakan metode studi kerja. Metode ini menghitung kebutuhan tenaga kerja menggunakan analisis beban kerja berdasarkan waktu.
Contoh, output produksi yang direncanakan dalam 1 tahun adalah 100.000 unit dengan waktu kerja per unit adalah 2 jam. Dengan demikian:
- Waktu yang dibutuhkan = 2 jam x 100.000 = 200.000 jam
- Waktu kerja produktif per pekerja per tahun = 2.000 jam
- Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan = 200.000/2.000 = 100 orang
Metode ini cukup sederhana untuk dilakukan. Namun metode ini hanya digunakan untuk pekerjaan yang sifatnya tetap, manual dan tidak berubah-ubah.
3. Metode Trend
Berikutnya ada pula metode trend yang dilakukan dengan cara melihat trend pada beberapa tahun terakhir. Metode ini tidak perlu menghitung, hanya perlu melihat jumlah penambahan karyawan di perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Sebagai contoh, dalam 3 tahun terakhir divisi Marketing terdapat penambahan 2 orang, maka untuk tahun berikutnya dapat dibuka kebutuhan karyawan dengan jumlah yang sama.
4. Metode Rasio
Selanjutnya, metode rasio juga bisa digunakan dalam menghitung manpower planning. Berbeda dengan metode studi kerja yang mengukur kebutuhan tenaga kerja berdasarkan analisis waktu, metode rasio memperhitungkan faktor lain seperti upah dan profit.
Sebagai contoh, di tahun 2024 perusahaan mendapatkan profit sebesar 200 miliar dengan jumlah karyawan sebanyak 200, maka rasio karyawan dengan profit adalah 1:1. Jika perusahaan ingin meningkatkan profit menjadi 300 miliar maka perusahaan perlu menambahkan 100 karyawan lagi.
Dampak Jika Perusahaan Tidak Memiliki Manpower Planning
Manpower planning bukan hanya sekedar menghitung kebutuhan karyawan. Namun sebuah strategi untuk memastikan perusahaan memiliki tenaga kerja dan keterampilan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa manpower planning, perusahaan akan mengalami berbagai risiko dan masalah serius, antara lain:
1. Overstaffing dan Pemborosan Biaya
Tanpa perencanaan, perusahaan bisa mempekerjakan terlalu banyak karyawan, yang artinya membayar gaji lebih dari yang seharusnya. Hal ini akan berdampak pada efisiensi keuangan.
2. Understaffing dan Penurunan Kinerja
Sebaliknya, kekurangan tenaga kerja akan membuat beban kerja menumpuk, layanan terganggu, dan karyawan mengalami stres. Hal ini bisa berimbas pada penurunan produktivitas dan meningkatnya turnover.
3. Kegagalan Proyek dan Target
Proyek penting bisa tertunda atau gagal karena kekurangan orang dengan keterampilan yang tepat pada waktu yang dibutuhkan. Jika kinerja buruk akibat SDM yang tidak mencukupi, reputasi perusahaan di mata pelanggan, investor, dan calon karyawan akan menurun.
Manpower Planning bukan sekadar tugas HR, melainkan bagian penting dari strategi bisnis jangka panjang. Dengan cara menghitung manpower planning yang tepat, perusahaan bisa memastikan bahwa mereka memiliki jumlah tenaga kerja yang cukup, kompeten, dan efisien untuk mencapai tujuan bisnis.
Intensive HR Training, Belajar HR Bareng Profesional!
Untuk mengoptimalkan pengelolaan HR di perusahaan perlu memiliki talent-talent HR yang profesional. Oleh karena itu, untuk menjadi HR yang next level dan memiliki pemahaman yang menyeluruh seputar HR, yuk belajar HR hanya di Kelas HR. Dengan 50++ kelas yang bisa diikuti, kamu bisa belajar HR dari A-Z dan bergabung dengan grup profesional HR dari seluruh Indonesia. Ada kelas gratis juga tiap bulan, lho !
Jadi, tunggu apa lagi?
Kelas HR
Grow Together
