Setelah kandidat terbaik dipilih dalam proses rekrutmen, HR akan memberikan offering letter kepada calon karyawan . Sayangnya, setelah offering letter diberikan tak jarang ada calon karyawan yang justru “kabur” dan tidak meneruskan proses rekrutmen. Pertanyaannya, apakah offering letter mengikat para pihak? Apakah dengan adanya offering letter ini sudah memberikan kekuatan hukum yang tetap bagi para pihak yang bersangkutan?
Untuk menjawabnya, penting bagi perusahaan maupun calon karyawan memahami apa itu offering letter, apa fungsinya, serta perbedaannya dengan kontrak kerja. Dengan pemahaman yang tepat, risiko kesalahpahaman dan konflik di kemudian hari dapat diminimalkan.
Apa Itu Offering Letter?
Offering letter adalah surat penawaran kerja yang diberikan perusahaan kepada kandidat terpilih sebelum penandatanganan kontrak kerja resmi. Dokumen ini biasanya berisi ringkasan ketentuan utama pekerjaan yang ditawarkan, seperti:
- Jabatan atau posisi
- Gaji dan tunjangan
- Lokasi kerja
- Jam kerja
- Tanggal mulai bekerja
- Status hubungan kerja (kontrak atau tetap)
- Syarat dan ketentuan tertentu
Offering letter dapat dikatakan sebagai bentuk konfirmasi awal bahwa perusahaan berniat mempekerjakan kandidat tersebut. Namun, niat ini belum tentu berarti hubungan kerja telah terbentuk secara hukum.
Offering letter secara resmi dan tertulis menginformasi kepada kandidat terpilih bahwa mereka dinyatakan diterima dalam proses seleksi kerja. Meski demikian, hubungan kerja baru akan terbentuk setelah kandidat tersebut menyetujui, menandatangani dan dilanjutkan dengan penandatanganan kontrak kerja.
Fungsi Offering Letter dalam Proses Rekrutmen
Bagi HR maupun pelamar kerja, perlu memahami fungsi dan tempat offering letter dalam, proses rekrutmen agar tidak menimbulkan kesalahpahaman di kemudian hari. Offering letter memiliki beberapa fungsi penting, baik bagi perusahaan maupun calon karyawan, diantaranya adalah:
1. Memberikan Kepastian Awal
Bagi kandidat, offering letter menjadi bukti bahwa mereka telah dipilih dan ditawarkan posisi tertentu. Hal ini membantu kandidat mempertimbangkan keputusan karirnya secara lebih matang.
2. Alat Negosiasi
Berikutnya, offering letter sering menjadi dasar negosiasi terakhir sebelum kontrak kerja ditandatangani. Kandidat dapat mengajukan revisi terkait gaji, tunjangan, atau tanggal mulai kerja. Hal ini juga bisa menjadi landasan untuk menyusun kontrak kerja resmi.
3. Mengurangi Risiko Kesalahpahaman
Berikutnya, offering letter juga bisa menjadi alat untuk mengurangi kesalahpahaman dalam pekerjaan. Dengan mencantumkan poin-poin utama pekerjaan secara tertulis, offering letter membantu menghindari perbedaan persepsi antara perusahaan dan kandidat.
4. Bukti Itikad Baik
Bagi perusahaan, offering letter menunjukkan itikad baik dan profesionalisme dalam proses rekrutmen. Meskipun belum tentu berarti offering letter mengikat para pihak sepenuhnya.
Apakah Offering Letter Mengikat Para Pihak Secara Hukum?
Pertanyaan inti yang sering muncul adalah apakah offering letter memiliki kekuatan hukum yang mengikat. Jawabannya adalah tidak.
Offering letter adalah dokumen penawaran bukan kontrak kerja yang mengikat secara hukum. Dengan demikian tidak ada kewajiban dan risiko hukum timbul jika salah satu pihak tidak memenuhi isi offering letter tersebut.
Misalnya, kandidat terpilih yang sudah dikirimi offering letter, mendadak mengundurkan diri dari proses rekrutmen. Jika terjadi demikian maka perusahaan tidak bisa menyalahkan kandidat, sebab offering letter belum memiliki kekuatan hukum yang mengikat. Kandidat memiliki hak untuk menerima atau menolak offering letter yang dikirim oleh perusahaan.
Contoh Offering Letter Sederhana
Tidak ada format khusus dalam menyusun offering letter. Namun, ada berikut contoh singkat struktur offering letter yang bisa digunakan:
- Identitas perusahaan
- Identitas calon karyawan
- Jabatan yang ditawarkan
- Gaji dan tunjangan
- Tanggal mulai bekerja
- Pernyataan bahwa kontrak kerja resmi akan ditandatangani kemudian
- Tanda tangan HR/User
[KOP SURAT]
[Logo dan nama perusahaan]
[Alamat dan kontak perusahaan]
Jakarta, 6 Desember 2024
Yth. Sdr. Tiara Andini
Berdasarkan seleksi perusahaan PT Digital Maju, kami menawarkan posisi pekerjaan sebagai Senior Content Editor dengan ketentuan sebagai berikut:
Nama Perusahaan: PT Digital Maju
Lokasi Penempatan: Jakarta
Nama: Tiara Safinah
Tempat Tanggal Lahir: 11 September 1991
Jabatan: Senior Content Editor
Status Kepegawaian: Pegawai Tetap
Jam Kerja: Senin–Jumat, 09.00–18.00 WIB
Tanggal Mulai Bekerja: 1 Januari 2025
Rincian Gaji dan Tunjangan:
Gaji Pokok: Rp8.000.000
Uang Makan: Rp500.000
Uang Transportasi: Rp1.500.000
Tunjangan Hari Raya: Rp8.000.000
Asuransi: BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan
Cuti Tahunan: 14 hari
Cuti Kehamilan: 3 bulan
Mohon konfirmasi dalam waktu 2 minggu setelah surat ini diterima. Kami terbuka untuk melakukan negosiasi apabila diperlukan.
Hormat kami,
Adilah Fajar
HR Manager
PT Digital Maju
Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja
Offering letter berbeda dengan perjanjian kerja. Agar tidak tertukar, berikut perbedaan utama antara offering letter dan kontrak kerja:
Berikut tabel perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja yang ringkas, jelas, dan mudah dipahami:
| Aspek Perbandingan | Offering Letter | Kontrak Kerja |
| Pengertian | Surat penawaran kerja yang diberikan perusahaan kepada calon karyawan sebelum mulai bekerja | Perjanjian kerja resmi antara perusahaan dan karyawan |
| Waktu Pemberian | Setelah kandidat dinyatakan lolos seleksi dan sebelum tanda tangan kontrak | Sebelum atau pada hari pertama karyawan mulai bekerja |
| Tujuan | Menyampaikan penawaran kerja dan ketentuan awal |
|
| Sifat Dokumen | Bersifat penawaran dan konfirmasi awal | Bersifat mengikat secara hukum |
| Kekuatan Hukum | Tidak mengikat secara hukum | Mengikat penuh para pihak |
| Tanda Tangan | Bisa ditandatangani atau tidak, tergantung kebijakan perusahaan | Wajib ditandatangani kedua belah pihak |
| Risiko Hukum | Tidak ada risiko hukum | Memiliki risiko hukum jika ada pihak yang melanggar perjanjian yang sudah disepakati |
Offering letter merupakan bagian penting dalam proses rekrutmen, namun bukanlah akhir dari proses hukum hubungan kerja. Fungsinya lebih sebagai penegasan niat dan dasar komunikasi sebelum kontrak kerja resmi dibuat.
Oleh karena itu, baik perusahaan maupun calon karyawan perlu memahami posisi offering letter dengan tepat. Dengan pemahaman yang benar, perdebatan mengenai apakah offering letter mengikat para pihak dapat dihindari, dan proses rekrutmen dapat berjalan lebih profesional dan aman bagi semua pihak.
Intensive HR Training, Belajar HR Bareng Profesional!
Untuk mengoptimalkan pengelolaan HR di perusahaan perlu memiliki talent-talent HR yang profesional. Oleh karena itu, untuk menjadi HR yang next level dan memiliki pemahaman yang menyeluruh seputar HR, yuk belajar HR hanya di Kelas HR. Dengan 50++ kelas yang bisa diikuti, kamu bisa belajar HR dari A-Z dan bergabung dengan grup profesional HR dari seluruh Indonesia. Ada kelas gratis juga tiap bulan, lho !
Jadi, tunggu apa lagi?
Kelas HR
Grow Together
