Setiap perusahaan pasti memiliki pembagian divisi sesuai dengan fungsi dan tugasnya masing-masing. Salah satunya adalah general affair, posisi yang satu ini biasanya berada di bawah pimpinan divisi umum. Namun pada beberapa perusahaan dengan struktur organisasi yang lebih sederhana, general affair biasanya digabungkan dengan HR. Lantas apa itu general affair?
Posisi yang satu ini memegang peran penting terhadap kelancaran operasional perusahaan. Sebab seorang general affair akan mengurus perihal pengadaan kebutuhan perusahaan. Untuk memahami lebih lanjut tentang general affair ini simak ulasannya secara lengkap di bawah ini.
Table of Content
Apa Itu General Affair?
Dilansir dari Great Day HR, general affair merupakan bagian dari divisi umum perusahaan. Posisi yang satu ini memiliki tugas untuk menangani berbagai urusan administratif dan juga operasional perusahaan.
Contoh tugas dari posisi ini adalah mengelola dan menyediakan kebutuhan tiap divisi di perusahaan. Baik itu kebutuhan barang dan jasa seperti fasilitas kantor, pengadaan barang, perizinan, perjalanan dinas, pengarsipan dan lain sebagainya.
Tidak semua perusahaan mempunyai posisi yang satu ini, sebab biasanya tugas yang dilakukan oleh general affair akan dilakukan oleh HR atau staff purchasing. Hal ini dilakukan untuk menghemat pengeluaran perusahaan. Jadi biasanya yang memiliki posisi ini adalah perusahaan yang sudah berskala besar.
Apa Fungsi General Affair di Perusahaan?
Setelah mengetahui apa itu general affair, sekarang simak apa saja yang menjadi fungsi utama dari posisi yang satu ini. Dalam menjalankan tugas-tugasnya, general affair memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Fungsi pemeliharaan dan perawatan
Fungsi general affair yang pertama adalah pemeliharaan dan perawatan fasilitas perusahaan. Dalam menjalankan fungsi ini, general affair akan melakukan penilaian kondisi dan kebutuhan perusahaan. Dengan demikian general affair dapat menentukan prioritas dalam mengajukan anggaran.
Misalnya jika kebutuhan untuk melakukan perbaikan toilet lebih penting daripada memperbarui interior ruang meeting maka general affair akan mengajukan anggaran untuk memperbaiki toilet perusahaan. Fungsi general affair yang satu ini sangat penting bagi kelancaran operasional perusahaan.
2. Membuat anggaran
Fungsi lanjutan dari perawan dan pemeliharaan adalah menyusun anggaran. General affair nantinya akan menyiapkan laporan secara berkala untuk keperluan rapat anggaran.
Laporan anggaran yang dibuat oleh general affair itu terdiri dari aset apa saja yang dibutuhkan dan biaya yang diperlukan. Dari laporan anggaran yang dibuat oleh general affair ini nantinya perusahaan dapat menilai apakah anggaran tersebut memang perlu dan efektif untuk kelancaran operasional perusahaan.
3. Membuat SOP
Masih banyak yang tidak memahami apa itu general affair dan fungsinya di perusahaan. Seorang general affair tak hanya bertanggung jawab dalam mengelola pengadaan kebutuhan kantor saja namun juga menciptakan SOP pengadaan dan perawatan fasilitas kantor.
4. Membina hubungan baik
Fungsi berikutnya yang tak kalah penting adalah membina hubungan baik dengan para supplier. Hubungan baik yang terjalin antara perusahaan dengan supplier ini akan berdampak positif pada operasional perusahaan. Selain itu juga meningkatkan citra baik perusahaan di mata klien.
5. Membantu perizinan
Divisi general affair juga memiliki fungsi untuk menjaga hubungan baik dengan pihak eksternal lainnya. General affair yang ada di perusahaan akan membantu dalam hal pengurusan perizinan yang dibutuhkan baik itu dengan kepolisian, pemerintah daerah, wartawan dan lain sebagainya.
Nah, itu tadi adalah penjelasan mengenai apa itu general affair beserta fungsinya di perusahaan. Keberadaan general affair sangat diperlukan oleh perusahaan terutama untuk perusahaan yang berskala besar demi menjaga kelancaran operasional perusahaan.
