Di era digital tatantang HR dalam menjalankan tugasnya semakin kompleks. Para praktisi HR didorong untuk dapat beradaptasi dan memanfaatkan teknologi agar tidak mengalami ketertinggalan. Salah satunya adalah teknologi HRIS.
HRIS atau Human Resource Information System merupakan tool yang dapat membantu meringankan kerja HR. Meski demikian, perlu persiapan dan pertimbangan yang matang apabila perusahaan memutuskan untuk menggunakan HRIS.
Table of Content
Tantangan Penggunaan HRIS
Meskipun memiliki segudang manfaat dan dapat meringankan fungsi HR di perusahaan. Ternyata penggunaan HRIS juga memiliki tantangan tersendiri.
Hal ini perlu dipertimbangkan oleh perusahaan ketika akan mengadopsi penggunaan HRIS ke perusahaan. Berikut adalah beberapa tantangan dalam pengimplmentasian HRIS:
- Penggunaan HRIS membutuhkan dana yang tidak sedikit.
- Tidak adanya dukungan dari pihak manajerial.
- Analisis yang dilakukan oleh sistem kurang mendalam.
- Membutuhkan adaptasi karyawan, hal ini bisa berdampak pada ketidaknyamanan bahkan penolakan.
- Membutuhkan pemahaman yang mendalam.
- Kesulitan dalam pemeliharaan sistem.
- Kerusakan sistem.
Tahapan Persiapan HRIS
Meskipun terdapat tantangan dalam menggunakannya, HRIS tetap merupakan investasi jangka panjang yang dapat mendukung perkembangan perusahaan. Dilansir dari id.hrnote.asia, terdapat 75% HR profesional yang telah menggunakan layanan teknologi SDM.
Hal ini tentunya didorong karena adanya kebutuhan perusahaan dan visi untuk mengoptimalkan divisi HR untuk meningkatkan mutu perusahaan. Apabila sudah memutuskan untuk menggunakan HRIS, berikut ini adalah tahapan-tahapan yang perlu dilalui untuk melakukannya:
1. Persiapan internal
Pada tahap persiapan internal ini hal yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi kebutuhan dan keinginan perusahaan secara keseluruhan. Dengan demikian akan lebih mudah memahami apa saja yang nantinya akan dibutuhkan dari penggunaan HRIS.
2. Penentuan desain
Tahap selanjutnya adalah penentuan desain yaitu desain sistem seperti apa yang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan. Selain itu dalam penentuan desain ini juga menentukan pula informasi seperti apa yang ingin dihasilkan dari sistem tersebut.
3. Tahap pengembangan
Pada tahap ini perusahaan mulai mengembangkan sistem yang dibutuhkan. Untuk melakukan tahap ini maka perusahaan perlu memiliki tenaga kerja yang ahli pada bidang IT.
Apabila tidak mengembangkan sistem sendiri, perusahaan juga dapat membelinya langsung sebab banyak vendor yang menawarkan software HRIS yang siap pakai. Apabila membeli software HRIS perlu diperhatikan hal berikut:
- Mencari vendor yang bertanggung jawab.
- Mencari vendor yang memiliki layanan pelanggan.
- Mencari software HRIS yang sesuai dengan kebutuhan.
4. Tahap sosialisasi
Penggunaan layanan HRIS memerlukan sosialisasi yang bertahap agar HR tidak kaget ketika harus berpindah menggunakan layanan teknologi tersebut. Pada tahap ini hal yang dapat dilakukan perusahaan adalah sebagai berikut:
- Membentuk tim sosialisasi.
- Membuat kelas untuk memberikan sosialisasi penggunaan layanan HRIS.
- Membuat buku panduan untuk mempermudah penggunaan.
Sebelum perusahaan memutuskan untuk bertransformasi menggunakan layanan HRIS sebaiknya lakukan survei terhadap kebutuhan dan kemampuan perusahaan. Setelah itu lakukan proses persiapan secara bertahap agar semua berjalan lancar. Semoga bermanfaat.
