Sebagai HR, salah satu tugas yang harus dilakukan adalah mengelola payroll atau penggajian. Perlu dipahami bahwa mengelola payroll ini bukan hanya sekedar tugas administratif, namun bisa berdampak pada kepuasan dan produktivitas karyawan. Oleh sebab itu, jangan sampai perusahaan menggaji karyawan asal-asalan.

Payroll management yang buruk tidak hanya merugikan karyawan, tetapi juga berpotensi menimbulkan kerugian besar bagi perusahaan. Inilah alasan mengapa pelatihan payroll management menjadi penting untuk diikuti oleh HR. Berikut ini adalah rekomendasi pelatihan payroll manajement yang bisa diikuti:

Mengapa Payroll Management Sangat Krusial bagi Perusahaan?

Payroll atau penggajian adalah salah satu aspek paling sensitif dalam hubungan kerja. Kesalahan kecil dalam perhitungan gaji bisa berdampak besar terhadap kepercayaan karyawan. Mengutip dari Lano, payroll bisa berdampak langsung pada aspek berikut ini:

• Reputasi perusahaan
• Keputusan hukum
• Integritas keuangan perusahaan
• Employee engagement
• Produktivitas karyawan

Selain, ketika perusahaan tidak menggunakan manajemen penggajian dengan baik, beberapa risiko serius dapat muncul. Berikut ini adalah beberapa risiko pengelolaan payroll yang buruk:

1. Keterlambatan pembayaran gaji

Kondisi ini sering menjadi pemicu utama ketidakpuasan karyawan. Ketika gaji terlambat dibayarkan, motivasi dan produktivitas karyawan dapat menurun drastis, bahkan memicu tingginya tingkat turnover.

2. Kesalahan Input Gaji

Selanjutnya, masalah yang bisa terjadi karena manajemen payroll yang buruk adalah ketidaksesuaian nominal gaji yang dibayarkan. Kesalahan perhitungan dapat menyebabkan kekurangan atau kelebihan pembayaran gaji. Kekurangan gaji jelas merugikan karyawan, sementara kelebihan gaji dapat menimbulkan kerugian finansial bagi perusahaan dan menambah beban koreksi administrasi.

3. Kesalahan administratif terkait regulasi pemerintah

Berikutnya, manajemen payroll yang buruk juga bisa berdampak pada kesalahan dalam mengelola pemotongan PPh 21, BPJS Ketenagakerjaan, dan BPJS Kesehatan. Kesalahan ini berpotensi menimbulkan sanksi, denda, hingga masalah hukum di kemudian hari.

4. Risiko hukum 

Terakhir, akibat pelanggaran aturan pengupahan yang telah diatur pemerintah bisa berdampak pada sanksi hukum. Kesalahan payroll yang berulang bisa menjadi pintu masuk konflik industrial antara perusahaan dan karyawan.

Peran HR dalam Payroll Management

Dalam praktiknya, HR memegang peran sentral dalam memastikan penggajian berjalan lancar. HR tidak hanya bertugas menghitung gaji, tetapi juga memastikan seluruh proses payroll sesuai dengan kebijakan internal dan peraturan perundang-undangan.

Di sinilah pentingnya HR memiliki pemahaman menyeluruh tentang payroll management, mulai dari dasar hukum hingga kemampuan teknis dalam menyusun laporan penggajian. Tanpa kompetensi yang memadai, risiko kesalahan payroll akan selalu mengintai.

Materi yang Wajib Dikuasai dalam Pelatihan Payroll Management

Pelatihan payroll management yang komprehensif harus mencakup berbagai aspek penting. Beberapa materi utama yang wajib dipahami oleh HR antara lain:

1. Dasar Hukum Penggajian

HR perlu memahami regulasi ketenagakerjaan yang menjadi dasar pengupahan, termasuk aturan upah minimum, komponen upah, dan hak normatif karyawan.

2. Standar Operasional Prosedur (SOP) Penggajian

SOP penggajian membantu memastikan proses payroll berjalan konsisten, terdokumentasi, dan minim kesalahan. SOP juga menjadi pedoman penting saat terjadi audit atau pemeriksaan.

3. Salary Structure

Pemahaman tentang struktur dan skala upah sangat penting untuk menciptakan sistem penggajian yang adil dan kompetitif, sekaligus mendukung manajemen karir karyawan. Masalah penggajian ini perlu dikelola dengan baik agar tidak ada kecemburuan dan konflik internal karena pemberian gaji yang tidak adil.

4. Perhitungan Pajak Penghasilan (PPh 21) Terbaru

Selanjutnya, HR wajib memahami perhitungan PPh 21 sesuai regulasi terbaru. Hal ini juga termasuk perhitungan PPH 21 dan penyesuaian berdasarkan PP No. 58 Tahun 2023, agar tidak terjadi kesalahan potong pajak.

5. BPJS 

Selain pajak, ada beberapa potongan gaji karyawan lainnya salah satunya adalah BPJS. Materi ini mencakup pemahaman mengenai mekanisme iuran, batasan upah dan kewajiban perusahaan dalam mendaftarkan karyawannya dalam program BPJS.

6. Perhitungan Upah Lembur

Kesalahan dalam menghitung upah lembur sering menjadi sumber konflik. Oleh karena itu, HR harus memahami rumus dan ketentuan lembur secara tepat.

7. Laporan Penggajian

Selanjutnya, dalam pelatihan payroll management, HR juga akan diajarkan untuk membuat laporan penggajian. HR harus mampu menyusun laporan payroll yang rapi, akurat, dan siap diaudit.

Skill Payroll yang Harus Dimiliki HR

Selain pemahaman materi, dalam pelatihan payroll management HR juga perlu menguasai skill teknis dan analitis.  HR juga dituntut memiliki integritas tinggi karena payroll berkaitan langsung dengan data sensitif karyawan, beberapa skill yang harus dimiliki diantaranya:

• Ketelitian
• Kemampuan mengolah data
• Pemahaman regulasi
• Kemampuan menggunakan tools payroll 

Tools Payroll yang Perlu Dikuasai

Di era digital, pengelolaan payroll tidak bisa dilepaskan dari penggunaan tools. Tools yang tepat akan membantu meminimalkan human error dan mempercepat proses penggajian. HR perlu memahami penggunaan tools berikut ini:

• Spreadsheet untuk melakukan pencatatatan
• Software payroll dan HRIS untuk meningkatkan akurasi perhitungan dan efisiensi kerja. 

Tingkatkan Kompetensi Payroll HR Bersama Kelas HR

Ingin lebih terampil dalam pengelolaan penggajian dan menghindari berbagai risiko payroll di atas?
Kamu bisa mengikuti Program Pelatihan Payroll Management yang diselenggarakan oleh Kelas HR.

Pelatihan ini akan dibawakan oleh Saiful Al-fatih, S.E., M.M., CHRM, Founder & CEO KelasHR, dengan pengalaman lebih dari 16 tahun sebagai HR Practitioner & People Development Trainer di perusahaan nasional dan multinasional. Beliau juga merupakan Certified Master Trainer BNSP RI dan Certified HR Manager BNSP RI.

Fasilitas Pelatihan:

• E-Sertifikat
• Soft file materi
• Recording pertemuan
• WA Group diskusi dengan mentor & sesama peserta
• Bonus template SOP & form seputar penggajian senilai Rp300.000 (siap modifikasi)

Pelatihan ini dirancang untuk membantu HR memahami payroll secara praktis, akurat, dan sesuai regulasi terbaru. Yuk, tingkatkan kompetensi payroll-mu bersama Pelatihan Payroll Management di Kelas HR dan kelola penggajian karyawan dengan lebih profesional!

Intensive HR Training, Belajar HR Bareng Profesional!

Untuk mengoptimalkan pengelolaan HR di perusahaan perlu memiliki talent-talent HR yang profesional. Oleh karena itu, untuk menjadi HR yang next level dan memiliki pemahaman yang menyeluruh seputar HR, yuk belajar HR hanya di  Kelas HR. Dengan 50++ kelas yang bisa diikuti, kamu bisa belajar HR dari A-Z dan bergabung dengan grup profesional HR dari seluruh Indonesia. Ada kelas gratis juga tiap bulan, lho !

Jadi, tunggu apa lagi?

Kelas HR

Grow Together