Bagaimana Cara Menyusun Deskripsi Pekerjaan yang Efektif?

Deskripsi pekerjaan (job description) adalah salah satu elemen paling penting dalam manajemen sumber daya manusia. Tidak hanya menjadi dasar dalam proses rekrutmen, tetapi juga menjadi acuan dalam penilaian kinerja, pengembangan karyawan, dan pengaturan struktur organisasi. Namun, tidak semua HR mengetahui bagaimana cara menyusun deskripsi pekerjaan yang baik. 

Sebab, menyusun deskripsi pekerjaan yang jelas, terukur, dan relevan sering kali menjadi tantangan tersendiri. Nah, untuk memahami bagaimana caranya, simak panduannya di bawah ini. 

Struktur Deskripsi Pekerjaan

Dalam menyusun deskripsi pekerjaan, kamu perlu memahami apa saja struktur yang ada di dalamnya. Mengutip dari Indeed, ada beberapa komponen dalam deskripsi pekerjaan yang meliputi:

• Informasi jabatan
• Ringkasan tentang peran jabatan tersebut.
• Kedudukan jabatan dalam struktur organisasi perusahan. 
• Tugas dan tanggung jawab
• Kualifikasi yang diperlukan.
• Hubungan kerja dengan anggota tim, atasan, dan pihak lain yang di dalam atau di luar struktur organisasi perusahaan.
• Wewenang yang dimiliki oleh jabatan tersebut dalam pengambilan keputusan di perusahaan.

Cara Menyusun Deskripsi Pekerjaan

Lantas bagaimana cara menyusun deskripsi pekerjaan tersebut. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Lakukan Analisis Jabatan

Langkah pertama adalah melakukan analisis jabatan atau identifikasi jabatan. Mengutip dari Kelas HR, hal ini dilakukan untuk mengumpulkan informasi yang relevan tentang suatu pekerjaan tertentu seperti:

• Tugas dan tanggung jawab
• Kompetensi yang dibutuhkan
• Kualifikasi 
• Lingkungan kerja
• Hubungan kerja dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan. 

Dari proses inilah, HR bisa menyusun deskripsi pekerjaan yang relevan dengan tujuan dan kebutuhan perusahaan. Salam proses analisis ini yang dinilai pekerjaannya bukan orang yang mengerjakannya, dengan demikian informasi yang didapatkan akan valid dan objektif.

2. Menyusun Informasi Jabatan

Langkah selanjutnya adalah menyusun informasi jabatan dengan mencantumkan nama jabatan, unit kerja, dan siapa atasan langsung dari posisi tersebut. Hal ini memberikan kejelasan posisi dalam struktur organisasi.

Contoh:

• Nama Jabatan: Staff Akuntansi
• Unit Kerja: Departemen Keuangan
• Atasan Langsung: Accounting Supervisor

3. Buat Ringkasan Tujuan Jabatan

Selanjutnya, cara menyusun deskripsi pekerjaan yang baik adalah memberikan tingkatan jabatan. Dalam ringkasan ini harus menjawab pertanyaan “Mengapa posisi ini ada dan apa peran utamanya?”

Dalam penulisannya, jangan terlalu panjang. Cukup gunakan 2–3 kalimat untuk menggambarkan kontribusi jabatan terhadap tujuan organisasi secara keseluruhan.

4. Rinci Tugas dan Tanggung Jawab

Berikutnya, berdasarkan hasil analisis jabatan yang dilakukan sebelumnya, tuliskan daftar tugas dan tanggung jawab utama secara rinci, tetapi ringkas. Gunakan poin-poin dan kata kerja aktif seperti “mengelola”, “menyusun”, “memantau”, atau “melakukan”. Beberap tips yang bisa kamu lakukan yaitu:

• Urutkan dari yang paling penting atau paling sering dilakukan.
• Jangan mencantumkan hal yang bersifat umum tanpa penjelasan.

5. Tentukan Kualifikasi dan Persyaratan

Berikutnya, sebutkan kualifikasi dan persyaratan bagi orang yang memegang posisi tersebut. Tuliskan kualifikasi minimum agar kandidat paham ekspektasi perusahaan. Hal ini bisa meliputi:

• Latar belakang pendidikan
• Pengalaman kerja
• Keterampilan khusus (misalnya software tertentu, kemampuan bahasa asing, dll)
• Sertifikasi (jika relevan)

6. Jelaskan Hubungan Kerja

Uraikan hubungan kerja baik internal (departemen lain) maupun eksternal (vendor, instansi pemerintah, pelanggan). Hal ini akan membantu memperkirakan tingkat interaksi dan keterlibatan posisi tersebut.

7. Tetapkan Wewenang dan Lingkup Keputusan

Selanjutnya, dalam deskripsi pekerjaan kamu juga perlu menuliskan wewenang apa saja yang dimiliki oleh posisi tersebut. Tuliskan batas kewenangan jabatan tersebut, seperti:

• Keputusan apa yang dapat diambil secara mandiri
• Anggaran atau sumber daya apa yang bisa dikontrol
• Tindakan apa yang harus mendapat persetujuan atasan

8. Sertakan Kisaran Gaji (Opsional, Tapi Disarankan)

Cara menyusun deskripsi pekerjaan yang selanjutnya adalah menyebutkan kisaran gaji.  Mencantumkan kisaran gaji membuat deskripsi lebih transparan dan mempercepat proses rekrutmen.

9. Gunakan Bahasa yang Ringkas dan Profesional

Dalam menulis deskripsi pekerjaan, pastikan untuk menggunakan bahasa yang mudah dipahami tetapi tetap profesional. Hindari istilah teknis berlebihan kecuali untuk jabatan yang benar-benar memerlukan keahlian khusus.

10. Update Secara Berkala

Deskripsi pekerjaan bukan dokumen sekali jadi. Perubahan struktur organisasi, teknologi, atau strategi bisnis bisa mempengaruhi isi job description. Evaluasilah setidaknya setahun sekali atau ketika ada pergantian besar dalam operasional.

Itu tadi adalah cara menyusun deskripsi pekerjaan yang efektif. Dengan adanya deskripsi pekerjaan ini dapat menjadi pondasi dalam sistem manajemen SDM perusahaan yang sehat. 

Intensive HR Training, Belajar HR Bareng Profesional!

Untuk mengoptimalkan pengelolaan HR di perusahaan perlu memiliki talent-talent HR yang profesional. Oleh karena itu, untuk menjadi HR yang next level dan memiliki pemahaman yang menyeluruh seputar HR, yuk belajar HR hanya di  Kelas HR. Dengan 50++ kelas yang bisa diikuti, kamu bisa belajar HR dari A-Z dan bergabung dengan grup profesional HR dari seluruh Indonesia. Ada kelas gratis juga tiap bulan, lho !

Jadi, tunggu apa lagi?

Kelas HR

Grow Together