Dalam dunia kerja, istilah reimburse akan mudah kamu temukan sehari-hari. Namun, apa itu reimburse? Istilah ini merujuk pada pengembalian dana yang dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan perusahaan.
Lantas bagaimana caranya karyawan meminta ganti atas uang yang sudah dikeluarkan tersebut? Yuk, simak penjelasannya di bawah ini.
Apa Itu Reimburse?
Mengutip dari Investopedia, reimburse adalah proses penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh seseorang atas nama perusahaan atau organisasi. Dalam konteks bisnis, reimburse sering terjadi ketika karyawan menggunakan uang pribadi untuk keperluan pekerjaan, seperti membeli perlengkapan kantor, melakukan perjalanan dinas, atau membayar biaya pelatihan.
Penggantian biaya ini bertujuan untuk memastikan bahwa karyawan tidak mengalami kerugian finansial saat melaksanakan tugasnya. Proses reimburse biasanya melibatkan pengajuan bukti pengeluaran dan persetujuan dari pihak yang berwenang, seperti manajer atau bagian keuangan. Setelah disetujui, karyawan akan menerima penggantian sesuai jumlah yang telah dikeluarkan.
Namun perlu dipahami bahwa setiap perusahaan memiliki kebijakan reimburse masing-masing. Mulai dari cara menyajikannya hingga lamanya uang akan diganti oleh perusahaan.
Jenis-Jenis Reimburse
Setelah memahami apa itu reimburse kamu perlu memahami apa saja jenis-jenis reimburse tersebut. Pada dasarnya, tidak semua biaya yang dikeluarkan pribadi oleh karyawan bisa diganti oleh perusahaan. Berikut ini adalah beberapa jenis reimburse yang perlu kamu pahami:
1. Reimburse Biaya Perjalanan
Jenis reimburse ini mencakup penggantian biaya transportasi, akomodasi, dan konsumsi selama perjalanan dinas. Contohnya adalah tiket pesawat, biaya hotel, atau makan selama perjalanan. Perusahaan biasanya memiliki kebijakan yang mengatur batas maksimal biaya yang dapat diganti.
2. Reimburse Biaya Kesehatan
Beberapa perusahaan menawarkan reimburse untuk biaya kesehatan karyawan. Hal ini mencakup penggantian biaya pengobatan, pembelian obat, atau konsultasi dokter yang tidak ditanggung oleh asuransi kesehatan.
3. Reimburse Biaya Operasional
Berikutnya adalah biaya operasional perusahaan. Mengutip dari Upskillz, yang dimaksud biaya operaional adalah biaya yang dikeluarkan untuk menunjangan kegiatan perasional baik itu yang sifatnya tetap maupun biaya variable.
Biaya variable contohnya untuk pembelian ATK, bahan baku dan lain sebagainya. Reimburse biaya operasional biasanya terjadi ketika karyawan perlu membeli beberapa peralatan penunjang produktivitas dan operasional perusahaan menggunakan uang pribadi kemudian nanti akan diganti oleh perusahaan.
4. Reimburse Biaya Pelatihan dan Sertifikasi
Berikutnya, ada pula biaya yang dikeluarkan oleh karyawan untuk melakukan pelatihan dan sertifikasi. Beberapa perusahaan memberikan fasilitas kepada karyawannya untuk terus berkembang dengan melakukan pelatihan dan sertifikasi. Dalam hal ini perusahaan dapat memberikan penggantian biaya pelatihan, termasuk biaya pendaftaran dan transportasi.
Cara Melakukan Reimburse
Setiap perusahaan pasti memiliki kebijakan masing-masing termasuk dalam mengelola reimburse. Perusahaan juga akan memastikan bahwa reimburse ini diberikan kepada karyawan dengan alasan yang sah.
Oleh sebab itu, perusahaan perlu memiliki kebijakan reimburse yang jelas yang dapat membantu perusahaan dan karyawan memahami hak dan kewajiban masing-masing. Selain itu, perusahaan juga sebaiknya menyediakan panduan mengenai reimburse, termasuk simulasi proses pengajuan. Secara umum, berikut ini adalah cara mengklaim reimburse:
1. Pahami Kebijakan Perusahaan
Langkah pertama untuk melakukan reimburse adalah memahami kebijakan perusahaan. Biasanya, perusahaan memiliki panduan tertulis yang menjelaskan jenis pengeluaran yang dapat diganti, batas maksimal, dan proses pengajuan.
2. Simpan Bukti Pengeluaran
Berikutnya, pastikan kamu tetap menyimpan bukti pengeluaran yang kamu lakukan baik berupa struk, faktur, atau nota. Pastikan bukti pengeluaran tersebut jelas, tidak rusak, dan mencantumkan informasi seperti tanggal, jumlah, serta rincian transaksi.
3. Isi Formulir Reimburse
Sebagian besar perusahaan menyediakan formulir reimburse yang harus diisi oleh karyawan. Formulir ini mencakup informasi seperti nama, departemen, tanggal pengajuan, rincian pengeluaran, dan total biaya yang diajukan.
4. Ajukan Kepada Atasan atau Bagian Keuangan
Setelah mengisi formulir dan melampirkan bukti pengeluaran, dokumen tersebut harus diajukan kepada atasan atau bagian keuangan untuk disetujui. Beberapa perusahaan juga menggunakan sistem digital untuk pengajuan reimburse.
5. Tunggu Proses Verifikasi
Bagian keuangan akan memeriksa dokumen yang diajukan untuk memastikan kelengkapan dan keabsahannya. Jika ada kekurangan, karyawan mungkin diminta melengkapi dokumen tersebut.
6. Terima Penggantian Biaya
Setelah pengajuan disetujui, perusahaan akan mentransfer dana reimburse ke rekening karyawan. Waktu pencairan bervariasi tergantung kebijakan perusahaan.
Nah, itu tadi adalah penjelasan mengenai apa itu reimburse beserta jenis dan cara mengajukannya. Sebagai salah satu bagian dari kehidupan kerja sehari-hari, penting sekali untuk karyawan memahami hal ini.
Kelas HR
Grow Together
