Dokumen SOP yang tidak efektif bisa berdampak pada kinerja operasional perusahaan itu sendiri. Oleh sebab itu penting sekali untuk membuat SOP yang tepat dan efektif. Lantas bagaimana cara membuat SOP yang efektif bagi perusahaan?
SOP atau Standard Operating Procedure merupakan dokumen penting bagi perusahaan. Sebab SOP tersebut yang akan menjadi panduan bagi pekerja dalam menjalankan suatu tugas atau proses.
Sebagai standar baku dalam menjalankan proses kerja di sebuah perusahaan, penyusunan SOP tidak bisa dilakukan sembarangan. Untuk mengetahui penjelasan lebih lanjut mengenai bagaimana cara menyusun SOP ini, simak ulasannya sebagai berikut:
Table of Content
Kriteria SOP yang Efektif
SOP atau Standard Operating Procedure adalah pedoman yang berisi prosedur operasional standar yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasi guna memastikan konsistensi setiap proses kerja yang dilakukan di perusahaan. SOP dibuat dengan tujuan untuk memastikan konsistensi, efisiensi, dan keamanan dalam pelaksanaan kegiatan atau operasi perusahaan.
Penyusunan SOP ini dilakukan oleh tim khusus yang terdiri dari pihak-pihak penting yang terlibat dalam kegiatan operasional tersebut. Sebelum mengetahui lebih lanjut cara membuat SOP, tim penyusun perlu memahami terlebih dahulu kriteria SOP yang efektif. SOP tersebut setidaknya harus memiliki kriteria sebagai berikut:
- Spesifik.
- Menjelaskan prosedur secara lengkap.
- Memiliki bahasa yang jelas dan mudah dipahami.
- Layak untuk diterapkan.
- Controllable.
- Layak audit.
- Flexible atau bisa diubah sesuai kebutuhan.
Cara Membuat SOP Perusahaan
SOP yang efektif tidak hanya membantu memastikan kualitas kerja yang konsisten, tetapi juga menjadi panduan yang jelas bagi karyawan untuk menjalankan tugas mereka dengan benar. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat SOP yang efektif:
1. Buat Tim Penyusun SOP
Langkah pertama dalam penyusunan SOP adalah membuat tim penyusun SOP itu sendiri. Dalam prosesnya pembuatannya perlu melibatkan beberapa pihak, idealnya adalah sebagai berikut:
- Penulis SOP.
- Pelaksana lapangan (employee).
- Pengawas lapangan (supervisor).
- Atasan pengawas (manager).
Dengan demikian pembuatan SOP bukanlah tugas HR seorang diri, melainkan melibatkan satu tim penyusun. Sebab, dengan melibatkan pihak-pihak yang terlibat langsung dengan SOP tersebut dapat memberikan wawasan praktis tentang proses, serta membantu mengidentifikasi potensi masalah yang mungkin dihadapi. Keterlibatan mereka juga akan meningkatkan tingkat penerimaan dan kepatuhan terhadap SOP yang dibuat.
2. Pahami Proses Bisnis Secara Mendalam
Sebelum menulis SOP, penting untuk memahami proses bisnis yang akan didokumentasikan secara menyeluruh. Untuk melakukannya bisa dengan cara observasi, wawancara dengan karyawan yang menjalankan tugas tersebut, serta mengkaji dokumen terkait lainnya.
Dengan pemahaman yang mendalam, dapat membantu memastikan bahwa semua langkah penting tercakup dalam SOP tersebut. Beberapa dokumen acuan yang digunakan untuk menyusun SOP diantaranya:
- Strategi organisasi.
- kebijakan organisasi.
- kebijakan Departemen.
- UU yang berlaku.
- Peraturan yang berlaku seperti Peraturan Menteri, Keputusan Menteri, dll.
- Dasar teori best practice keilmuan terkini.
4. Rinci Langkah-Langkah Secara Sistematis
Cara membuat SOP yang selanjutnya adalah merinci langkah-langkah yang akan dimasukkan dalam SOP. Dalam menyusun langkah-langkah tersebut, pastikan setiap langkah disusun secara sistematis dan logis.
Gunakan bahasa yang jelas dan sederhana agar mudah dipahami oleh semua karyawan, termasuk mereka yang baru bergabung. Jika perlu lakukan beberapa kali evaluasi untuk mendapatkan alur kerja yang paling efisien.
Dalam penulisan SOP, tim penyusun perlu memperhatikan pemilihan kata yang digunakan. Mengutip dari FDA, berikut adalah beberapa panduan yang perlu diperhatikan dalam menulis SOP:
- Menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas.
- Menggunakan kata kerja dan kalimat aktif.
- Hindari ambiguitas.
- Berhati-hati dalam pemilihan kata untuk instruksi penting, misalnya apakah instruksi itu bersifat “harus”, “boleh” atau “seharusnya”.
5. Gunakan Format yang Tepat
Selanjutnya, pilih format yang sesuai untuk SOP yang dibuat. Umumnya, format SOP dapat dikategorikan menjadi 4 jenis yaitu:
- Langkah sederhana , format ini biasanya digunakan untuk menyusun SOP yang berisi sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan yang bersifat rutin dan sederhana.
- Tahapan berurutan, format ini digunakan jika prosedur yang dilakukan lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi yang lebih detail.
- Grafik, format ini digunakan jika prosedur yang dilakukan memerlukan adanya foro atau diagram, hal ini digunakan untuk memudahkan dalam memahami prosedur yang ada.
- Flowchart, format ini digunakan jika SOP yang disusun memerlukan pengambilan keputusan yang kompleks dan membutuhkan alternatif jawaban seperti “Ya” dan “Tidak”. Dengan demikian membutuhkan sub langkah berikutnya untuk mengambil keputusan akhir.
6. Uji SOP Sebelum Diterapkan
Setelah langkah-langkah SOP yang dibuat selesai, langkah selanjutnya adalah menguji SOP tersebut. Uji coba ini akan membantu mengidentifikasi bagian yang mungkin membingungkan atau tidak efektif. Perbaiki SOP berdasarkan umpan balik dari uji coba tersebut.
8. Evaluasi dan Perbaikan
SOP bukanlah dokumen yang statis. Proses bisnis dapat berubah, dan teknologi atau regulasi baru dapat mempengaruhi cara kerja. Oleh karena itu, penting untuk melakukan review dan pembaruan SOP secara berkala. Tentukan jadwal review yang sesuai, misalnya setiap tahun, atau segera lakukan pembaruan jika ada perubahan signifikan dalam proses.
7. Approval SOP ke Pimpinan
Jika SOP yang disusun sudah efisien dan tidak ada masalah, maka langkah selanjutnya adalah mengajukan approval ke pimpinan. Dalam hal ini bisa dimintakan kepada pimpinan tertinggi perusahaan atau kepada kepala divisi yang berkaitan langsung dengan SOP tersebut.
9. Sosialisasikan SOP
Terakhir adalah mensosialisasikan SOP kepada karyawan. Hal ini perlu dilakukan dalam rangkaian cara membuat SOP yang efektif karena karyawanlah yang akan melakukan SOP tersebut. Dengan mensosialisasikan SOP ini dapat membantu karyawan memahami langkah kerja yang didokumentasikan dalam SOP dan bisa menjalankannya dengan baik.
Itu tadi adalah cara membuat SOP yang efektif. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, kamu bisa membuat SOP yang efektif bagi karyawan. SOP yang baik akan menjadi panduan untuk memastikan bahwa semua proses berjalan dengan lancar, konsisten, dan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Kelas HR
Grow Together
