Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, memiliki dokumen SOP (Standard Operating Procedure) merupakan aspek yang sangat penting. SOP yang disusun oleh perusahaan tak hanya sebagai arsip, namun digunakan sebagai pedoman bagi karyawan untuk menjalankan tugas-tugasnya di perusahaan.
Dengan adanya SOP kegiatan operasional perusahaan bisa menjadi lebih efektif. Namun bagaimana jika sudah memiliki SOP namun penerapannya tidak efektif? Nah, bisa jadi ada kesalahan fatal namun tidak disadari oleh perusahaan. Lantas apa saja alasan mengapa Standard Operating Procedure di perusahaan tidak efektif? Simak selengkapnya di bawah ini.
Table of Content
Fungsi Standard Operating Procedure di Perusahaan
Disusunnya dokumen SOP di perusahaan merupakan bagian dari strategi agar bsia menjalankan kegiatan bisnis menjadi lebih efektif. Dilansir dari Indeed, makna SOP sendiri adalah dokumen yang digunakan oleh perusahaan untuk memberikan panduan kepada karyawan dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan.
Isi SOP umumnya merinci petunjuk langkah-demi langkah untuk mengerjakan suatu tugas tertentu. SOP juga menguraikan serangkaian aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas ataupun masalah yang muncul dalam tugas-tugas harian yang dikerjakan oleh karyawan.
Alasan mengapa Standar Operating Procedure di perusahaan tidak efektif, bisa jadi karena dokumen tersebut tidak bekerja sebagaimana fungsinya. Nah, untuk memahami lebih lanjut simak beberapa fungsi SOP berikut ini:
1. Menjadi Pedoman Kerja karyawan
Fungsi utama dari dokumen SOP adalah menjadi pedoman bagi karyawan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Dengan adanya SOP ini akan sangat membantu karyawan menyelesaikan tugas-tugasnya dengan lebih terstruktur, terarah, dan efisien.
2. Audit dan Pengawasan
Selanjutnya, fungsi SOP di perusahaan adalah sebagai audit dan pengawasan bagi karyawan dalam menjalankan tugas sebagaimana mestinya. Sebab, dokumen SOP sudah merinci dengan detail tanggung jawab masing-masing pihak dalam menjalankan tugasnya di perusahaan. Dengan demikian jika terdapat pelanggaran terhadap SOP, dokumen SOP tersebut bisa menjadi dasar hukum untuk membebankan hukuman kepada pihak yang melakukan pelanggaran.
3. Komunikasi Internal
Dokumen SOP yang ada di perusahaan juga berfungsi sebagai alat komunikasi internal antar karyawan. SOP tersebut berguna untuk menyamakan pemahaman antar karyawan mengenai suatu tugas tertentu. Dengan demikian dapat meminimalisir miskomunikasi dan kesalahan interpretasi, serta memiliki kesamaan tentang cara melaksanakan suatu tugas tertentu.
4. Penjamin Kualitas
Selanjutnya, fungsi dari dokumen SOP adalah membantu perusahaan menjamin kuliatas produk atau pelayanan yang dihasilkan. Hal ini akan sangat membantu perusahaan untuk meningkatkan output yang dihasilkan perusahaan dan bisa meningkatkan kepercayaan serta kepuasan pelanggan.
Alasan Mengapa Standard Operating Procedure Tidak Efektif
Semestinya dengan adanya dokumen SOP di perusahaan kegiatan operasional bisa menjadi lebih efektif dan efisien. Sebab karyawan memiliki pedoman yang sudah merinci dengan jelas terkait tugas dan tanggung jawab, serta alur kerja mereka di perusahaan.
Namun pada kondisi tertentu, SOP yang sudah disusun oleh perusahaan justru tidak berfungsi dengan efektif. Mengapa hal itu bisa terjadi? Berikut ini adalah beberapa kemungkinan alasan mengapa Standard Operating procedure di perusahaan tidak efektif:
1. Informasi dalam SOP Terlalu Kompleks
Alasan pertama yang menjadi penyebab tidak efektifnya SOP di perusahaan adalah karena dokumen SOP terlalu kompleks. Informasi yang terlalu rumit hanya akan membuat karyawan menjadi bingung dan sulit mengikuti instruksi yang ada dalam SOP.
2. Informasi dalam SOP Terlalu Singkat
Selanjutnya, bisa juga karena dokumen SOP terlalu singkat. Hal ini bisa saja membuat informasi yang disampaikan menjadi kurang lengkap. Hal ini bisa menyebabkan kebingungan bahkan salah paham dalam menafsirkan instruksi yang dimasukkan ke dalam SOP.
3. Tidak Memuat Contoh
Alasan mengapa Standar Operating Procedure di perusahaan tidak efektif yang selanjutnya adalah tidak memuat contoh dalam dokumen tersebut. Pada beberapa sektor usaha, memasukkan contoh atau ilustrasi dalam dokumen SOP akan sangat membantu dalam memperjelas langkah-langkah apa saja yang perlu dilakukan dalam menjalankan tugas tertentu.
4. Tidak Melibatkan Pihak yang Berkepentingan
Alasan berikutnya mengapa SOP di perusahaan tidak efektif adalah karena dalam pembuatannya tidak melibatkan pihak-pihak yang berkepentingan. SOP disusun untuk karyawan dan menjadi pedoman bagi karyawan dalam menjalankan tugasnya. Dengan demikian sangat penting untuk melibatkan pihak-pihak yang terkait dengan suatu tugas tertentu agar informasi yang ditulis dalam SOP mencerminkan praktik nyata di lapangan.
5. Tidak Memperbarui SOP
SOP yang sudah lama bisa saja tidak lagi relevan dengan perkembangan perusahaan saat ini. Adanya perubahan strategi perusahaan, proses kerja, hingga alat yang digunakan membuat dokumen SOP yang ada tersebut tidak lagi layak untuk digunakan. Oleh sebab itu perusahaan harus memperbarui dokumen SOP secara berkala untuk memastikan bahwa informasi yang ada di dalamnya tetap relevan.
Nah, itu tadi adalah alasan mengapa Standar Operating Procedure di perusahaan tidak efektif. Dengan memahami hal-hal di atas perusahaan bisa segera melakukan tindakan untuk mengatasi masalah yang terjadi dan memperbarui SOP yang dimiliki perusahaan agar lebih efektif.
Kelas HR Grow Together
