Posisi General Affair di perusahaan terkadang dikaitkan dengan HR atau bagian purchasing. Namun pada perusahaan yang berskala besar biasanya General Affair adalah bagian tersendiri dari dua posisi tersebut. Jobdesk General Affair di perusahaan lebih berfokus pada pemberian layanan agar kegiatan operasional tiap divisi di perusahaan berjalan dengan lancar.
Seorang General Affair tak hanya bertugas untuk mengurus pengadaan barang, namun melakukan manajemen kebersihan, keamanan, dan lain sebagainya. Bagi kamu yang ingin berkarir di bidang ini yuk simak apa saja jobdesk GA berikut ini.
Jobdesk General Affair
General Affair atau dikenal sebagai bagian umum memiliki tugas utama untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan. Hal ini dilakukan dengan cara memberikan pelayanan atas kebutuhan-kebutuhan tiap divisi yang ada di perusahaan.
Seorang profesional GA memiliki tugas yang cukup luas sehingga diperlukan pemahaman mengenai berbagai skill seperti administrasi, pengelolaan SDM, kepatuhan hukum dan lain sebagainya. Nah, untuk memahami apa saja jobdesk General Affair di perusahaan simak penjelasannya berikut ini:
- Inventarisasi Aset dan Fasilitas kantor
Sebagai seorang GA kamu akan bertanggung jawab untuk mengelola aset dan fasilitas kantor. GA yang bertugas mendata, mengawasi, mengelola dan memelihara aset-aset serta fasilitas kantor. Hal ini tentu saja bertujuan agar aset dan fasilitas yang ada di kantor tetap layak digunakan.
Oleh sebab itu GA akan melakukan pemeriksaan secara rutin untuk memastikan alat-alat dan fasilitas kantor tetap bisa digunakan sebagaimana mestinya. Selain itu GA juga harus memastikan kepatuhan tiap divisi dalam menggunakan alat dan fasilitas yang diberikan dengan benar.
- Pembuatan SOP
Kaitannya dengan pemeliharaan alat dan fasilitas, jobdesk general affair yang selanjutnya adalah menyusun Standard Operating Procedure (SOP). SOP yang disusun oleh General Affair tersebut berkaitan dengan perawatan, pemeliharaan dan penggunaan alat serta fasilitas kantor yang diberikan kepada masing-masing divisi.
- Pengadaan Barang
Lebih lanjut, tugas seorang profesional General Affair adalah melakukan pengadaan barang. Barang-barang seperti ATK (alat tulis kantor), komputer, printer, maupun alat dan fasilitas penunjang kerja lainnya tentunya memiliki masa pakai.
nantinya General Affair yang akan bertugas untuk melakukan pengadaan barang apabila memang masa pakain dari barang-barang tersebut sudah habis, butuh perbaikan, atau perlu diganti. General Affair yang akan mendata kebutuhan, melakukan pengajuan, memilih supplier hingga pembayaran.
- Melakukan Pembayaran
Sebagaimana disebutkan sebelumnya bahwa jobdesk general affair juga termasuk pada bagian purchasing sebab General Affair juga bertugas untuk melakukan pembayaran. Hal ini berkaitan dengan pengadaan barang, pemeliharaan fasilitas hingga melakukan pembayaran untuk pekerja lepas.
Ketentuan pembayaran mengenai pekerja lepas yang ada di perusahaan tentunya berbeda dengan pekerja kontrak maupun pekerja tetap. Oleh sebab itu dalam pembayaran upah mereka bagian General Affair yang bertanggung jawab.
- Membantu Perizinan
Tugas selanjutnya dari seorang general Affair adalah melakukan segala urusan administrasi perizinan perusahaan. General Affair secara tidak langsung juga berperan sebagai bagian Humas (Hubungan Masyarakat) yang akan menghubungkan perusahaan dengan pihak-pihak eksternal perusahaan seperti supplier, ormar, pemerintah, maupun pers.
Oleh sebab itu General Affair harus dapat menjaga hubungan baik dengan pihak-pihak tersebut. General affair sebagai tangan kanan perusahaan akan sangat berpengaruh dalam menjaga citra baik perusahaan di mata mitra kerja.
Nah, itu tadi adalah beberapa jobdesk general affair yang ada di perusahaan. Sebagai bagian umum yang bertugas menjaga kelancaran operasional kantor, seorang General Affair memiliki jobdesk yang cukup luas. Oleh sebab itu posisi ini merupakan posisi yang sangat penting bagi perusahaan, sebab jika terjadi kendala pada operasional kantor maka dapat mengganggu kegiatan bisnis perusahaan.
Kelas HR
Grow Together