Operasional perusahaan masih belum terstruktur? Pelaksanaan tugas Tim A dan Tim B berbeda-beda tanpa ada standar yang jelas? Nah, mungkin sudah waktunya bagi perusahaan untuk menyusun format SOP(Standard Operating Procedure) dengan benar.
Dalam dunia kerja yang profesional dan terstruktur, SOP (Standard Operating Procedure) adalah dokumen penting yang membantu memastikan setiap aktivitas bisnis dijalankan secara konsisten, efisien, dan sesuai standar. SOP bukan sekadar panduan kerja, tetapi juga alat untuk meminimalkan kesalahan, meningkatkan produktivitas, dan menjaga kualitas layanan.
Namun, dalam menyusun SOP ada beberapa format yang bisa digunakan dan tidak semua perusahaan menggunakan format yang sama. Masing-masing format memiliki kelebihan dan kekurangannya, sehingga perusahaan perlu menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan. Untuk memahami apa saja format SOP yang bisa digunakan, simak penjelasannya di bawah ini.
Table of Content
Apa Itu SOP?
SOP (Standard Operating Procedure) adalah dokumen tertulis yang menjelaskan langkah-langkah atau prosedur yang harus diikuti dalam menjalankan suatu proses kerja. Dokumen SOP berfungsi sebagai panduan bagi karyawan agar semua tugas dapat dilakukan dengan cara yang sama, terkontrol, dan terukur.
Mengutip dari Kelas HR, ada dua jenis SOP yaitu SOP Manajemen dan SOP Teknis. SOP manajemen menjelaskan mengenai bagaimana SOP itu dibuat, diperbarui, didistribusikan dan diperbarui. Sedangkan SOP Teknis adalah Informasi terperinci yang menjelaskan mengenai bagaimana cara melakukan suatu kegiatan tertentu.
SOP adalah panduan kerja sistematis yang tujuannya untuk membuat standarisasi kegiatan operasional perusahaan. Dengan memiliki SOP, perusahaan bisa:
- Menjaga konsistensi dan kualitas pekerjaan
- Memudahkan pelatihan karyawan baru
- Mengurangi risiko kesalahan dan penyimpangan prosedur
- Mempermudah audit dan evaluasi kerja
4 Format SOP yang Umum Digunakan Perusahaan
Format SOP yang disusun oleh perusahaan berbeda-beda tergantung pada proses kerja yang ada di perusahaan tersebut. Perusahaan bisa menggunakan format mana saja sesuai dengan selera mereka selama tetap mengikuti kaidah yang berlaku dalam ISO 9001, yang meliputi:
- Skema penomoran SOP
- Anatomi SOP yang meliputi: Judul singkat di awal dilengkapi dengan nomor dokumen, nomor revisi dan tanggal dan Bagian Utama SOP yang meliputi bagian penerapan, tanggung jawab dan prosedur
- Bagian Tambahan yaitu definisi yang menjelaskan istilah dalam SOP
Ketiga poin tersebut harus sesuai dengan ketentuan dalam ISO 90001. Namun, untuk formatnya bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Berikut ini adalah beberapa format yang bisa digunakan:
1. Format Langkah-Langkah (Step-by-Step)
Pertama adalah bentuk SOP yang paling sederhana. SOP ini biasanya disusun untuk kegiatan yang sifatnya rutin, memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan. Format ini menyajikan SOP dalam bentuk poin-poin atau urutan langkah secara sistematis. Biasanya diberi nomor atau bullet. Contoh:
- Buka aplikasi absensi internal
- Masukkan ID karyawan dan password
- Klik tombol “Check In” atau “Check Out”
- Pastikan waktu absensi tercatat di sistem
2. Format Hierarchical
Selanjutnya, format ini disajikan dalam bentuk paragraf penjelasan seperti narasi. Format ini adalah pengembangan dari format sebelumnya. Hierarchical cocok digunakan jika prosedur yang disusun panjang lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi yang lebih detail namun hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.
Contoh:
“Staf administrasi wajib memeriksa email masuk setiap pagi antara pukul 08.00–09.00 WIB. Semua permintaan administrasi harus diarsipkan dan dibalas dalam waktu 1×24 jam kerja.”
3. Format Flowchart (Diagram Alur)
Format SOP yang selanjutnya disusun dalam bentuk diagram alur. Diagram alur ideal digunakan untuk proses yang melibatkan keputusan bercabang atau banyak departemen.
Contoh:
[Permintaan Pembelian] → [Verifikasi Admin] → (Disetujui?) → Ya → Buat PO
↓
Tidak → Kembali ke Pemohon
Masing-masing keputusan mempengaruhi langkah berikutnya. Dengan demikian akan mempermudah karyawan pelaksana dalam melakukan tugasnya melalui serangkaian keputusan yang diambil. Ada beberapa jenis diagram alur yang digunakan dalam SOP yaitu:
- Cross-Functional Flowchart adalah salah satu teknik penyusunan SOP dengan menggunakan diagram alur lintas functional untuk menunjukkan hubungan antara proses bisnis dan unit functional (seperti departemen) yang bertanggung jawab untuk proses tersebut.
- Basic Flowchart adalah teknik penyusunan SOP yang menggunakan simbol-simbol khusus untuk mewakili berbagai jenis aktivitas/tindakan dalam proses.
- Teknik Naratif adalah teknik penyusunan SOP dengan menggunakan kalimat sesuai kaidah bahasa yang benar sebagai penjelasannya. Penjelasan dilakukan secara mengalir mengikuti arus data dan informasi, tanpa harus membagi-bagi berdasarkan pihak-pihak yang terlibat.
source: edrawsoft.com
4. Format Grafis
Terakhir, format SOP yang bisa digunakan adalah format Grafis yang mana bisa digunakan jika dalam menjelaskan prosedur diperlukan adanya gambar atau foto. Format ini menyediakan informasi yang lebih lengkap, dan biasanya ditujukan untuk pihak eksternal perusahaan atau pengguna layanan jasa suatu pelayanan.
Itu tadi adalah beberapa format yang bisa digunakan dalam menyusun SOP. Pemilihan format SOP sangat bergantung pada kompleksitas proses kerja, kebutuhan pengguna, dan tujuan dari SOP itu sendiri.
Intensive HR Training, Belajar HR Bareng Profesional!
Untuk mengoptimalkan pengelolaan HR di perusahaan perlu memiliki talent-talent HR yang profesional. Oleh karena itu, untuk menjadi HR yang next level dan memiliki pemahaman yang menyeluruh seputar HR, yuk belajar HR hanya di Kelas HR. Dengan 50++ kelas yang bisa diikuti, kamu bisa belajar HR dari A-Z dan bergabung dengan grup profesional HR dari seluruh Indonesia. Ada kelas gratis juga tiap bulan, lho !
Jadi, tunggu apa lagi?
Kelas HR
Grow Together
