Sebagai dokumen penting perusahaan, penyusunan SOP perlu mendapat perhatian khusus. Sebab SOP nantinya akan menjadi acuan bagi karyawan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, menjaga konsistensi dan juga standarisasi kegiatan. Oleh sebab itu ada beberapa komponen penting dalam standard operating procedure yang perlu diperhatikan.
Komponen-komponen tersebut yang akan membuat SOP menjadi bermakna dan dapat diimplementasikan. Di bawah ini adalah beberapa penjelasan mengenai komponen yang ada dalam SOP.
Table of Content
Komponen Penting dalam Standard Operating Procedure (SOP)
Komponen-komponen yang ada dalam SOP memiliki peran penting. Jadi, bagi perusahaan yang hendak membuat SOP perhatikan beberapa komponen berikut ini:
1. Tujuan
Komponen pertama yang memiliki peran penting dalam Standard Operating Procedure (SOP) adalah tujuan. Bagian tujuan harus bisa menjelaskan secara rinci dan jelas apa tujuan akhir dari proses yang dijelaskan dalam dokumen SOP.
Dengan demikian tujuan yang dimaksud tidak hanya ditulis dalam satu atau dua kalimat pendek, namun harus dijelaskan sedetail mungkin. Hal ini akan membantu semua pihak memahami pentingnya langkah-langkah yang akan diambil.
2. Cakupan SOP
Komponen dalam Standard Operating Procedure (SOP) yang berikutnya adalah cakupan SOP. Bagian ini menjelaskan mengenai ditujukan untuk siapa SOP tersebut serta untuk kondisi seperti apa SOP tersebut diterapkan.
Dengan memasukkan informasi selengkap mungkin maka akan menghindari adanya kesalahpahaman dalam pelaksanaannya. Untuk itu tim pembuat SOP harus kritis dalam mengumpulkan informasi apa saja yang mungkin kurang dan belum dimasukkan ke dalam SOP.
3. Definisi Istilah
Dalam beberapa kasus, istilah-istilah tertentu mungkin digunakan dalam SOP. Bagi yang bukan ahlinya atau karyawan baru bisa saja akan merasa susah untuk memahami istilah-istilah yang disebutkan.
Oleh sebab itu untuk menghindari mispersepsi dan meningkatkan pemahaman karyawan terhadap SOP, penting untuk menjelaskan makna dari istilah-istilah tertentu. Pada bagian ini memberikan definisi yang jelas untuk memastikan semua pihak memahami istilah-istilah tersebut.
4. Peran dan tanggung jawab
selanjutnya, komponen penting dalam SOP adalah menjelaskan peran dan tanggung jawab. Bagian ini penting untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas tertentu. Terutama jika memiliki karyawan dalam jumlah besar, bagian ini bisa membantu menyederhanakan pembagian tugas.
5. Prosedur
Komponen penting dalam Standard operating procedure yang berikutnya adalah bagian prosedur. Bagian prosedur adalah inti dari SOP, di mana langkah-langkah yang harus dilakukan dijelaskan dalam urutan logis dan terperinci.
Setiap langkah harus jelas, spesifik, dan mudah diikuti. Apabila perlu bisa ditambahkan gambar atau ilustrasi untuk memberikan visualisasi lebih lanjut.
Dalam menjelaskan tiap proses dalam, tim penyusun bisa menambahkan catatan yang dibuat secara terpisah. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi tambahan seperti klarifikasi atau peringatan.
6. Perbaikan dan perubahan
SOP harus tetap relevan dengan demikian perlu dilakukan revisi secara berkala. Pada bagian ini mencakup tata cara mengusulkan perubahan, meninjau ulang, dan menerapkan perubahan tersebut.
7. Tanda tangan dan persetujuan
Setelah sebuah SOP selesai disusun maka langkah terakhir sebelum diimplementasikan adalah meminta persetujuan dan tanda tangan dari pihak-pihak yang berwenang. Hal ini menunjukkan bahwa SOP telah sah dan bisa diaplikasikan dalam kegiatan operasional perusahaan.
Standard Operating Procedure adalah panduan penting dalam menjalankan kegiatan bisnis di perusahaan agar tetap konsistensi dan efisiensi. Dengan memahami komponen-komponen penting dalam Standard Operating Procedure seperti di atas, perusahaan dapat memastikan bahwa SOP yang dibuat bisa diimplementasikan dengan efektif dan mendapatkan hasil yang positif.
Kelas HR
Grow Together
