Sebagai dokumen penting perusahaan, penyusunan SOP perlu mendapat perhatian khusus. Sebab SOP nantinya akan menjadi acuan bagi karyawan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, menjaga konsistensi dan juga standarisasi kegiatan. Oleh sebab itu ada beberapa komponen penting dalam standard operating procedure yang perlu diperhatikan.
Komponen-komponen tersebut yang akan membuat SOP menjadi bermakna dan dapat diimplementasikan. Di bawah ini adalah beberapa penjelasan mengenai komponen yang ada dalam SOP.
Komponen Penting dalam Standard Operating Procedure (SOP)
Komponen-komponen yang ada dalam SOP memiliki peran penting. Jadi, bagi perusahaan yang hendak membuat SOP perhatikan beberapa komponen berikut ini:
1. Kepala SOP
Komponen utama dalam penyusunan SOP adalah judul. Judul SOP harus dibuat dengan jelas dan menjelaskan isi dari SOP yang dibuat. Contoh ” SOP Rekrutmen Karyawan”. Pada bagian kepala SOP ini, selain judul juga biasanya dilengkapi dengan logo perusahaan, tanggal pembuatan dan alamat perusahaan.
2. Tujuan
Komponen selanjutnya yang memiliki peran penting dalam Standard Operating Procedure (SOP) adalah tujuan. Bagian tujuan harus bisa menjelaskan secara rinci dan jelas apa tujuan akhir dari proses yang dijelaskan dalam dokumen SOP.
Dengan demikian tujuan yang dimaksud tidak hanya ditulis dalam satu atau dua kalimat pendek, namun harus dijelaskan sedetail mungkin. Hal ini akan membantu semua pihak memahami pentingnya langkah-langkah yang akan diambil.
3. Cakupan SOP
Komponen dalam Standard Operating Procedure (SOP) yang berikutnya adalah cakupan SOP. Bagian ini menjelaskan mengenai ditujukan untuk siapa SOP tersebut serta untuk kondisi seperti apa SOP tersebut diterapkan.
Dengan memasukkan informasi selengkap mungkin maka akan menghindari adanya kesalahpahaman dalam pelaksanaannya. Untuk itu tim pembuat SOP harus kritis dalam mengumpulkan informasi apa saja yang mungkin kurang dan belum dimasukkan ke dalam SOP.
4. Definisi Istilah
Dalam beberapa kasus, istilah-istilah tertentu mungkin digunakan dalam SOP. Bagi yang bukan ahlinya atau karyawan baru bisa saja akan merasa susah untuk memahami istilah-istilah yang disebutkan.
Oleh sebab itu untuk menghindari mispersepsi dan meningkatkan pemahaman karyawan terhadap SOP, penting untuk menjelaskan makna dari istilah-istilah tertentu. Pada bagian ini memberikan definisi yang jelas untuk memastikan semua pihak memahami istilah-istilah tersebut.
5. Peran
Selanjutnya, komponen penting dalam SOP adalah menjelaskan peran karyawan yang menjadi pemegang SOP. Bagian ini penting terutama jika memiliki karyawan dalam jumlah besar, bagian ini bisa membantu menyederhanakan pembagian tugas.
6. Tanggung Jawab
Selain peran, dalam lembar SOP juga perlu menjelaskan tanggung jawab dari karyawan yang memegang SOP tersebut. Hal ini untuk memastikan bahwa setiap peran menjalankan tanggung jawabnya dengan baik.
7. Prosedur
Komponen penting dalam Standard operating procedure yang berikutnya adalah bagian prosedur. Bagian prosedur adalah inti dari SOP, di mana langkah-langkah yang harus dilakukan dijelaskan dalam urutan logis dan terperinci.
Setiap langkah harus jelas, spesifik, dan mudah diikuti. Apabila perlu bisa ditambahkan gambar atau ilustrasi untuk memberikan visualisasi lebih lanjut.
Dalam menjelaskan tiap proses dalam, tim penyusun bisa menambahkan catatan yang dibuat secara terpisah. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi tambahan seperti klarifikasi atau peringatan.
8. Perbaikan dan Perubahan
SOP harus tetap relevan dengan demikian perlu dilakukan revisi secara berkala. Pada bagian ini mencakup tata cara mengusulkan perubahan, meninjau ulang, dan menerapkan perubahan tersebut.
9. Tanda tangan dan Persetujuan
Setelah sebuah SOP selesai disusun maka langkah terakhir sebelum diimplementasikan adalah meminta persetujuan dan tanda tangan dari pihak-pihak yang berwenang. Hal ini menunjukkan bahwa SOP telah sah dan bisa diaplikasikan dalam kegiatan operasional perusahaan. Pada bagian ini juga menampilkan tanggal efektif pelaksanaan SOP tersebut.
10. Lampiran
Terkahir adalah lampiran. Pada bagian ini biasanya berisi dokumen-dkumen pendung atau flowchart SOP.
Standard Operating Procedure adalah panduan penting dalam menjalankan kegiatan bisnis di perusahaan agar tetap konsistensi dan efisiensi. Dengan memahami komponen-komponen penting dalam Standard Operating Procedure seperti di atas, perusahaan dapat memastikan bahwa SOP yang dibuat bisa diimplementasikan dengan efektif dan mendapatkan hasil yang positif.
Intensive HR Training, Belajar HR Bareng Profesional!
Untuk mengoptimalkan pengelolaan HR di perusahaan perlu memiliki talent-talent HR yang profesional. Oleh karena itu, untuk menjadi HR yang next level dan memiliki pemahaman yang menyeluruh seputar HR, yuk belajar HR hanya di Kelas HR. Dengan 50++ kelas yang bisa diikuti, kamu bisa belajar HR dari A-Z dan bergabung dengan grup profesional HR dari seluruh Indonesia. Ada kelas gratis juga tiap bulan, lho !
Jadi, tunggu apa lagi?
Kelas HR
Grow Together
