Untuk membuat sebuah Standard Operating Procedure (SOP) yang efektif bukanlah hal yang mudah. Sebab SOP bukan hanya sekedar dokumen yang berisi instruksi semata, namun ada beberapa karakteristik khusus dalam SOP. Lantas apa saja karakteristik Standard Operating Procedure tersebut?
Dalam penyusunan SOP yang efektif dibutuhkan perhatian khusus pada sejumlah kriteria utama untuk memastikan kualitas, konsistensi, dan implementasi yang baik. Berikut adalah karakteristik khusus yang harus dipenuhi oleh SOP yang berkualitas.
Table of Content
Karakteristik Standard Operating Procedure (SOP) yang Efektif
Perlu diingat bahwa penyusunan SOP ditujukan kepada penggunanya. Dengan demikian isinya harus bisa dilakukan sepraktis mungkin. Nah, untuk itu ada beberapa karakteristik yang harus ada pada SOP tersebut, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Spesifik
Karakter yang pertama adalah spesifik. SOP harus mampu menyajikan instruksi yang spesifik dan terperinci. Setiap langkah yang dijabarkan dalam SOP harus dibuat dengan jelas apa yang harus dilakukan, kapan, oleh siapa, dan bagaimana. Kejelasan ini mencegah adalah mispersepsi dan membantu meminimalkan kesalahan.
2. Lengkap
Karakteristik Standard Operating Procedure (SOP) yang selanjutnya adalah lengkap. Setiap proses yang akan dilakukan harus tercakup dalam SOP, mulai dari awal hingga akhir.
Tidak boleh ada langkah yang terlewat atau tidak dijelaskan secara detail. Dengan demikian keseluruhan alur kerja harus dapat diikuti hanya dengan merujuk pada SOP.
3. Jelas dan mudah dipahami
Berikutnya, dari segi bahasa, SOP harus dibuat dengan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami. Hal ini sangat penting diperhatikan agar SOP tidak dibuat dengan bahasa yang sulit dimengerti atau menggunakan frasa yang menyebabkan ambiguitas.
4. Applicable
Karakteristik Standard Operating Procedure (SOP) yang berikutnya tentu saja adalah applicable atau bisa diaplikasikan. Jadi, instruksi yang ditulis dalam SOP harus dapat diterapkan dalam situasi nyata. Dengan demikian, perlu dihindari memasukkan langkah-langkah yang tidak relevan atau tidak realistis.
5. Controllable
Karakter yang selanjutnya adalah controllable, artinya SOP yang dibuat harus memastikan bahwa proses dapat dikendalikan dengan baik. Langkah-langkah yang ditetapkan harus dapat diukur dan diamati sehingga dapat dipantau dan dikelola dengan efektif.
6. Layak Audit
Berikutnya, adalah layak audit atau bisa diaudit. SOP harus dirancang agar bisa dilakukan audit internal maupun eksternal. Setiap informasi atau instruksi yang dijelaskan harus bisa diuji dan diverifikasi oleh pihak yang kompeten.
7. Flexible
Dunia bisnis selalu berubah dengan demikian proses yang ada dalam kegiatan bisnis juga bisa berubah seiring waktu. Jadi, SOP yang dibuat harus fleksibel dan dapat diubah sesuai dengan kebutuhan.
Oleh sebab itu diperlukan revisi berkala dan pembaruan SOP untuk menjaga relevansi dan efektivitasnya. Hal ini bertujuan agar informasi yang ada dalam SOP mengikuti update terbaru dari perkembangan dunia bisnis.
Nah, itu tadi adalah 7 karakteristik Standard Operating Procedure (SOP) yang harus ada pada SOP agar SOP tersebut dapat dilaksanakan dengan efektif. Semoga bermanfaat.
