Menyusun SOP merupakan salah satu skill penting yang wajib dimiliki oleh HR. Meskipun HR tidak menyusun sendiri SOP untuk semua divisi, namun HR bertugas untuk mengarahkan agar SOP yang dibuat telah sesuai dengan efektif untuk digunakan. Nah, oleh sebab itu penting sekali bagi HR untuk mengetahui apa saja komponen SOP yang wajib ada.
Komponen-komponen tersebut yang akan membuat SOP menjadi lebih lengkap, efektif dan dapat diimplementasikan. Berikut ini adalah beberapa komponen yang ada dalam SOP.
Komponen SOP (Standard Operating Procedure)
SOP adalah dokumen penting yang bisa membantu perusahaan menghemat biaya untuk onboarding karyawan baru, serat membantu perusahaan mempertahankan kualitas pelayanan /produk yang dihasilkan dalam kegiatan operasional. Sebagai dokumen penting, maka penyusunan SOP juga harus mendapatkan perhatian khusus. Termasuk dalam menyusun komponen-komponen SOP yang wajib ada. Setidaknya, ada 10 komponen yang wajib ada dalam dokumen SOP, diantaranya adalah berbagai berikut:
1. Judul SOP
Komponen SOP yang wajib ada pertama adalah judul SOP. Judul harus menggambarkan secara jelas aktivitas atau proses kerja yang diatur di dalam dokumen tersebut. Sebagai contoh, judul “SOP Pengajuan Cuti Karyawan” jauh lebih jelas dibandingkan “SOP Administrasi SDM”. Dengan judul yang tepat, karyawan dapat langsung mengetahui apakah SOP tersebut relevan dengan tugas yang sedang mereka lakukan.
2. Tujuan SOP
Selanjutnya adalah bagian tujuan. Setiap SOP wajib memiliki tujuan yang jelas. Tujuan SOP menjelaskan alasan mengapa prosedur tersebut dibuat dan apa yang ingin dicapai oleh perusahaan.
Tujuan SOP biasanya mencakup aspek seperti meningkatkan efisiensi kerja, mengurangi risiko kesalahan, memastikan kepatuhan terhadap peraturan, atau menjaga kualitas layanan. Dengan memahami tujuan SOP, karyawan akan lebih sadar pentingnya mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.
3. Ruang Lingkup SOP
Komponen SOP yang wajib ada berikutnya adalah ruang lingkup. Bagian ini menjelaskan batasan penerapan SOP, mulai dari divisi yang terlibat, jenis pekerjaan yang diatur, hingga kondisi tertentu di mana SOP berlaku.
4. Definisi Istilah
Dalam SOP sering kali terdapat istilah teknis atau singkatan yang tidak semua karyawan pahami. Oleh karena itu, definisi istilah menjadi salah satu komponen SOP yang wajib ada. Bagian ini berfungsi untuk menyamakan persepsi seluruh pembaca SOP.
Dengan adanya definisi istilah, risiko salah tafsir dapat diminimalkan. Karyawan baru pun akan lebih mudah memahami SOP tanpa harus bertanya berulang kali kepada atasan atau rekan kerja.
5. Pihak yang Bertanggung Jawab
Berikutnya, komponen SOP yang wajib ada adalah penjelasan mengenai pihak yang bertanggung jawab. Penunjukan pihak yang bertanggung jawab akan memperjelas peran dan mencegah saling lempar tanggung jawab ketika terjadi kendala.
Bagian ini biasanya mencantumkan jabatan atau fungsi, bukan nama individu, agar SOP tetap relevan meskipun terjadi pergantian karyawan. Dengan struktur tanggung jawab yang jelas, koordinasi kerja menjadi lebih terarah.
6. Prosedur atau Langkah Kerja
Berikutnya adalah inti dari SOP yang mana terletak pada prosedur atau langkah kerja. Komponen SOP yang wajib ada ini berisi urutan aktivitas yang harus dilakukan dari awal hingga akhir proses. Langkah kerja sebaiknya disusun secara logis, sistematis, dan mudah diikuti.
7. Flow Chart
Selanjutnya, dalam menyusun prosedur dalam SOP, langkah-langkah yang perlu dilakukan bisa ditampilkan dalam bentuk flowchart. Flowchart ini dapat membantu karyawan memahami alur kerja dengan lebih efisien.
8. Waktu dan Standar Pelaksanaan
Selain menjelaskan apa yang harus dilakukan, SOP juga perlu mencantumkan waktu dan standar pelaksanaan. Komponen ini menjawab pertanyaan “berapa lama proses harus diselesaikan” dan “standar hasil seperti apa yang diharapkan”.
Standar pelaksanaan berfungsi sebagai alat kontrol kualitas dan kinerja. Dengan adanya standar yang jelas, perusahaan dapat mengevaluasi apakah suatu proses berjalan sesuai target atau perlu perbaikan.
9. Dokumen atau Formulir Pendukung
Sebagian besar SOP membutuhkan dokumen atau formulir pendukung, seperti form pengajuan, checklist, atau laporan. Oleh karena itu, komponen SOP yang wajib ada adalah daftar dokumen yang digunakan dalam proses tersebut.
Pencantuman dokumen pendukung akan memudahkan karyawan dalam menjalankan SOP tanpa harus mencari-cari dokumen tambahan. Selain itu, dokumentasi yang rapi juga membantu proses audit dan evaluasi internal.
10. Penutup dan Pengesahan
Komponen SOP yang wajib ada terakhir adalah penutup dan pengesahan. Bagian ini biasanya memuat informasi mengenai tanggal berlaku SOP, pihak yang menyusun, serta pejabat yang mengesahkan dokumen tersebut.
Pengesahan menunjukkan bahwa SOP telah disetujui secara resmi oleh manajemen. Dengan demikian, SOP memiliki kekuatan mengikat dan wajib dipatuhi oleh seluruh pihak terkait di dalam perusahaan.
Itu tadi adalah 10 komponen SOP yang wajib ada, mulai dari judul, tujuan, ruang lingkup, hingga pengesahan, seluruh komponen tersebut saling melengkapi dan tidak dapat dipisahkan. Dengan SOP yang lengkap dan jelas, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih terstruktur, profesional, dan minim konflik.
Intensive HR Training, Belajar HR Bareng Profesional!
Untuk mengoptimalkan pengelolaan HR di perusahaan perlu memiliki talent-talent HR yang profesional. Oleh karena itu, untuk menjadi HR yang next level dan memiliki pemahaman yang menyeluruh seputar HR, yuk belajar HR hanya di Kelas HR. Dengan 50++ kelas yang bisa diikuti, kamu bisa belajar HR dari A-Z dan bergabung dengan grup profesional HR dari seluruh Indonesia. Ada kelas gratis juga tiap bulan, lho !
Jadi, tunggu apa lagi?
Kelas HR
Grow Together
